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◎避免用心情符号、行话及首字母缩略字：如果是正式商务书信，尽量避免上述情况，但如果是私人且很熟的朋友，就无所谓了。
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◎语气要有礼貌：开场及结尾都要很客气，但不需要客套，多用“Please”，“Thank you”，“Could you”等词句；如果收信的人不认识你，就必须先说明你是谁以及你为何写这封信。
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◎内容简洁扼要：明确表达来意，重点放在你想传达的信息及你希望对方配合的事项上，同时尽量使用简短及清楚的句子，一个句子只传达一个想法，且只用必要的字，不啰嗦。
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◎口语化：e-mail的内容可以很像是你在和别人说话，如果你不会这么说，就千万别这么写。面对面沟通，你可以看到对方的表情，如果别人听不懂，你可以换一种方式说明。但是，写e-mail给别人，你看不到对方的表情，因此，简单口语化的表达是让对方能轻易理解的关键。
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◎答复时间明确：许多人喜欢用“at you rearliest convenience”或“as soon as possible”，虽然比较客气，但反而容易因为目标不明确而增加对方延迟答复的几率，因此，在要求对方答复时，尽量以明确的时间为主。
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写e-mail最主要的目的有两个，第一是传达信息，其次是让对方有所行动，因此，只要能够清楚地让对方知道你想表达的是什么，不必过分在意表达的巧妙或所谓的英语式说法。除非上述的条件你都已经具备，当然可以朝向如何让自己的e-mail更具水准的目标迈进。
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进了外企再学英语 写E.MAIL四部曲
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就如同中文作文的“起、承、转、合”，撰写英文e-mail，也可遵循下列的四部曲，先叙述前提再阐明主旨，在具体说明之后，便为全文做总结。
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第一部：开场（opening）
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提及你写这封信的缘由及目的，并定出全文的主题，举例如下：
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Thank you for your email on 10 August，requesting…
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Thank you for calling me yesterday to discuss…
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I would like to suggest that you…
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I am delighted to give you the details about…
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第二部：主旨（reasons for writing）
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具体陈述这封信的主旨，以一个段落表达一个主题为原则，看需要几个段落来陈述主旨，举例如下：
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Attached please find the latest information on…
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In order to achieve our sales target，we need to…
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第三部：行动（request for action）
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主旨说明完后，对方应该已经了解你写这封信的目的及背景，接下来就是要求对方有所行动，例如回信、回电话、表达意见、缴交文件等，举例如下：
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Could you please call me later today？
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Please confirm that these arrangements are fine with you.
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第四部：结尾（ending）
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