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◎避免用心情符号、行话及首字母缩略字:如果是正式商务书信,尽量避免上述情况,但如果是私人且很熟的朋友,就无所谓了。
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◎语气要有礼貌:开场及结尾都要很客气,但不需要客套,多用“Please”,“Thank you”,“Could you”等词句;如果收信的人不认识你,就必须先说明你是谁以及你为何写这封信。
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◎内容简洁扼要:明确表达来意,重点放在你想传达的信息及你希望对方配合的事项上,同时尽量使用简短及清楚的句子,一个句子只传达一个想法,且只用必要的字,不啰嗦。
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◎口语化:e-mail的内容可以很像是你在和别人说话,如果你不会这么说,就千万别这么写。面对面沟通,你可以看到对方的表情,如果别人听不懂,你可以换一种方式说明。但是,写e-mail给别人,你看不到对方的表情,因此,简单口语化的表达是让对方能轻易理解的关键。
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◎答复时间明确:许多人喜欢用“at you rearliest convenience”或“as soon as possible”,虽然比较客气,但反而容易因为目标不明确而增加对方延迟答复的几率,因此,在要求对方答复时,尽量以明确的时间为主。
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写e-mail最主要的目的有两个,第一是传达信息,其次是让对方有所行动,因此,只要能够清楚地让对方知道你想表达的是什么,不必过分在意表达的巧妙或所谓的英语式说法。除非上述的条件你都已经具备,当然可以朝向如何让自己的e-mail更具水准的目标迈进。
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进了外企再学英语 写E.MAIL四部曲
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就如同中文作文的“起、承、转、合”,撰写英文e-mail,也可遵循下列的四部曲,先叙述前提再阐明主旨,在具体说明之后,便为全文做总结。
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第一部:开场(opening)
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提及你写这封信的缘由及目的,并定出全文的主题,举例如下:
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Thank you for your email on 10 August,requesting…
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Thank you for calling me yesterday to discuss…
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I would like to suggest that you…
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I am delighted to give you the details about…
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第二部:主旨(reasons for writing)
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具体陈述这封信的主旨,以一个段落表达一个主题为原则,看需要几个段落来陈述主旨,举例如下:
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Attached please find the latest information on…
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In order to achieve our sales target,we need to…
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第三部:行动(request for action)
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主旨说明完后,对方应该已经了解你写这封信的目的及背景,接下来就是要求对方有所行动,例如回信、回电话、表达意见、缴交文件等,举例如下:
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Could you please call me later today?
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Please confirm that these arrangements are fine with you.
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第四部:结尾(ending)
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