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图4-2 预算目标的构成要素示意图
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图4-2中,对应的预算事项是“拓展交易会员数量”,预算事项的编写要求是清楚明确地表述要做的事情或任务的内容。最好一个预算目标对应一个预算事项,这样的预算事项单一、明确、指向性强,让人一看就懂。要注意的是,预算事项中不要描述有关事情的目的和意义等内容,譬如不要编制成“为了提高交易所的影响力,要求北京农副产品交易所在2016年增加交易会员数量”。
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2.目的
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目的是对预算事项的意义、作用或预算事项带来的长远效果的描述与说明。目的回答了完成预算事项所期望达到的结果,解释了要完成预算事项的原因,促使目标制定人和执行人对预算目标的理解达成一致。同时,目的还能指引执行人“不仅低头拉车,还要抬头看路”,引导执行人充分发挥主观能动性,促进沟通、协作和制定正确的行动方案。
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通过编写“目的”,可以让目标制定人和执行人更加深入地思考目标的实质,认真考虑从长远看,制定的目标是否与公司的战略一致,是否与公司的整体目标一致。
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3.完成标准
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完成标准是对预算事项达到何种程度才算目标完成的描述与说明,是衡量预算目标是否实现的重要尺度,也是预算目标编制人和接受预算目标的责任人的契约依据。完成标准的确定要注意可衡量性和可考核性,因为明确、可考核是预算目标的基本要求。如果预算目标没有一个清晰明确的完成标准,那么这个预算目标就会让编制人与责任人无所适从。预算目标的责任人无法得知预算事项做到何种程度才是达成目标,而预算目标的考核人更无法判断预算目标是否达成。
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如何设定高质量的完成标准?北京农投在全面预算管理2.0中总结了设定预算目标完成的九个标准。这九个完成标准是保证全面预算管理2.0中预算事项明确、可考核的关键所在。这九个完成标准分为客观标准三项和主观标准六项。
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客观标准包括如下三项:量化标准、达到的状态和禁止出现的状态。譬如,“新增农村产权经纪人230个,累计农村产权经纪人达到300个以上”“综合业务审批系统上线运行”。
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主观标准包括如下六项:一是获主管机关批准,二是获相关专家同意,三是获相关会议(上级、股东、董事会、总经理办公会)批准,四是获行政最高领导批准,五是获主管总经理批准,六是获直接上级领导批准。譬如,表4-3中编号16N000055的预算目标的完成标准就是“获得北京市农业主管部门认可”。完成标准必须清晰、准确、可衡量。例如,一个事项为每月报送财务报表,如果完成标准设定为“及时报送”,那就不是一个好的完成标准,因为“及时”没有办法界定,不可衡量。但如果完成标准设定为“每月5日前报送上一个月财务报表”,这就是一个好的完成标准,因为标准里有明确的“每月5日”,指向清晰、准确。按照这个完成标准,如果执行人过了5日再报送报表,就是没有达到完成标准,没有完成这个事项。
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4.起止时间
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起止时间包括开始时间和完成时间,具体说明预算事项从何时开始着手,何时结束。起止时间是对完成标准的补充,可以理解为将完成标准中对该预算目标在时间上的要求作为特别重要的项目单独进行描述。
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预算管理必须具有刚性,要实现企业的经营目的就要求预算事项必须在规定的时间内完成。同时,时间也具有里程碑的功能,提醒预算目标的责任人尽快推动工作以便在规定时间达成目标。北京农投在预算管理中还要求,为支撑上级目标的达成,在目标细分过程中,下级目标的完成时间通常比照上级目标的完成时间要有所提前。
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预算目标的四要素示例见表4-3。
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表4-3 预算目标的四要素示例
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只有具备完整的四要素之后,预算目标才可以被确定,也才具备下达条件。根据预算目标的四要素,在全面预算管理2.0中设计了事项化预算目标的标准格式,这个格式体现了制定预算目标的形式要求。在四要素基础上,目标确定和下达时,还要明确预算目标的下达者、接受目标的责任中心和责任人、预算目标的层级等辅助内容,以方便理解预算目标的来龙去脉,便于形成契约;预算目标的目标层级标示着目标的重要程度,以便于企业平衡资源和相互之间提供协作支持。表4-4给出了北京农投在全面预算管理2.0中设定的预算目标的标准格式。
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表4-4 预算目标的标准格式
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5.目标层级
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目标层级用来标识该预算目标所处的层级。原则上,上一级预算目标的重要性应高于下一层级,在资源有限的情况下,应优先保证上一级预算目标的完成。
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在全面预算管理2.0中,预算目标的层级与重点工作的层级基本相同,只是增加了一个岗位级。具体来说,预算目标被分为四个层级,即系统级目标、公司级目标、部门级目标以及岗位级目标。其中,增加的岗位级目标可以理解为具体工作岗位上应列入预算管理的工作目标。这四个自上而下的层级体现了预算管理“由上而下”的思想,上一级的预算目标由上级下发,本级的预算目标由本级制定,每一个级次的预算目标体系中都可包括两部分:一部分是上级下发的,另一部分是本级自定的。
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6.责任中心
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责任中心说明了对预算目标负责的责任单位,即预算目标应由哪个责任中心负责实施,确定预算目标的责任部门。
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