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图1：四象限法则
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我们在工作中常常将时间浪费在那些自认为很紧急、很重要的事情上，事后发现没有任何的效率，还经常影响自己的工作状态。想要真正掌握四象限法则用以帮助我们管理时间，就要学会分辨事情的紧急性和重要性。
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下面参照华为公司的工作原则，对四象限法则来进行说明（如表2所示）。
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表2：四象限具体分析
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在区分任务的轻重缓急过程中，首先要区分清楚紧急和重要的任务是至关重要的，通常情况下，紧急的任务一般不重要，而重要的任务一般不紧急。需要注意的是，不要把紧急的任务误以为是重要的任务，如果完成任务能够对我们完成某个重要任务带来重大的意义，我们就把它归纳于第三象限。
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华为的时间管理培训中特别指出，对于第三象限的收缩和第四象限的舍弃是最简单的方法。第三象限的任务一般没有太大的意义，可以选择多做，第四象限的任务基本不值得花费时间，果断地舍弃是很有必要的。
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一位新人通过面试，成为华为的一名行政人员，每天都要处理很多的事务。比如向上级汇报工作、联系一些主要客户、每天安排会议时间、做好事前准备等一系列工作。为了更好地安排自己的工作时间，她按照四象限法则将事情按照重要性和紧急性进行了划分，并且非常关注第一象限内的事情，因为紧急又重要的事情不及时完成的话可能造成严重的后果。结果还是常常加班到深夜，照样有做不完的工作，工作效率完全没有任何的提高。
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一次，由于紧急又重要的工作太过复杂繁冗，完全不知道该先做哪一个，她只能看到哪件任务就先做哪件，结果事情完成之后，才发现领导交代她下班之前要开一场紧急会议的事情被忘记了。距离会议的开始只剩下不到十分钟的时间，她赶紧放下手头的工作，紧急联系各个部门参加会议，虽然最后各个部门的通知都到位了，但是由于没有事前准备好会议需要的流程和资料，她还是受到了领导的批评，好在领导念在她是初犯，没有一气之下辞退她。
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后来在公司的培训下，她知道把注意力放在紧急又重要的工作上，是没有问题的，但是在任务众多的情况下，还要对每一象限的任务进行详细划分，安排完成的先后顺序，高效地管理时间。
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无论是管理者还是员工都会遇到这样的情况，面对众多紧急又重要的事情却不知道该优先完成哪一项。之所以会造成这样的情况，其实是我们没有找到工作的重点，将大量的时间浪费在一些看起来很重要的事情上，结果发现真正重要的事情已经没有时间去做了。
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那么，如何来分辨事情的轻重缓急？在华为内部的“时间管理培训课”中曾提到这样一个方法：工作之前，我们要思考哪些工作是现在必须做的？哪些工作是必须我们自己去做的？哪些工作最有价值？对即将要做的事情进行判断，明确工作的主次，因此华为员工在处理任务时，常常按照事情的轻重缓急进行再次分类：
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A类：这类事情是所有任务中首先要完成的任务，是重中之重。紧急并且很重要的事情都要标为A类。如果这类工作没有及时完成，那么将造成严重的后果。如果每天同时有很多A类任务的话，就根据任务的重要性标为A1、A2、A3……然后按照顺序依次完成。
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B类：这类事情的重要性仅次于A类，一般A类事情全部完成之后，再来处理这类事情。
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C类：这类事情不像A类、B类那么重要紧急，一般情况下，这类事情的完成会产生好的结果，但是又不那么重要。
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D类：这类工作不需要自己亲自去完成，可以适当地安排给其他人去做。
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E类：这类事情是一些无关紧要的小事，一般没有多少贡献性，对结果没有任何的影响，可以尽量取消。一般这类事情取消得越多，处理其他有效任务的时间也就越充足。
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任何工作都要有先后次序之分，盲目工作只是在浪费时间，优秀的团队无一例外都善于规划自己的时间，高效率完成团队任务。绝大多数华为员工都能通过四象限原则来分清任务的轻重缓急，因此处理起事情来更有效率、效果更好。
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著名管理学大师德鲁克曾经说过：“有效的时间管理者坚持把重要的事情放在前面做，每次只做好一件事。”华为员工能够注重控制工作的节奏，做好详细的工作计划，分清轻重缓急，合理分配自己的精力，学会把时间留给重要的事情，这种有效的时间管理方法给其他企业树立了良好的学习榜样。
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华为管理法 [:1703920440]
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5.善于优化工作流程和细节
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时间管理法的应用是帮助我们减少不必要的时间，高效率地完成任务。当员工在执行任务的时候，遇到复杂的工作流程不仅会使员工感到疲倦和乏累，还会让员工的效率变得低下，企业效益减低。
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华为的一位管理者曾经提到：“我现在最喜欢做的事，就是分析工作流程中的每一个流程环节的存在因素，如果每次可以取消其中的一个环节，并且不让工作效率受到破坏的话，就意味着少了一个工作延误的可能，就会节省大量的时间和精力。把我这两年去掉的流程环节加起来，总共超过70个，粗略地估算下来，至少节省了3000小时，也就是120天的时间啊！”
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任正非曾说：“员工参与管理，不断地优化从事工作的流程与工作质量……改革一切不合理的流程。”在华为，员工在执行任务前首先要着手对即将参与的工作流程进行合理的变革和修改，通过对工作流程和细节的优化，使整个工作流程顺畅自然，减少多余的环节，环环相扣，一个任务接着一个任务。这种做法不仅提高了员工的工作流畅度和精湛度，还为企业的效益带来意想不到的效果。
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快速而有效的工作流程必然是精简的流程。我们可以学习华为的ECRS分析法。所谓的ECRS分析法，即取消（Eliminate）、合并（Combine）、调整顺序（Rearrange）、简化（Simplify）。