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安排会见或电话会议时，如果可能，尽量把时长设置得短一点，通常短于30或60分钟的标准时间，在不同任务之间给大脑留出5~10分钟的充电时间。
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尽可能稍微早一点结束任务，留给自己（也给大家）一些休息时间。
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想想我们平时如何安排会议。如果是非正式会议，我们可能会说“今天下午3点我们聊一聊”；如果是正式会议，我们可能会发出会议邀请，把会议时间定在下午3~4点。我们会认为4点之后就有空去做其他任务了。但如果你在会议结束后直接去做四点钟的任务，你就没有休息时间了。现在我们也知道了，在这种情况下，无论你4点以后做什么，效率都会打折扣。
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萨库·图奥米宁（Saku Tuominen）和佩卡·波加卡里奥（Pekka Pohjakallio）经营着一家名为“925设计”（925 Design）的咨询公司，专门帮助各公司打造高效的工作场所。他们的想法是运用完善的设计理念影响我们对待日常工作的态度，创造优雅、高效的工作氛围，就像制作精良的椅子或电话给消费者带来的感受一样。10在分析了一千多位专业人士的日程安排和日常行为后，他们提出了一个解决方案：与其墨守成规设定一个小时的开会时间，不如把会议时长设置成45分钟。同样，与其让电话会议占用半个小时，不如安排20或25分钟的电话会议。他们在很多公司实践了这个想法后，效果非常明显。大家发现，虽然完成的工作量和以前差不多，但通过定期休息额外获得了巨大的认知收益。
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当然，我们并不总是能完全掌控自己的日程安排，但回旋余地通常比我们意识到的要大。比如，与其跟别人说“我三点有空”，不如试着说“我三点到三点四十五分有空”。要想表现得务实又乐观，可以这么说：“我要在三点四十五分之前结束，但我认为在那之前我们能全部完工。”另外还可以在工作日程表里每个小时最上面留出5~10分钟。有时可能确实无法留出休息时间，但这种做法能带来很大的变化，即使只有一半的时候成功，你也会觉得非常值得。
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你还会发现同事们特别喜欢你这么做，即便你只是把提前结束工作当成目标而已。迈克尔·巴伯（Michael Barber）爵士从英国政府高级顾问职位退休后加入麦肯锡，我还记得我们在共事时他给过我的一些建议。他说他总是希望尽早结束会议，因为把剩下的几分钟时间留给参会者，能让每个和他共事过的人都很高兴，特别是当时的首相托尼·布莱尔（Tony Blair）。
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时刻复盘，留出反思时间
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最后，完成重大任务、学习一些新东西，或者开完会之后：
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花点时间反思自己的见解，这样能提升每次经历的价值。你印象最深的是什么？（你会因此做出哪些改变？）
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如果你和别人一起，邀请他们和你一起反思。
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罗宾是一个社会企业家，她的创业项目包括设立培训机构，给刑满释放人员提供电脑编程和商业技能培训，让他们找到新目标，重新开始生活。罗宾属于精力充沛型的人，似乎总是停不下来，除非她每天刻意停下来几次，来进行我们所说的反思。在每天的每次重要经历过后，不论是谈话结束还是阅读完毕后，罗宾都会马上花30秒钟写下这次经历激发出的所有重要想法。“可能是一个人说话的语调，或者是一条简单的建议是如何引发很多别的建议的，抑或是随便一句话引发的一个根植于我脑海中的主意。”罗宾说这条30秒规则用得越多，“就越得心应手，也越有效”。11
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每天晚上，罗宾也会用她自己发明的快速反思法，她称之为“日期法”[1]，帮助她回想一天的经历，回顾她发现了什么（可能是一个有趣的事实或吸取的教训，或者是明天要做出的改变）、达成了什么、令她感激的一件事，还有她想要记住的亲身经历，不论是工作中的还是工作以外的。
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思维课堂
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看看你今天和明天的日程安排，制订如下计划：
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聪明地休息。 你怎样才能保证定期休息？至少每90分钟就要休息一次，并且把休息时间安排在不同任务“区域”之间。
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在思维巅峰而非低谷做决定。 哪些任务需要你做很多决定？在你大脑最清醒的时候，你会怎么做决定？
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安排休息时间。 你能把会议时长设定为25或45分钟（而不是30或60分钟）吗？能在各个任务之间安排小段的休息时间吗？对于已经安排的任务，你能尽量早一点结束吗？
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留出反思时间。 在任务或会见结束后，花30秒来整理你最重要的见解。试着每天结束后用“日期法”（发现、达成、感激、体验）来反思。
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[1]该方法四个部分的英文单词首字母组成了新单词DATE，中文意为日期。——译者注
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