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典型性
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选用的材料应有代表性，是同一类材料中最拔尖的。典型事例在公文中可以发挥以小见大、以一当十的作用，不仅使观点更为鲜明突出，还可增强公文的说服力。譬如，毛泽东同志在《湖南农民运动考察报告》中，谈到农民运动时写道：“女人和穷人不能进祠堂吃酒的老例，也被打破。衡山白果地方的女子们，结队拥入祠堂，一屁股坐下便吃酒，族尊老爷们只好听她们的便。”这段话，把打破了封建枷锁的农村妇女无拘无束地进入祠堂吃酒的姿态，以及族尊老爷们在农民革命运动面前无可奈何的窘态，活灵活现地表现出来，给人以很深的印象。
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再看下面一个材料：
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顶风违纪，兴建超标准办公大楼。如安徽省安庆市下属的望江县，这个仅有10个乡镇的财政穷县，正副县长却有12名，去年财政净结余21万元，却花费5500万元兴建超豪华办公大楼。办公楼建筑面积达4.36万平方米，且装修豪华，可容纳2180个正县长办公，其建筑面积相当于8.5个美国白宫。
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上面这个材料够典型的，有力揭露了不顾财政实力和实际需求兴建豪华办公楼的问题。
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现实性
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选用的材料应是现实生活中的新材料。在当前加快改革开放的新形势下，要注意选择代表新思想、新事物、新情况、新典型、新问题的材料，特别是改革大潮中出现的那些为领导和群众所关心的“难点”“热点”“敏感点”的相关材料，具有更为强烈的现实性。把这些材料运用于公文之中，就可增强对社会实践的指导作用，因为你“拨动了社会上绷得最紧的弦”。
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3．用材须得法
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材料选定之后，还不能一字不差地放到公文中去，必须根据表达主旨的需要，进行一番剪裁加工，使之更好地说明观点。加工方法有以下几种：
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合并同类
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把说明同一个观点的几个材料归纳成一个材料。譬如，反映同一问题的几个统计材料，可以像合并同类项那样，将同类、同一口径的数字相加，综合成一个统计材料。有时，好几个材料反映的问题中，都不约而同地反映了同一类问题，则可将这类问题抽出来加以概括归纳。合并同类的好处是，可以将反映个别情况的材料，转化成带有综合性、全面性的材料，从而能够更有效地说明公文的观点。
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妥善剪裁
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不论是叙述事实还是分析问题，都不能平铺和堆砌材料，而要根据表达观点的需要，有详有略。所以，对那些内容很好而篇幅冗长的材料，就要进行剪裁。
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一是压缩。冗长的材料往往存在交待过详、议论太多、语言啰嗦等毛病，这就要采取摘取精华、删节字句的方法加以精简，使其详略合乎表达观点的需要。
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二是改写。就是改变写作角度，使材料更贴近观点。常有这种情况，一个材料单独看很好，但放进公文里总觉得不那么贴切。这是由于同个事例往往可以说明不同的问题。譬如，一个曾获得“全国优秀企业家”称号的厂长，被该厂职工代表大会罢免了。这个事实，第一，可以说明无论有多大功劳的改革家，如果今天停滞或倒退了，照样会被改革大潮所淘汰；第二，可以说明，企业民主管理得到加强，职工的民主意识提高。如果要用这个材料说明前一个问题，就应该从企业领导的角度去写；如果要说明后一个问题，就要从企业职工的角度去写。材料改变了角度，能更充分地支持公文的观点。
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文字修饰
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对材料要进行加工润色，提高材料的质量。譬如，一篇报告反映某些地区“政出多门”让企业为难时，原稿这样写：
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“企业的上级部门太多，只管生产计划指标，指标改来改去，越改越高，而上边给了好处，还不够他们争的，到了企业大打折扣，而企业的问题却没人管，有了困难他们推来推去……”
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这段话语言不够精炼，后经加工改为：
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“企业‘婆婆’太多，计划层层加码，物资层层剥皮，企业有了问题上边踢来踢去，有了困难没人来管。”
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这段话由于运用了群众语言，读起来生动，含意也很深刻，这就是对材料加工润色所起到的作用。
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二、构架·衔接·照应
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结构是一篇公文各个部分的布局安排和相互联系。古人将文章的结构比作房屋的间架，间架不正或不匀称，整座房子就盖不好，可见，结构安排得如何，对于公文的好坏关系极大。
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大家在写作之前，往往先要拉一个提纲，这个提纲就是公文结构的外在形式，它反映了作者思路的形成过程。有些内容比较单一的公文，在长期的实践中形成了固定的结构。如“批复”这个文种，其结构是：开头先说明收到了对方的请示，然后表示同意或不同意对方请示的事项，如果不同意，还要说明理由，最后用“此复”作结。这类公文，我们只要大体照此套用即可。但是，内容复杂的公文，结构上的变化比较多，就不能套用固定的“三段式”或“四段式”，而要依据主旨和材料确定。怎样安排好结构呢？要注意三个问题，即整体构架、段落衔接、内容照应。
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1．构架须严谨
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