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首先要建立合同管理的工作程序。在工程实施过程中，要协调好各方面关系，使总承包合同的实施工作程序化、规范化，按质量保证体系进行工作。其次要建立文档系统。项目上要设专职或兼职的合同管理人员。合同管理人员负责各种合同资料和相关的工程资料的收集、整理和保存。最后要建立报告和行文制度。总承包商和业主、分包商之间的沟通都应该以书面形式进行，或以书面形式为最终依据。对在工程中合同双方的任何协商、意见、请示、指示都应落实在纸上，使工程活动有依有据。
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2．增强合同和索赔意识
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首先应加强对经理部各层次的管理人员进行合同、合同管理及索赔的宣传、培训和教育。其次要研究索赔案例，使项目组成员认识到这个问题的重要性，重视合同和合同管理。合同意识是市场经济意识、法律意识、工程管理意识的综合体现。
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3．严格进行合同交底
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首先，应该由公司合同管理人员向项目负责人及项目合同管理人员进行合同交底，全面陈述合同背景、合同工作范围、合同目标、合同执行要点及特殊情况处理。其次，项目负责人向项目部职能部门负责人进行合同交底，并解答各职能部门提出的问题，形成书面交底记录。然后再由各职能部门负责人向其所属执行人员进行合同交底，陈述合同基本情况、本部门的合同责任及执行要点、合同风险防范措施等，并解答所属人员提出的问题。最后，各部门将交底情况反馈给项目部合同管理人员，由其对合同执行计划、合同管理程序、合同管理措施及风险防范措施进行进一步修改完善，并形成合同管理文件，下发各执行人员，指导其活动。
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4．加强合同变更管理
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合同变更指令应立即在工程实施中贯彻并体现出来。在合同变更中，量最大、最频繁的是工程变更，它在工程索赔中所占的份额也最大。这些变更最终都通过各分包商体现出来。对工程变更的责任分析是工程变更起因与工程变更问题处理，是确定索赔与反索赔的重要的直接的依据。
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企业内控精细化管理全案 四 ××公司法务部关于合同管理要求
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第一条 本要求适用范围为××公司。
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第二条 公司对外签署的工程发包及采购合同原则上采用招投标方式，并应该以先签订合同而后进行工作为原则。
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第三条 公司所有合同，都必须采用书面形式签订。合同文本应当正式打印或印刷制成。
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公司对外签订的任何合同在签订前均应按本要求规定的合同会签程序交由相关部门审查。
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第四条 合同承办部门应对其提供的材料的真实性负责。任何人不得以任何形式泄露合同中涉及公司商业秘密的内容。
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第五条 合同承办人须依法律、法规及本管理要求进行工作，并应对自签约起至合同履行完毕的全过程负责，期间出现的任何与合同有关的问题须及时负责处理，并将处理结果及时上报。
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第六条 公司关于商品房销售、房屋租赁、劳动合同等针对特定事项适用合同范本的合同，在相应合同范本经公司会议审查备案后，可不必按合同会签程序报审，但针对上述事项所签订的补充协议、变更协议仍应适用合同会签程序。
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第七条 合同初稿原则上由合同承办部门负责提供。合同初稿应尽量使用国家有关部门公布的合同范本或公司拟定的专用合同范本。
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第八条 合同签订的前置工作：
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合同签署工作前置时间准备：合同承办部门应合理安排合同签署的准备工作。
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开始合同签署准备时应该完成与该合同相关经济指标的预算工作，如系工程施工合同应确定图纸。
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第九条 合同草拟的同时，合同承办部门应认真调查了解并审查合同对方的资信情况、实际履约能力等。
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第十条 承办部门拟定初稿后，由本部门经理进行初稿审查和修改，由本部门经理报送行政部，由行政部负责合同会签流程。对于大额合同，如系承办部门需要，可要求集团法务部门参与合同的制定及谈判。
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第十一条 各审签部门应对涉及本部门的专业内容、业务工作予以认真审核并在合同初稿中提出书面修改意见。
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第十二条 对于审签部门审查合同提出的修改意见，由合同承办部门按照各部门提出的意见予以解释并进行修改，而后负责与合同对方协调沟通。
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