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几个月前,柳传志先生去美国加州伯克利大学演讲,自我感觉不太成功,主要是来的中国学生多,国际学生少。于是,他和随行人员马上进行复盘,发现原因在于:第一,讲话的时间安排不当,当时演讲定在周五下午,而那是一个大周末,连放三天假,很多美国学生都早早地离校了;第二,演讲的内容也要根据受众来调整。对于美国学生,更多的不是像在国内一样讲“联想为什么”,而是要讲“联想是什么”,引起他们的兴趣,因为很多人还不了解联想是干什么的、有什么了不起,在这种情况下,一上来就讲“为什么”,别人会认为很枯燥、茫然。
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2.进行团队复盘的四种情况
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在养成复盘的习惯之后,团队可以就许多事件/活动快速地进行复盘,并不一定要让大家专门花时间聚在一起开会。但是,总有一些特别的事件或活动值得专门花时间召开团队复盘会议,进行深入研讨。
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根据我的经验,在以下四种情况下,值得进行团队复盘。
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(1)新的事
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如果某件事对你来说是新的,你和团队第一次做,那么,在做完之后,无论是做成了,还是未达预期,你都可以迅速地对其进行复盘,从中摸索经验教训,找到下次做类似事件时可以改进的地方。
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(2)重要的事
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对于重要的事情,无论是所需资源多、需要协调的部门多,还是事件的结果影响大,都需要企业格外慎重。为此,不仅需要事后复盘,及时总结,提高成功的概率也离不开事前的群策群力。
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(3)有价值的事
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对于新组建的团队,或者团队经过较多的人员调整,团队领导可以通过复盘,让团队成员快速了解一些常见任务/问题的处理方法,促进团队成员之间的相互了解,以便更好地协同配合。
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(4)未达预期的事
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如果某件事情未达预期,或者出现了一些偏差或缺陷,说明你或团队对这类事件的规律掌握程度还不高,应对能力可能还存在一定欠缺,这正是你需要提升的地方,或者是你可以从中学习的机会。为此,要及时进行复盘。
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同时,通过复盘,还可以迅速制定改进或补救行动的措施。通过复盘结果的分享,也可以让组织内其他团队不犯此类错误。这对于组织学习是至关重要的。
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复盘+:把经验转化为能力(第2版) 项目复盘
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虽然“项目”从本质上讲是独特的,但正如英国石油公司(BP)前任CEO约翰·布朗所说:“大部分活动或任务都不可能是一次性的事件,无论是钻一口井,还是在加油站做一笔生意,我们常常重复性地做某件事。我们的目标非常简单:我们每一次重复做某件事,都要比上一次做得好一点。”[1]
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为此,无论对于项目,还是例行任务,在工作进行了一个有意义的阶段后(也许是刚刚完成一个重要工程的筹备、一次公司重组、一场并购或市场推广战役),可以花一些时间回忆过去发生的事情,总结经验,为别人及自己以后做参考。
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例如,在谷歌公司,在产品或重要功能问世时,项目组会进行“事后讨论会”,让全体成员聚在一起讨论哪些做对了,哪些做错了。之后,他们会将讨论结果公布,让每个人知悉。这就是项目复盘实践。
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再如,在沃尔玛,每新开一家店,都要进行复盘,总结出以后需要改正的错误(correction of errors)以及最佳实践,并与其他分店分享,促进组织整体运作的优化。这也是项目复盘的应用。
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1.英国石油公司项目回顾的12条“秘诀”[2]
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在英国石油公司,许多业务部门都有一种“项目回顾”(retrospect)机制。它可能是对一个简单项目的结项总结,在项目小组解散之前,花上两个小时的时间,迅速且有效地总结这个项目的知识和经验,保证学到为将来服务的经验;也可能是对一个复杂的、几个公司共同参加的合作课题、大型项目的阶段性回顾,需要花两天时间,来讨论可能涉及的所有内容。
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因此,项目回顾的结构在许多地方与复盘(AAR)是类似的。概括而言,要讨论下列议题。
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·重温项目的目标和交付成果。
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·看看哪些事能做得更好些,多问几次“为什么”。
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