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4.设计控制证据
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为使担保业务制度能够有效实施,需要制定必要的表单,为担保业务过程留下控制证据。担保业务相关表单很多,包括担保业务风险评估报告、审核意见表、会议记录、评估报告、抵押登记表、质押登记表、担保合同、担保台账、跟踪管理报告、财务报表附注、风险预警报告、审核意见书、相关决策文件、债权证明、追偿方案等。
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5.优化控制制度
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企业担保业务内部控制制度并不是新建的一套独立制度,而是将内部控制思想嵌入担保业务管理制度中去。担保业务具体制度因企业而不同,从务实角度考虑,管理制度不宜过多,可制定一套统一的担保业务控制管理制度,其中至少应明确调查评估与审批、执行与监控等环节的职责和审批权限。
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6.绘制控制流程图
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担保业务控制流程图应根据担保业务流程、风险点、控制点及相关控制措施,结合单位实际情况来绘制,尤其是应把担保业务内部控制流程和担保业务流程整合在一起,并在图上标示风险点和控制点。
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7.编制控制矩阵
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担保业务控制矩阵是对业务流程图中风险点、控制措施和控制证据等的详细说明与描述,是担保业务内部控制设计结果的集中体现和上述工作的综合汇总,也是企业内部控制管理手册的重要组成部分。
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企业内控精细化管理全案 三 健全内控制度防范担保风险
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(一)规范担保业务的受理
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财务会计部门受理担保业务时,必须要求被担保企业提供担保申请书,相关的经济合同、协议和文件资料,提供反担保的资料,并对上述资料的完整性、合法性等进行初步审查。必须调查被担保方的资金信用和经营状况,主要包括:
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(1)被担保方的信用等级、信用报告、企业的性质和企业管理者的素质、被担保方的行业前景和技术是否先进。
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(2)了解贷款银行的贷款评估和被担保方的贷款用途,了解被担保方的财务状况,要以经会计师事务所审计的财务报表为准。
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(3)是否符合本企业的担保原则、标准和条件。
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(4)与被担保方经济交往的记录,是否守信,支付货款是否及时,被担保企业的内部控制制度是否健全,有效性如何。
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(5)是否提供反担保(如财产抵押等),反担保企业的状况和抵押物品的质量状况、评估价值等。
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(二)加强日常管理,定期跟踪监管
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履行担保义务后,财务会计部门必须加强日常管理,定期跟踪监管。
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(1)定期跟踪了解被担保方的经营和财务状况。随时了解被担保方贷款的用途、经济运作状况、抵押物品的保管,督促被担保方按时履约,并随时向本企业领导汇报有关情况。
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(2)设立担保登记簿。记录被担保方名称、担保金额、日期、担保期限、贷款利率、贷款银行名称、贷款的展期和实际还贷日期、垫付款项及收回等情况。
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(3)根据有权人员签字同意的垫付款通知书,对外支付垫付款,及时准确做好会计记录,通知和督促财务部门、法律顾问及时催收垫付款。
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(4)在会计报告中如实披露担保和垫付款情况。
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(三)明确相关业务部门的职责
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