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1704339992 安排会见或电话会议时,如果可能,尽量把时长设置得短一点,通常短于30或60分钟的标准时间,在不同任务之间给大脑留出5~10分钟的充电时间。
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1704339995 尽可能稍微早一点结束任务,留给自己(也给大家)一些休息时间。
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1704339997 想想我们平时如何安排会议。如果是非正式会议,我们可能会说“今天下午3点我们聊一聊”;如果是正式会议,我们可能会发出会议邀请,把会议时间定在下午3~4点。我们会认为4点之后就有空去做其他任务了。但如果你在会议结束后直接去做四点钟的任务,你就没有休息时间了。现在我们也知道了,在这种情况下,无论你4点以后做什么,效率都会打折扣。
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1704339999 萨库·图奥米宁(Saku Tuominen)和佩卡·波加卡里奥(Pekka Pohjakallio)经营着一家名为“925设计”(925 Design)的咨询公司,专门帮助各公司打造高效的工作场所。他们的想法是运用完善的设计理念影响我们对待日常工作的态度,创造优雅、高效的工作氛围,就像制作精良的椅子或电话给消费者带来的感受一样。10在分析了一千多位专业人士的日程安排和日常行为后,他们提出了一个解决方案:与其墨守成规设定一个小时的开会时间,不如把会议时长设置成45分钟。同样,与其让电话会议占用半个小时,不如安排20或25分钟的电话会议。他们在很多公司实践了这个想法后,效果非常明显。大家发现,虽然完成的工作量和以前差不多,但通过定期休息额外获得了巨大的认知收益。
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1704340001 当然,我们并不总是能完全掌控自己的日程安排,但回旋余地通常比我们意识到的要大。比如,与其跟别人说“我三点有空”,不如试着说“我三点到三点四十五分有空”。要想表现得务实又乐观,可以这么说:“我要在三点四十五分之前结束,但我认为在那之前我们能全部完工。”另外还可以在工作日程表里每个小时最上面留出5~10分钟。有时可能确实无法留出休息时间,但这种做法能带来很大的变化,即使只有一半的时候成功,你也会觉得非常值得。
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1704340003 你还会发现同事们特别喜欢你这么做,即便你只是把提前结束工作当成目标而已。迈克尔·巴伯(Michael Barber)爵士从英国政府高级顾问职位退休后加入麦肯锡,我还记得我们在共事时他给过我的一些建议。他说他总是希望尽早结束会议,因为把剩下的几分钟时间留给参会者,能让每个和他共事过的人都很高兴,特别是当时的首相托尼·布莱尔(Tony Blair)。
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1704340005 时刻复盘,留出反思时间
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1704340007 最后,完成重大任务、学习一些新东西,或者开完会之后:
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1704340010 花点时间反思自己的见解,这样能提升每次经历的价值。你印象最深的是什么?(你会因此做出哪些改变?)
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1704340013 如果你和别人一起,邀请他们和你一起反思。
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1704340015 罗宾是一个社会企业家,她的创业项目包括设立培训机构,给刑满释放人员提供电脑编程和商业技能培训,让他们找到新目标,重新开始生活。罗宾属于精力充沛型的人,似乎总是停不下来,除非她每天刻意停下来几次,来进行我们所说的反思。在每天的每次重要经历过后,不论是谈话结束还是阅读完毕后,罗宾都会马上花30秒钟写下这次经历激发出的所有重要想法。“可能是一个人说话的语调,或者是一条简单的建议是如何引发很多别的建议的,抑或是随便一句话引发的一个根植于我脑海中的主意。”罗宾说这条30秒规则用得越多,“就越得心应手,也越有效”。11
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1704340019 每天晚上,罗宾也会用她自己发明的快速反思法,她称之为“日期法”[1],帮助她回想一天的经历,回顾她发现了什么(可能是一个有趣的事实或吸取的教训,或者是明天要做出的改变)、达成了什么、令她感激的一件事,还有她想要记住的亲身经历,不论是工作中的还是工作以外的。
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1704340021 思维课堂
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1704340023 看看你今天和明天的日程安排,制订如下计划:
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1704340026 聪明地休息。 你怎样才能保证定期休息?至少每90分钟就要休息一次,并且把休息时间安排在不同任务“区域”之间。
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1704340029 在思维巅峰而非低谷做决定。 哪些任务需要你做很多决定?在你大脑最清醒的时候,你会怎么做决定?
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1704340032 安排休息时间。 你能把会议时长设定为25或45分钟(而不是30或60分钟)吗?能在各个任务之间安排小段的休息时间吗?对于已经安排的任务,你能尽量早一点结束吗?
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1704340035 留出反思时间。 在任务或会见结束后,花30秒来整理你最重要的见解。试着每天结束后用“日期法”(发现、达成、感激、体验)来反思。
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1704340037 [1]该方法四个部分的英文单词首字母组成了新单词DATE,中文意为日期。——译者注
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