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公文结构，最起码的要求是，层次清晰，主次分明。从理论上讲，公文结构在动笔以前就必须安排停当。譬如架屋，事先须有一个考虑成熟的蓝图；作画，落笔之前要有一个周密的构想。《红楼梦》第二十四回里，贾母叫惜春把大观园画成一幅画，大家七嘴八舌地议论起如何画，这时薛宝钗讲了一番很有见地的看法。她说：
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这园子却像画儿一般，山石树木，楼台房屋，远近疏密，也不多，也不少，恰恰是这样。你若照样往纸上一画，是不能讨好的。主要看纸的地步远近，该多该少，分主分宾，该添的要添，该藏该减的，要藏要减，该露的要露。
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薛宝钗讲的是画画，要先根据纸的大小，拟定画多画少，哪里为主，哪里为次，什么要添要露，什么该藏该减。写作也是如此，要先根据文章的主旨和规模，想好要说几层意思，哪层先说，哪层后讲，如何开头，怎样煞尾，等等。这就是谋篇布局。
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房屋的构架，由梁柱和椽檩组成；公文的结构，由层次和段落组成。层次好比是大梁，段落好比是横在大梁上的檩条。公文的结构安排，就是安排好层次和段落。
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首先，说说层次。层次是指公文的几个组成部分。大多数公文的层次，没有固定模式，是灵活多变的。一般地说，安排层次要注意突出主旨，顺序合理，避免交叉，体例匀称。常见的安排层次的方式有以下三种：
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总分式
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这是较常见的层次安排方法，开头先作总的概括，接着分别进行叙述。分别叙述的层次之间具有一定的并列关系。通知、通报、计划、调查报告等经常采用总分的方式。譬如，一城区的年度工作计划，开头先提出全年工作总的指导思想，然后分别对经济、改革、政法、党建、精神文明建设等项工作，提出具体的工作目标。采用这种总分式时，要注意各个分述部分层次要分明，不能互相包容；顺序要合理，避免轻重倒置；详略要匀称，防止畸轻畸重。
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递进式
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它的特点是，前后层次的内容是层层推进的关系，或前因后果的关系。调查报告、工作总结、通报等常用这种方式安排层次。譬如，一篇党员评议工作总结，说了三层意思：第一层是通过学习文件，提高了对新形势下党员模范作用的认识；第二层是认真开展自查，找出了思想和工作上的差距；第三层是积极参加评议，开展批评和自我批评，达到新的团结。这三层意思环环相扣，层层递进，前一层是后一层的前提，后一层是前一层的结果。
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递进式的结构方法，各层次前后联系极为密切，有着严密的逻辑关系，不能随意变换次序。如上面例子中的三个层次，先有了第一层次说的“提高认识”，才能有第三个层次说的“达到新的团结”，这个顺序是不能颠倒过来的。
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时序式
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就是按照所写事物的时间推移次序，来安排层次。会议纪要、事故报告等常用这种方式。如会议纪要中，先写谁致开幕词，接着写谁作大会报告，最后写谁作总结讲话等等，就是按照会议进程的顺序来写的。
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其次，说说段落。段落就是公文结构的基本构成单位，也叫自然段。它一般要小于层次，往往几个段落才能构成一个层次；但有时又等于层次，即一个段落就是一个层次。即使如此，段落和层次也不能混为一谈。段落要分明，它的划分，既不能太零碎，也不能一“逗”到底。划分段落的方法主要有以下三种：
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一是按中心意思划分。即每一段落安排一个中心意思，这个中心意思说完了，这个段落也就到此为止。一般来说，每一段落的开头，都有一句概括全段内容的话，称作“段旨”，带有提示每段内容的作用，其他文字都围绕“段旨”来展开，直到把一个中心意思表达完全。这种划分段落的方法，是一般公文中最常用的。
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二是按条项内容划分。法规性公文中，常常分条列项来写，一条法规便是一个段落，并在每条每项前面标上序号，显得十分清楚。通用公文中，如通知等文种也常用这种方法，譬如，要通知五个事项，则可一项内容划分一段，也用序号标明。
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三是按事物发展阶段划分。事物的发展是呈阶段性的，一项工作的开展也具有阶段性，在叙述这些事物的发展过程时，可将每一发展阶段划分为一个段落来写。如党的十四大报告，在阐述党的基本理论和基本路线的形成过程时，就是按照我们党对这一理论认识的发展阶段来划分段落的，阶段清楚，脉络分明。
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2．衔接须自然
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衔接是指层次之间、段落之间的连接和转换，起承上启下的作用。屋架梁柱的衔接靠木榫，公文的衔接靠过渡词、过渡句、过渡段。
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过渡词：总之、因此、可是、相反、综上所述、由此可见等；
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过渡句：“现将有关情况报告如下”、“下面分三个方面来说明”；
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过渡段：一般用在较长的公文中，标志前后两段内容有较为明显的转换。
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需要说明的是，并非所有的层次，段落之间都要过渡，有的就可以硬接硬转（请参看本书《硬接硬转》一文）。运用过渡手段进行衔接，在公文中常见于以下两种情况：
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一是内容转换时需要过渡。在工作总结的写作中常有这种情况，前面讲了工作中取得的成绩，接着要说明工作上还存在的缺点和问题。成绩和缺点二者是对立的，因此上下文之间需要转折过渡。譬如，有个总结在讲了成绩之后，用了这样的过渡段来转换：“但是，在成绩面前我们应当清醒地看到，无论是领导工作上还是机关作风上，都存在着一些值得注意的问题，主要是……”这段话承上启下，使文章前后贯通。
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二是由总括到分述时需要过渡。前面讲到总分法，在总的概括之后，分项叙述之前需要过渡一下，使上下文连贯起来。譬如，一篇关于发行四种金属人民币情况的报告，讲到发行工作中的问题时，先概括地说，“由于发行数量少，又不能兑换，外部单位、群众和银行内部不少同志都有意见。”在作了这样的总括之后，下面分项叙述了群众的四点意见，而在总括和分述之间，用了这样一句过渡句：“现将群众的主要反映汇报如下”，这一句话就将上面提到的“不少同志都有意见”，与下面列出的四条意见很自然地衔接在一起了。
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3．照应
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