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逃出干扰也许是减少消耗的唯一办法。每天我们总是有数不清的干扰,比如讨论、会议、邮件、IM工具,等等。当工作表中存在垃圾项目时,我们该如何处理呢?卓越的团队总是避免消耗,将会议的时间压到最短,不定期地进行文件整理,不断地总结,他们将可能的损耗值降到了最低。
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追求高效和卓越,我们需要做出改变,让事务变得更有条理,让团队形成习惯,并持之以恒。很大部分的效率提高来自于态度、计划以及良好工作习惯。如何在团队中建立起一套切实可行的方法呢?如何培养工作习惯呢?如何提高协同效率呢?从现在就开始,立刻着手于改进吧!
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将时间管理引入团队建设,建立PDCA产品开发循环,让每个队员各司其职,让他们远离干扰,以时间表为基准,用规则去疏导,建设良好的工作习惯,不断总结和改进,让团队走向高效之路。
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精益求精:卓越的互联网产品设计与管理 6.3.5 计划管理的不确定性
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人总是倾向于破坏计划,我们总会给自己找无数个借口来规避计划的责任,就像即使再坚持的人总会有闹钟响起而他拒绝起床的时候。计划是惯性的天敌,计划表最重要的功能便是:对完成任务的时间承诺。但是,当我们将任务的进度寄期望于计划表时,我们发现计划表并不能解决任务效率的问题,尤其当任务具有不确定性时,计划管理便增加了不确定性。
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当项目越庞大、复杂,执行效果期望越模糊,计划管理越难,而产品管理几乎具备了所有模糊的特征,这让计划管理的不确定性大大增加。当设计艺术效果达不到设计目的时,当交互设计使用户感到使用困难时,当设计难以通过技术实现时,当技术的表达不符合设计初衷时,计划表进度都可能面临被推迟,而这些事件则在产品管理中属于常态。设计的迭代可能会引起计划管理的不确定性,这已经是难以改变的事实,那么我们如何改进呢?
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任何团队都可能会在执行的过程中出现问题,虽然这听起来并不是好消息,但是出现问题并不可怕,关键是如何解决问题。当我们进行原型测试时发现原型需要大面积修改,并不能说明这是原型设计的问题,而是可预期的、必然会存在的问题。我们需要考虑的重点在于,如何让计划表恢复到正常状态。也许一个人熬夜一晚就能够解决问题,也许整个团队都要加班,也许问题的严重性已经超过了团队可恢复的程度,所以管理的重点在于快速地分解问题,并立刻获得解决方案。
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也许大家都已经知道解决的方案了,没错!将计划细分,并提前预知可能的延误,准备B计划,这是最好的面向不确定性的计划管理方法。比如当我们开始原型设计时,我们可以采用多一套设计的方法,这样我们不仅可以进行可用性测试,还能进行A/B测试,而且我们能够为可能存在的问题立刻拿出解决方案,从而赢得时间。Scott Berkun认为:风险越大,我们就需要花越多的时间进行准备,而如果当计划表开始执行之后,才考虑可能出现的问题,你就没有多少自由度了。对于跨越式的任务,我们也应该及早准备,这样我们就可以用预期的准备解决面临的问题。
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精益求精:卓越的互联网产品设计与管理 6.3.6 沟通与协作
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有一个秀才去买柴,他对卖柴的人说:“荷薪者过来!”卖柴的人听不懂“荷薪者”三个字,但是听得懂“过来”两个字,于是把柴担到秀才前面。秀才问他:“其价如何?”卖柴的人听不太懂这句话,但是听得懂“价”这个字,于是就告诉秀才价钱。秀才接着说:“外实而内虚,烟多而焰少,请损之。(你的木材外表是干的,里头却是湿的,燃烧起来,会浓烟多而火焰小,请减些价钱吧。)”卖柴的人因为听不懂秀才的话,于是担着柴就走了。沟通、协作与分享,决定了一个团队能否走向卓越。如何利用彼此的知识,如何分享想法并同步工作——即使在沟通手段如此丰富的今天,我们依然为这些问题所困。但是沟通如此重要,以至于管理者对团队的高效沟通承载了更多的责任。我们需要知道如何处理好它们。
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Scott Berkun曾经提出了“通过交谈来管理”的理论,他发现“当我需要那些没有义务听我的人的帮助时,用粗暴地对付、威胁、命令或苛求,是无效的战术。越是要求别人怎么做,得到他们最好工作结果的可能性就越低。而相反,如果通过交谈而不是命令,我收到我需要东西的速度总是比其他战术快得多。”我们也会在管理工作中发现,高效的一部分是通过充分的沟通获得的,这也是为什么管理者需要过高效沟通承担责任的原因。John Bradshaw提出,“良好的沟通能力,是以高度发展的个人自觉及差异为核心的。优秀的沟通者知道自己内在的作为和他人外在的作用。”如何睿智地沟通,已经成为了评价领导能力中最重要的一部分。
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沟通的作用在于完成目的,漫无目的的沟通是愚蠢的,一般来说,沟通的目的在于转化为行动。Scott Berkun将沟通划分为5个部分:传达、收到、理解、同意、转化为行动。似乎任何事物从接触到执行也包括了这些行为过程。当我们希望技术人员帮我们实现某个功能时,我们需要传达我们的需求,我们需要他们收到需求后能够理解并同意我们的想法,我们需要他们最终排期并按期执行。似乎当我们购买时也具有类似的行为过程。好,那么我们来看看各个部分的精髓吧。
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1.传达
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你希望沟通的内容有没有清晰地表达并准确地传达?你有没有使用晦涩的文字?你是通过简单的聊天、E-mail还是通过电话的方式让对方确定他已经收到了信息?你有没有遗漏某些重要的内容?
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2.收到
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他有没有确认他已经收到你的信息?他收到的是不是你最新给他的信息?他收到的信息有没有和其他信息混起来?他收到信息后有没有给你回执?
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3.理解
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他有没有认为你的想法不切实际?他有没有抱怨?他有没有正确理解你的内容,还是对你的信息产生了误读?他有没有明显的倾向表达他对事物的态度是消极的还是积极的?他有没有理解事物对公司和他的意义?他有没有留下他的意见?
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4.同意
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他有没有给你明确的赞成或者不赞成的答复?他认同你的观点还是保留意见但是坚决执行?他们确定了可以执行吗?
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5.行动
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他有没有将任务排期?他有没有给你准确的验收时间?他有没有故意拖延?他的行动有没有“打折”?
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