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•行政事务
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关于最后一类，安东尼说他借鉴了本杰明·富兰克林的办法，把让人心烦的“行政”事务说成“让事情归位”。“大家一想到行政事务都会心头一沉，但 ‘让事情归位’听起来就是通情达理的人都愿意做的事。我还听到有人出于类似的想法，将其称作‘整合时间’。”
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然后，明确你不被打扰的时间段。看看你一天的日程安排，想办法标出不被打扰的时间段，专门用于执行各种类型的任务。试着划分出至少20~30分钟的时间段，还有较长的60~90分钟的时间段。如果你的日程安排支离破碎，会见和电话沟通散落在一天当中的各个时间，尝试把这些交流活动整合到一起，请别人晚一点或早一点来会面/谈话。更改会见时间我们通常能够做到，但我们一般不敢或不想问——但如果能在一天内整理出一段不被打扰的时间，问问别人是否可以更改时间还是值得的。
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下一步，确定哪批任务该放到哪个时间段。这一步的目标是不要在不同任务之间来回切换，避免注意力从写报告跳到回复邮件再到接听电话上。如果没有其他事，专门分出一个区域进行深入思考/创造，再分出一到两个区域来处理信息。把最长和最好的时间段分配给需要深入思考的任务，也就是那些你认为需要时间沉下心来完成的任务。
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你还要试验一天中哪个时间段做哪个“区”的工作效率最高。不要迷信那些一天只有某个时间段才能执行某类任务的说法。比如，有人说你无论如何都应该在清晨完成创意性任务。这个建议的事实依据是，你刚醒来时确实可能会有些特别的奇思妙想，可以在床头或淋浴间旁边放一本备忘笺记录下那些想法。但你首先还是要了解自己，然后对日程安排做出相应调整。如果你是个夜猫子（猫头鹰型），你理想的日常安排就不能和喜欢早上六点前就起床的人（云雀型）一样。不论你是哪种时间习惯，早也好，晚也罢，都要找到你一天中处于最佳状态的时间段，利用这段时间专心处理最复杂的任务。9
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如何处理令人分心的事物
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安东尼的另一项重大突破在于，训练自己在面对可能让人分心的事物时集中注意力。他知道不论自己在忙什么，打电话、做杂事或写作，只要能全神贯注于手头的事务，他就能更理智、更迅速地完成。当然，想必大家也是如此。
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下面我就告诉你如何移走不必要的、让人分心的事物，把大脑有限的注意力集中在当下最重要的事情上：
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关闭提醒。 从前我们要应付的提醒只有一个，那就是电话铃声。想想现在！我们身边充斥着各种分散注意力的设备，从智能手机的振动声和铃声，到电脑屏幕上弹出的图像。如果一天到晚任由这些通知涌进来，你就没法充分利用时间，因为应付每一次响铃都要占用一部分大脑的工作内存，不论你是否做出回复。所以，在你真正需要专注时，关闭提醒就好了，比如你可以使用手机上的飞行模式，或者关掉电脑的无线网络连接。为了提高智商，你还可以在设备的设置选项里永久地关闭最没有价值、最扰人的通知功能。
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移走诱惑。 每次受到视觉上的干扰，你的工作内存就会被占用一部分，逐步诱惑你转向一心多用模式。所以如果你要专心工作，最好退出电子邮箱，关掉浏览器，或者至少关掉不用的页面。在无线互联网问世之前，作家乔纳森·弗兰岑（Jonathan Franzen）为了专心致志创作小说 《自由》（Freedom），就在一台无法拨号上网的电脑上工作，他把以太网缆线接头用胶水粘到自己电脑的网络接口里，然后切断缆线。在无线互联网时代，弗兰岑的招数有了现代版，有一些应用软件能在特定时间段拦截你登录某些网页（再也不需要胶水了）。
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把零散的点子存到“停车场”。 即使你尽全力聚精会神于一项任务，工作时可能还是会有其他想法在你脑海中闪现，有些想法还特别宝贵，不能错过。与其为了捕捉这些零散的思维火花占用脑力空间，或者被拉进去探索一番，还不如养成马上把那些想法记录下来（记到便利贴上或语音备忘录里）的习惯，这样你就可以在适当的时候回头查看。
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培养持久力。 我们现在大多都不习惯一次只专注于一件事，所以一开始可能感觉很难。如果你也如此，可以先从坚持不分心五分钟开始。坦诚接受你能在这段时间里完成的事，可以记录你今天努力集中注意力没黏在网上的总时长，并且记得给自己打打气。给自己这样的小奖励非常重要，因为大脑会从你在线接收各种事物的持续刺激中获得小小的快感，而你要和这些快感斗争。逐渐延长集中注意力的时间，直到你能保持全神贯注很长时间而不会坐立不安。
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给自己计时。 在执行重要任务时，明确你想要花多长时间集中精力于此事。然后设定一个时间长度开始倒计时。这样你会有一个物理关注点，当计时器跳到零并且对你赞许地响铃时，你会感到心满意足。
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现在安东尼会为不同类型的任务设定不同时长。“我读过一些研究报告，说专注正念的最佳时长是90分钟。所以我在深入思考时，就会将计时器设置成从90分钟开始倒数，别人也会看出我正忙着什么事。即使不得已要打断我，他们也知道打断我意味着什么。”安东尼说他有时过了65或70分钟，就开始慢慢没那么专注了。他说：“没关系，我学会了不再为此感到担心。”对于负担不那么重的工作，他习惯将时长设定为25分钟。“不管你将时长设定为多少，我发现计时器能让你在执行任务时更加集中精力，因为它会提醒你这个过程不会永远持续下去。”
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如果老板找你怎么办？
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敏是一家电信公司的高管，她经常要和公司的全球首席执行官直接打交道。敏说这位首席执行官“总是忙忙碌碌的，经常提问，还要求别人马上给出答复”。敏最近读的一篇文章让她了解到一心多用的弊端，于是她正在努力改变一些习惯。她每天都在几个特定时间段分批查看信息，这样一来，别人就不必等两三个小时还得不到她的答复。但这也意味着别人在联系她之后的几分钟内不一定能得到回复，而这些人里也包括首席执行官，他为此还多有抱怨。
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敏曾想过要做出让步，她在手机上设置了个性化提醒，只有老板联系她时铃声才会响起。但在付诸实践前，敏决定试着解释一下她现在的办法。“我告诉老板在了解了关于一心多用弊端的一些科学依据后，我正在刻意分时间段‘分批’查看邮件，而不是‘收到就看’。我解释说，我每天会分4~5批查看邮件，所以他等待回复的时间应该不会特别长。”敏说老板点了点头，看起来就快被说服了，但他又问：“如果我真的特别着急要找你呢？你每天查看四次邮件，意味着我可能还是要等三个小时。”敏想了一会儿，说：“我保证你着急找我的时候我的助理能随时找到我，如何？”老板同意了。
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敏在回想这次简短谈话发挥的作用时说：“我们很少花时间谈论怎么设定日程安排，也很少谈论为何要这么安排。但和老板之间开诚布公的讨论，减少了双方的压力，对我们两个人都大有裨益。”
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