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在你设定好意图，定下了激励人心的目标，并采取措施强化了这些意图之后，如何最有效地组织你的时间和精力来达成目标呢？如何把这些都妥善安排进你有限的时间里，然后在晚上回顾这一天时感到心满意足？
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首先我们要承认一个基本事实：大部分人要做的事情太多。20世纪70年代到21世纪初，一个普通美国人一年的工作时间增加了近两百个小时——额外多出来整整一个月。1不仅我们的工作时间延长了，工作的忙碌程度也加大了。因为能稳定、持续地在线接收各种信息和提醒，我们现在上班时要应付比以前更多的非正式要求（informal demands）。不论是同事发的一条妙趣横生的短信，还是标题为“看看这个”的社交媒体推荐，每一次工作被打断都会分散我们在那一刻的注意力。
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所以尽管我们努力工作，但一天之内完成所有待办事项的情况似乎从没出现过。我们的注意力都集中在最吸引眼球的，而非真正重要并符合我们那天意图的事情之上。而且因为工作时间长，可能我们并未处于最佳工作状态。有证据表明，如果工作时间超过八小时，我们的工作效率和认知表现就会下降，这就意味着第九、十、十一个小时的工作贡献率在持续降低。2
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几年前，如此忙忙碌碌、疲于奔命给安东尼造成了严重困扰。他是一位数码营销专家，有两个年幼的孩子，有坚持跑步的习惯。现在安东尼容光焕发，精力充沛，看起来比实际年纪年轻多了，但就在几年前，他还被生活压得喘不过气来。“我当时工作太多了，总是超负荷工作，处理没完没了的邮件。我试过控制一下，但徒劳无功。我所在的公司崇尚某种‘出勤主义’的文化，你必须看起来总是在岗，总是在工作。这种文化是有毒的。”最终安东尼油尽灯枯。“我当时完全筋疲力尽，也意识到这种状态没办法持续，所以我决心要做些改变。”
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安东尼当时一直在拼尽全力，不但同时执行多个任务而且还不休息。但是，在了解了更多个人工作效率和优先事项安排方面的科学原理后，他发现其实有方法能够更好地管理职场生活中的各种需求——用了这个方法，他再也不用忙得团团转，也不用破口大骂了。
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在本书这一部分，我将分享安东尼和其他人在将科学原理付诸实践后的发现。我会告诉你如何规划时间才能让自己不那么疲倦，让自己更加警醒，更能掌控局面。我也会谈到在你工作超负荷，或真心实意下定决心要告别拖延时该怎么做。在把这些想法融入你的工作后，你会发现同样的工作时间忽然变长了很多，能让你在一天结束时更有成就感，更加淡定从容。
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七堂思维成长课：精英群体的行为习惯 [:1704338926]
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七堂思维成长课：精英群体的行为习惯 第四章 事情一多就手忙脚乱？试试一心专用
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我们总是以为同时做几件事就能在一天里完成更多事，所以我们一边打电话，一边阅读文件或者浏览网页。我们会在开会，甚至吃饭时扫一眼短信。我们一边跟路过的同事聊天，一边撰写已经延误了的报告，还想着打包午饭。“忙、忙、忙。”我们这么认为着。
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除了让我们感觉自己工作很努力、掌控全局之外，如此一心多用还能暗中给我们一点点快感。大脑的奖励系统喜欢新奇事物和与人接触，尤其是意料之外的人和事。所以每当我们最爱的交流工具响了或振动了，都意味着一种潜在的奖励；每次工作被打断都可能带来有意思或好玩的趣闻花絮。尽管那通常只是一封垃圾邮件，但我们也总是忍不住。
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然而研究结果明确显示，同时开展多个任务有损于我们的工作效率——用更直白的话来说就是，一心多用延长了我们的工作时间。试图同时做不止一件事，不但会让我们放慢速度，还会让我们犯更多错误——由此再去返工就进一步拖延了进度。我们感觉更忙了，但实际上做得更少了，也做得更差了。
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另外，同时开展多项任务对我们工作的坏处并不小。范德比尔特大学人类信息处理实验室主任雷内·马洛伊斯（René Marois）通过研究发现，同时做两项任务的人比先后依次完成两项相同任务的人花费的时间要长30%，前者犯的错误数是后者的两倍——这个发现也屡次被其他科学家反复验证。1其他研究发现，同时开展多个任务还有损于我们的决策质量。比如，研究人员要求一组志愿者在评估多个选项的优劣利弊之后选出某个仓库的最佳位置。如果评估的同时还要应付一个新的信息请求——就像我们平时工作时经常遇到的情况一样——志愿者做决定的时间就会延长，最后做出的决定也比较糟糕。2
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与此同时，一项针对微软公司员工的研究发现，在被一封邮件打断工作后，他们要花15分钟才能完全重新理清思路，不论他们是否回复邮件。3即时信息也没好到哪里去；在被信息打断后，他们也需要十多分钟才能恢复到正常状态。将每次分心造成的损失乘以平时每天被打断的次数，你就会明白为何一直处于在线状态可能对你的工作效率并没有好处。
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为什么一心多用会给速度、准确度和智力造成这么大的损失呢？这还要回到人类大脑深思熟虑系统的局限性上。我们可能以为自己同时处理的多个任务是齐头并进的，但实际上深思熟虑系统只是在各个活动之间迅速地转换注意力，集中精力“看邮件”，就无法“听同事说话”；集中精力“听同事说话”就无法“看邮件”。每次开关都会消耗大脑的一部分时间和精力。4
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我们来看一下实际操作过程中的转换成本，可以试试如下的简单练习：
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先说“abcdefg”，然后马上说“1234567”。注意这个过程你要花多长时间，也可以自己计时。
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然后把两组间隔着说：“a1b2c3d4e5f6g7。”留意你在“工作”量相同的情况下，在字母和数字之间来回转换是否需要花更长时间，以及是否需要耗费更多脑力。
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因此，难怪有人跟我们说话且电话又在响的时候，我们会说“我听不到自己在想什么”之类的话了。我们要求大脑一心多用，是给深思熟虑系统运行增加了难度。而且由于要控制情绪——保持冷静和镇定也是深思熟虑系统的工作内容之一，加重系统负担还会让我们难以沉着淡定。一项研究发现，当要求人们处理一项全新的任务时，他们虽然有些焦虑，但如果打断他们努力完成任务的过程，他们表现出的焦虑程度会增加一倍。5
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结果呢？尽管一天各种活动满满能让人精神振奋，但如果你想工作高效、保持敏锐、感觉冷静，你绝不会希望每分钟都要换一项任务。同时处理多项任务看起来是一个令人振奋、效率很高的办法，可以帮你应对大量工作，但如果我们一心专用，一次只专心做一件事，实际工作效率会高得多。
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“超级大脑”存在吗
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和大脑的深思熟虑系统不同，无意识系统拥有并行处理能力。所以，如果你现在的任务完全不需要用心思考，那么在完成这项任务的同时做别的事是可以实现的。我们经常说的开车就是一个很好的无意识任务例子，这就是为何我们能够一边和乘客聊天，一边可以驾车穿过没有意外发生的安静街道。
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然而，一旦这项简单任务变得复杂，比方说前面有一辆车突然插进来，驾驶就不再是一个无意识任务了，它需要我们的深思熟虑系统分配有意识的关注。这时我们就无法在聊天的同时对前方变化的情况做出安全的反应。这就解释了为何每五起严重撞车事故中就有一起是由分心的司机造成的，也解释了为何交警报告显示2011年黑莓手机网络出现故障时，阿布扎比的交通事故量减少了40%，迪拜减少了20%。6
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