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A3文件的格式通常可以折射出改善套路的步骤，这些步骤采用简洁的、带有符号的可视样式，利用数据来讲述一个故事。尽管A3文件通常只写在一张纸上，但可以附加相应的支撑文件。单页纸上所写的只是“故事”本身。
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A3文件的格式会根据其目的和主题发生变化。图8-8列出了A3文件的典型部分。A3文件的起草者需要与导师共同撰写“故事”
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在这个A3文件范例中，你可能会注意到，“当前状态”出现在“目标状态”之前，这与它们在第6章最后的五大问题中的顺序是相反的，主要原因是，这五大问题是在确定目标状态之后才提出来的，而A3文件从一开始就有了，理解当前状态有助于我们确定目标状态。A3文件的每个部分都是建立在前一部分基础之上的。你的主题越明确，你就越能够准确地评价当前状态，进而确定出更加恰当的目标状态。在学员起草A3文件时，导师通常要求他们每次只关注一个部分，而且这个部分可能需要修改数次才能完成，随后将成为下一部分的基础。
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图 8-8 A3文件格式范例
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丰田套路：转变我们对领导力与管理的认知 [:1703959141]
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A3文件的目标
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A3文件的目标是支持导师与学员之间的对话，其发挥作用的方式包括：
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·要求学员认真思考。把我们对问题的理解提炼到单页纸上是非常困难的事情。准备一份简洁而具体的A3文件将促使你更加深入地理解情境。
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·向导师展示学员的想法，从而帮助导师预测学员接下来将怎么做，以及了解学员需要发展哪些技能。
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·保证指导过程的集中性和高效性，如图8-9所示。通过为导师和学员确定焦点问题，A3文件可以帮助打造中立的、无可非议的情境。如果出现了重大问题、状况或教训，应该在A3文件中进行记录。
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·达成共识并采取行动。
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·为流程审核提供重要基础。
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图 8-9 A3文件的作用
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丰田套路：转变我们对领导力与管理的认知 关于A3文件的经验教训
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在努力模仿丰田公司做法的过程中，我们可能很容易错过某些关键点。我们会倾向于关注工具，如我们在丰田公司只注意到A3文件的格式，而忽视了制作和使用A3文件的方式与原因。根据丰田公司利用A3文件的方式，有些管理者和咨询师已经把它们看做是一种精益工具，并建议其他人使用这种文件。很多情况下，这样做的结果是产生了大量纸质文件，仅此而已。
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A3文件本身并没有任何神奇的地方，诀窍在于我们如何使用它们，下面是我们通过实验获得的一些关键点：
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·A3文件是一种应用于并支持导师与学员对话的工具，这种指导套路将反过来传授和促进改善套路的应用。改善套路主要用于追求长期方向或愿景，这些方向或愿景的存在是因为改善与变革方面的组织理念。A3文件本身可能没有如此高效。
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·A3文件是经过导师与学员之间反复往返的过程而写成的，每次并不仅仅是填写与签字那么简单，因为那将是毫无意义的程序。在导师与学员深入理解当前和目标状态的过程中，A3文件将在他们之间往返很多次，然后才能一步步地确定文件的各部分内容。如果没有反复几次的话，A3文件将无法得到正确应用。
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A3文件的好处主要在于其编写过程，因为这个过程可以促使你关注事实与数据，并认真考虑你所做的事情。我们的目标并不仅仅是完成一份A3文件，而是为了经历这个反复的、一步步的编写过程。
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·编写一份高质量A3文件所需要的时间远远超出我们的想象，有时需要几周甚至几个月的时间。
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