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针对不可避免的长邮件，把内容拆分成若干小段落，让人容易阅读，可以使用项目编号或小标题。
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突出你想要收件人采取的所有措施或要做的决定。假设他或她只有时间看邮件的头两行，你会怎么写开头？
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从积极面 开始
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有时你不得不在邮件里提出棘手的问题——但开头几句就引发人采取防御态度的邮件通常会被误解，因为收件人的大脑会进入防守模式，所以：
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以感谢开头。与其写“谢谢你的报告，我能提一些建议吗？”，不如多花10秒钟评价一下至少一个你欣赏的方面：“谢谢你的报告，我觉得你纳入了客户的意见这点很好。我能提一些建议吗？”如我们在第十章所述，称赞具体事物要比笼统地做热情的评价效果更好。
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以解决办法而不是提出问题开头。不要说：“很遗憾，我们最初的想法行不通，因为……所以我们接下来要这么做……”，而应该从你提议的解决方案开始说：“我们认为最好的方案是……这和我们最初的方案有所不同，因为……”。一样的内容，次序有所不同就形成了不同的情绪影响力。
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解释事情的重要性，争取收件人的支持。假设有人做错了事，你会怎么说？“事情现在如此混乱，你必须得收拾好这个烂摊子。”对方会有所行动，但却是基于防守而非明智的思考。不妨试试另一个办法，促使对方去追求解决问题带来的好处，调用他们的奖励系统。我们可以说：“把事情办好对我们至关重要，因为……，你能做些什么来补救吗？”
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模仿对方的 语调
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在不丧失自己立场的前提下，试着与对方的语调匹配。记住，人们在心理上都会被与自己看起来相似或行为方式差不多的人吸引，并且如果我们觉得与对方身处同一战线，就基本不太可能把对方视作潜在威胁。再小的事情也能强化或削弱这种同属一个圈子的感觉。
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如果你收到的上一封邮件语调热情，而你的邮件风格更正式，可以在邮件中加一句热情的话，比如你期待见到对方等。
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如果对方的沟通风格干脆利落，你在回复时就要直奔主题。简短并不一定意味着冷漠，语调上你还是可以保持亲切。
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就像在讲话时做的那样，自然而然地重复对方的用语。可以复制对方在表达问候和结尾时的风格。加分的办法：对方用几个感叹号，你也用几个感叹号。
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征服如山的邮件
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如何才能从每天堆积如山的邮件里爬出来，在上面少花点时间呢？对此，行为科学有很多话要说。
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首先，不要频繁查看 邮件
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每天从早到晚都在处理邮件——不论是正在执行任务、开会，还是在四处走动时——让我们觉得忙碌而高效。但这意味着我们花了很多不必要的时间在邮件上。正如我在第四章阐释的，一心多用会迫使我们的大脑在不同任务之间切换注意力，每次在工作任务和邮件之间来回调整都是在浪费时间和精力。与其如此，不如把邮件“分批”，每天分几次处理邮件，而不是每分钟都在处理。
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其次，过滤收 件箱
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就像大脑在邮件和工作任务之间循环往复会浪费时间一样，在不同种类、需要截然不同的认知回应的邮件之间跳来跳去也会浪费时间。有的邮件来自重要人士，需要你回复；有的只是抄送给你的邮件，还有订阅邮件、会议邀请、垃圾邮件等，种类繁多。它们对你的大脑提出了不同的要求。因此，如果能充分利用邮件程序中把不同邮件过滤分类到不同文件夹的功能，将邮件分门别类后依次来处理，你就能节省更多的处理时间。下面介绍一些你可能用到的过滤和文件归档办法：
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个人直接发给你的邮件。如果可能，把只是抄送给你的邮件单列出来。对特别重要人士发来的邮件，你可以创建一个特殊文件夹或选项卡。
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如果你经常收到很多日程邀请，这些邮件也要单列出来。
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