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关于最后一类,安东尼说他借鉴了本杰明·富兰克林的办法,把让人心烦的“行政”事务说成“让事情归位”。“大家一想到行政事务都会心头一沉,但 ‘让事情归位’听起来就是通情达理的人都愿意做的事。我还听到有人出于类似的想法,将其称作‘整合时间’。”
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然后,明确你不被打扰的时间段。看看你一天的日程安排,想办法标出不被打扰的时间段,专门用于执行各种类型的任务。试着划分出至少20~30分钟的时间段,还有较长的60~90分钟的时间段。如果你的日程安排支离破碎,会见和电话沟通散落在一天当中的各个时间,尝试把这些交流活动整合到一起,请别人晚一点或早一点来会面/谈话。更改会见时间我们通常能够做到,但我们一般不敢或不想问——但如果能在一天内整理出一段不被打扰的时间,问问别人是否可以更改时间还是值得的。
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下一步,确定哪批任务该放到哪个时间段。这一步的目标是不要在不同任务之间来回切换,避免注意力从写报告跳到回复邮件再到接听电话上。如果没有其他事,专门分出一个区域进行深入思考/创造,再分出一到两个区域来处理信息。把最长和最好的时间段分配给需要深入思考的任务,也就是那些你认为需要时间沉下心来完成的任务。
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你还要试验一天中哪个时间段做哪个“区”的工作效率最高。不要迷信那些一天只有某个时间段才能执行某类任务的说法。比如,有人说你无论如何都应该在清晨完成创意性任务。这个建议的事实依据是,你刚醒来时确实可能会有些特别的奇思妙想,可以在床头或淋浴间旁边放一本备忘笺记录下那些想法。但你首先还是要了解自己,然后对日程安排做出相应调整。如果你是个夜猫子(猫头鹰型),你理想的日常安排就不能和喜欢早上六点前就起床的人(云雀型)一样。不论你是哪种时间习惯,早也好,晚也罢,都要找到你一天中处于最佳状态的时间段,利用这段时间专心处理最复杂的任务。9
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如何处理令人分心的事物
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安东尼的另一项重大突破在于,训练自己在面对可能让人分心的事物时集中注意力。他知道不论自己在忙什么,打电话、做杂事或写作,只要能全神贯注于手头的事务,他就能更理智、更迅速地完成。当然,想必大家也是如此。
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下面我就告诉你如何移走不必要的、让人分心的事物,把大脑有限的注意力集中在当下最重要的事情上:
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关闭提醒。 从前我们要应付的提醒只有一个,那就是电话铃声。想想现在!我们身边充斥着各种分散注意力的设备,从智能手机的振动声和铃声,到电脑屏幕上弹出的图像。如果一天到晚任由这些通知涌进来,你就没法充分利用时间,因为应付每一次响铃都要占用一部分大脑的工作内存,不论你是否做出回复。所以,在你真正需要专注时,关闭提醒就好了,比如你可以使用手机上的飞行模式,或者关掉电脑的无线网络连接。为了提高智商,你还可以在设备的设置选项里永久地关闭最没有价值、最扰人的通知功能。
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移走诱惑。 每次受到视觉上的干扰,你的工作内存就会被占用一部分,逐步诱惑你转向一心多用模式。所以如果你要专心工作,最好退出电子邮箱,关掉浏览器,或者至少关掉不用的页面。在无线互联网问世之前,作家乔纳森·弗兰岑(Jonathan Franzen)为了专心致志创作小说 《自由》(Freedom),就在一台无法拨号上网的电脑上工作,他把以太网缆线接头用胶水粘到自己电脑的网络接口里,然后切断缆线。在无线互联网时代,弗兰岑的招数有了现代版,有一些应用软件能在特定时间段拦截你登录某些网页(再也不需要胶水了)。
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把零散的点子存到“停车场”。 即使你尽全力聚精会神于一项任务,工作时可能还是会有其他想法在你脑海中闪现,有些想法还特别宝贵,不能错过。与其为了捕捉这些零散的思维火花占用脑力空间,或者被拉进去探索一番,还不如养成马上把那些想法记录下来(记到便利贴上或语音备忘录里)的习惯,这样你就可以在适当的时候回头查看。
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培养持久力。 我们现在大多都不习惯一次只专注于一件事,所以一开始可能感觉很难。如果你也如此,可以先从坚持不分心五分钟开始。坦诚接受你能在这段时间里完成的事,可以记录你今天努力集中注意力没黏在网上的总时长,并且记得给自己打打气。给自己这样的小奖励非常重要,因为大脑会从你在线接收各种事物的持续刺激中获得小小的快感,而你要和这些快感斗争。逐渐延长集中注意力的时间,直到你能保持全神贯注很长时间而不会坐立不安。
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给自己计时。 在执行重要任务时,明确你想要花多长时间集中精力于此事。然后设定一个时间长度开始倒计时。这样你会有一个物理关注点,当计时器跳到零并且对你赞许地响铃时,你会感到心满意足。
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现在安东尼会为不同类型的任务设定不同时长。“我读过一些研究报告,说专注正念的最佳时长是90分钟。所以我在深入思考时,就会将计时器设置成从90分钟开始倒数,别人也会看出我正忙着什么事。即使不得已要打断我,他们也知道打断我意味着什么。”安东尼说他有时过了65或70分钟,就开始慢慢没那么专注了。他说:“没关系,我学会了不再为此感到担心。”对于负担不那么重的工作,他习惯将时长设定为25分钟。“不管你将时长设定为多少,我发现计时器能让你在执行任务时更加集中精力,因为它会提醒你这个过程不会永远持续下去。”
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如果老板找你怎么办?
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敏是一家电信公司的高管,她经常要和公司的全球首席执行官直接打交道。敏说这位首席执行官“总是忙忙碌碌的,经常提问,还要求别人马上给出答复”。敏最近读的一篇文章让她了解到一心多用的弊端,于是她正在努力改变一些习惯。她每天都在几个特定时间段分批查看信息,这样一来,别人就不必等两三个小时还得不到她的答复。但这也意味着别人在联系她之后的几分钟内不一定能得到回复,而这些人里也包括首席执行官,他为此还多有抱怨。
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