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1705195333 公文结构,最起码的要求是,层次清晰,主次分明。从理论上讲,公文结构在动笔以前就必须安排停当。譬如架屋,事先须有一个考虑成熟的蓝图;作画,落笔之前要有一个周密的构想。《红楼梦》第二十四回里,贾母叫惜春把大观园画成一幅画,大家七嘴八舌地议论起如何画,这时薛宝钗讲了一番很有见地的看法。她说:
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1705195335 这园子却像画儿一般,山石树木,楼台房屋,远近疏密,也不多,也不少,恰恰是这样。你若照样往纸上一画,是不能讨好的。主要看纸的地步远近,该多该少,分主分宾,该添的要添,该藏该减的,要藏要减,该露的要露。
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1705195337 薛宝钗讲的是画画,要先根据纸的大小,拟定画多画少,哪里为主,哪里为次,什么要添要露,什么该藏该减。写作也是如此,要先根据文章的主旨和规模,想好要说几层意思,哪层先说,哪层后讲,如何开头,怎样煞尾,等等。这就是谋篇布局。
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1705195339 房屋的构架,由梁柱和椽檩组成;公文的结构,由层次和段落组成。层次好比是大梁,段落好比是横在大梁上的檩条。公文的结构安排,就是安排好层次和段落。
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1705195341 首先,说说层次。层次是指公文的几个组成部分。大多数公文的层次,没有固定模式,是灵活多变的。一般地说,安排层次要注意突出主旨,顺序合理,避免交叉,体例匀称。常见的安排层次的方式有以下三种:
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1705195343 总分式
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1705195345 这是较常见的层次安排方法,开头先作总的概括,接着分别进行叙述。分别叙述的层次之间具有一定的并列关系。通知、通报、计划、调查报告等经常采用总分的方式。譬如,一城区的年度工作计划,开头先提出全年工作总的指导思想,然后分别对经济、改革、政法、党建、精神文明建设等项工作,提出具体的工作目标。采用这种总分式时,要注意各个分述部分层次要分明,不能互相包容;顺序要合理,避免轻重倒置;详略要匀称,防止畸轻畸重。
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1705195347 递进式
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1705195349 它的特点是,前后层次的内容是层层推进的关系,或前因后果的关系。调查报告、工作总结、通报等常用这种方式安排层次。譬如,一篇党员评议工作总结,说了三层意思:第一层是通过学习文件,提高了对新形势下党员模范作用的认识;第二层是认真开展自查,找出了思想和工作上的差距;第三层是积极参加评议,开展批评和自我批评,达到新的团结。这三层意思环环相扣,层层递进,前一层是后一层的前提,后一层是前一层的结果。
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1705195351 递进式的结构方法,各层次前后联系极为密切,有着严密的逻辑关系,不能随意变换次序。如上面例子中的三个层次,先有了第一层次说的“提高认识”,才能有第三个层次说的“达到新的团结”,这个顺序是不能颠倒过来的。
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1705195353 时序式
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1705195355 就是按照所写事物的时间推移次序,来安排层次。会议纪要、事故报告等常用这种方式。如会议纪要中,先写谁致开幕词,接着写谁作大会报告,最后写谁作总结讲话等等,就是按照会议进程的顺序来写的。
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1705195357 其次,说说段落。段落就是公文结构的基本构成单位,也叫自然段。它一般要小于层次,往往几个段落才能构成一个层次;但有时又等于层次,即一个段落就是一个层次。即使如此,段落和层次也不能混为一谈。段落要分明,它的划分,既不能太零碎,也不能一“逗”到底。划分段落的方法主要有以下三种:
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1705195359 一是按中心意思划分。即每一段落安排一个中心意思,这个中心意思说完了,这个段落也就到此为止。一般来说,每一段落的开头,都有一句概括全段内容的话,称作“段旨”,带有提示每段内容的作用,其他文字都围绕“段旨”来展开,直到把一个中心意思表达完全。这种划分段落的方法,是一般公文中最常用的。
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1705195361 二是按条项内容划分。法规性公文中,常常分条列项来写,一条法规便是一个段落,并在每条每项前面标上序号,显得十分清楚。通用公文中,如通知等文种也常用这种方法,譬如,要通知五个事项,则可一项内容划分一段,也用序号标明。
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1705195363 三是按事物发展阶段划分。事物的发展是呈阶段性的,一项工作的开展也具有阶段性,在叙述这些事物的发展过程时,可将每一发展阶段划分为一个段落来写。如党的十四大报告,在阐述党的基本理论和基本路线的形成过程时,就是按照我们党对这一理论认识的发展阶段来划分段落的,阶段清楚,脉络分明。
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1705195365 2.衔接须自然
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1705195367 衔接是指层次之间、段落之间的连接和转换,起承上启下的作用。屋架梁柱的衔接靠木榫,公文的衔接靠过渡词、过渡句、过渡段。
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1705195369 过渡词:总之、因此、可是、相反、综上所述、由此可见等;
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1705195371 过渡句:“现将有关情况报告如下”、“下面分三个方面来说明”;
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1705195373 过渡段:一般用在较长的公文中,标志前后两段内容有较为明显的转换。
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1705195375 需要说明的是,并非所有的层次,段落之间都要过渡,有的就可以硬接硬转(请参看本书《硬接硬转》一文)。运用过渡手段进行衔接,在公文中常见于以下两种情况:
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1705195377 一是内容转换时需要过渡。在工作总结的写作中常有这种情况,前面讲了工作中取得的成绩,接着要说明工作上还存在的缺点和问题。成绩和缺点二者是对立的,因此上下文之间需要转折过渡。譬如,有个总结在讲了成绩之后,用了这样的过渡段来转换:“但是,在成绩面前我们应当清醒地看到,无论是领导工作上还是机关作风上,都存在着一些值得注意的问题,主要是……”这段话承上启下,使文章前后贯通。
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1705195379 二是由总括到分述时需要过渡。前面讲到总分法,在总的概括之后,分项叙述之前需要过渡一下,使上下文连贯起来。譬如,一篇关于发行四种金属人民币情况的报告,讲到发行工作中的问题时,先概括地说,“由于发行数量少,又不能兑换,外部单位、群众和银行内部不少同志都有意见。”在作了这样的总括之后,下面分项叙述了群众的四点意见,而在总括和分述之间,用了这样一句过渡句:“现将群众的主要反映汇报如下”,这一句话就将上面提到的“不少同志都有意见”,与下面列出的四条意见很自然地衔接在一起了。
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1705195381 3.照应
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