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根据上述对集团全面预算现状及业务的梳理以及全面预算管理信息系统的规划,全面预算管理信息系统需要提供下列功能。具体参见表3-1。
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表3-1 预算管理信息系统主要功能
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企业全面预算管理 3.2 预算管理信息系统基础体系
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3.2.1 预算管理信息系统基本概念
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1.预算术语
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在预算信息系统中,需要对预算术语进行界定,以便理解和讨论问题,避免引起歧义。具体参见表3-2。
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表3-2 术语界定表
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2.预算会计期间
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集团预算会计期间需要明确并且要唯一,以便预算的汇总/合并、分析。子公司预算会计期间可以有所不同,在汇总时需要根据集团公司的预算会计期间进行调整,以使预算会计期间统一。在系统启用、预算工作开始前定义并启用预算会计期间。结束一个预算年度开始下一个预算年度工作开始前,也同样要做预算会计期间的设定。
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预算会计期间功能操作有预算期间的新增、修改、删除、启用。预算会计期间由预算年度和该年度划分的若干更小预算期间两部分组成。预算年度由该年度对应的预算政策、预算年度、该年度起始日期、该年度结束日期、期间数、启用标志等组成。预算会计期间包括期间序号、每个期间的开始日期、结束日期等。用户只能在初始化的预算会计期间内进行预算工作,对确定的预算会计期间不能做任何改动。预算会计期间由集团的预算系统管理员制定。
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3.预算方案
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预算方案由集团统一制订。系统内可以定义多套弹性预算方案,每个预算版本只能指定且制订一套方案,一套方案可以被多个预算版本引用。此模块功能可以设置为预算方案新增、修改、删除。预算方案包括引用的预算政策、方案代码、方案名称、预算方式、预算周期、是否与下级共享标志、流程简述等信息。预算政策来源于上面定义的政策。被引用的预算方案不可修改、删除操作。预算方案通常由系统管理员于系统启用后制订。
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4.样式库
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为方便模板中表格标题、页头、页尾、表头、表体显示的个性化样式需要,可以在系统中定义具体样式。在模板设置中,可直接引用该样式。此模块的基本功能有新增、修改、删除。
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定义的一个样式有该样式的样式代码、样式名称、文本色、背景色、文本折行方式(单行显示、多行显示、省略显示[…]、省略显示[###])、模板表格中左边框线颜色、右边框线颜色、上边框线颜色、下边框线颜色、左边框线型(无线、细线、中线、粗线、划线、点线、点划线、点点划线、粗划线、粗点线、粗点划线)、右边框线型、上边框线型、下边框线型、字体名称、字体大小、字体样式、备注等信息,并提供设置后预览显示。
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该功能由操作用户根据自己的设置需要,定义个性化样式,在模板定义中引用。
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5.预算项目
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预算项目维护主要完成的任务是统一管理系统中的预算项目,类似于财务核算的会计科目管理办法。预算项目对应一个预算政策下的某一具体文件,即对应某一具体模板表格。为了解决在表格模板设置时从大量的预算科目总表中查找的不便,系统在预算项目总表的基础上提供了一个预算项目与预算政策、预算文件对应关系的确定,这样在进行表格模板主体设置时将大大简化工作量和减少误差可能,提高配置的效率和准确度。
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此模块基本功能有预算项目查询、新增、修改、删除。一个预算项目必须唯一指定它的预算政策、预算文件代码、预算文件名称,还有预算项目代码、预算项目名称、显示名称、是否汇总、是否末级、是否使用、科目性质(一般科目、预算外科目)、备注等属性。
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被引用的预算项目不可以修改与删除。预算项目可由系统管理员分配具体用户去维护。
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