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这些就是具体叙述。具体叙述能给人留下深刻的印象，因此能增强公文的说服力。具体叙述必须与概括叙述结合起来，才能使叙述的情况既全面又具体。
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概括叙述使人看到森林，而不必看清树木；而具体叙述使人看清树木，而看不到森林。我们比较下面两篇简报：
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蔗糖业存在的问题亟待解决
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××市×区是传统甘蔗产区，每年生产原料蔗上百万吨。但是今年以来甘蔗生产形势不好，为激发蔗农积极性，该市×区工委、管委做了大量工作，但仍存在不少问题亟待解决：一是蔗款未能及时到位，主要是受糖价下跌影响，制糖企业未能及时足额拨款到蔗农手中和按合同兑现调运化肥、蔗种款；二是个别乡镇村蔗干挪用下拨蔗款，几年前的蔗款还有少部分未到蔗农手中；三是蔗区水利基础设施还比较薄弱，如今年上半年干旱期长，导致部分蔗地被迫改种其他作物；四是受当前蔗价不稳定的影响，相当部分蔗农持观望怀疑态度；五是当前甘蔗绵蚜虫发展普遍，中耕施肥不平衔，中期甘蔗田间管理跟不上。
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制糖企业税费负担重
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三、个别地方政府及部门违规收取或到企业报销各种费用。如×县×糖业公司在2001-2002榨季，仅上交地、县两级有关部门的各种费用就高达237.8万元，占公司本榨季利润的11.76％。其中：×地区糖办收甘蔗发展基金10万元；×县蔗糖局收甘蔗发展基金40万元、“高产高糖”基金53万元、榨季指挥部经费12万元、奖励经费35万元、各级组织劳务费23.9万元；县政法委收执法队经费20万元、奖励费8.6万元；县委组织部等部门收取党政机关开发种蔗加价款25.48万元；县政府办公室报销购车款40万元。
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上面两篇都是与蔗糖生产有关的简报，显然前一篇用概括叙述的方法，阐述了该区蔗糖业生产存在的主要问题，使人看到问题的全貌，但看不到具体情况；后一篇主要是具体叙述了某糖业公司被地方部门违规收取大量费用的事实，但是看不到地方部门违规收费的总体情况。这就是概括叙述同具体叙述的区别。只有将二者有机结合起来，才能使人既看到森林又看清树木，这才是正确的叙述方法。
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议论
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议论就是讲道理，发表主张和看法的一种表达方式。公文的议论有这样的特点：其一，不是全面铺开、成篇大套地论述，而是穿插在某些段落中议论一下，或者用一个段落来专门议论，具有少而精的特点；其二，一般不需要进行推理和论证，可直接用现成的事理、依据和一说就明的道理进行议论。议论的方法，主要有这样两种：
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一是直接议论。就是用真实、典型和充分的事实材料，或用权威性的理论论据和方针政策的条文，来证明某种观点的正确或错误。譬如，毛泽东同志在《论反对日本帝国主义的策略》一文中，有这样一段议论：“再一个明显的例子，就是曾经和十九路军一道进攻江西的第二十六路军，不是在一九三一年十二月举行了宁都起义，变成了红军吗？宁都起义的领导者赵博生、董振堂等人成了坚决革命的同志。马占山在东三省的抗日行为，也是统治者营垒中的一个分裂。所有这些例子都指明：在日本炸弹的威力圈及于全中国的时候，敌人营垒会发生分裂的。”
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这段议论，就是用了几个典型事实，直接有力地证明了“敌人阵营正在发生分裂”这样一个论点。
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二是间接议论。就是不用论据去直接证明论点，而假设一个与之相排斥的论点，然后证明假设的论点是假的，那么已有的论点就是真的了。这种方法也叫反证法。譬如，在党的十一届三中全会的公报中，有这样一段论述：“如果没有他的卓越领导，没有毛泽东思想，中国革命有极大的可能到现在还没有胜利，那样中国人民就还在帝国主义、封建主义、官僚资本主义的反动统治之下，我们党就还在黑暗中苦斗。”这段话中的两个“没有”就是两个假设，而中国革命的历史早已证明了这两个假设是不存在的，所以反证过来，只有在毛泽东的卓越领导下，在毛泽东思想的指引下，中国革命才能胜利。
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说明
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说明，是指对事物、事理和人物所作的介绍和解说。公文中使用说明的地方较多，如对方针政策及各种法规、规章的表达，对发生的事件、出现的问题进行阐述。说明的文字，必须言简意赅，只要能把事物或人物的主要情况和特点说清楚，文字则要尽可能地少。公文中的说明方法，常用的有以下几种：
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一是定义说明。即用简练的文字将事物的本质概括出来，使读者有一个比较明确的概念。譬如：“农村经济结构是农、副、工商、运输业的综合经济。”这就是下定义的说明方法。
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二是注释说明。即对事物的定义或事情的道理进行翔实、全面的解说。譬如，《中华人民共和国海关法》第57条中有这样一段说明文字：“‘过境、转运和通运货物’，是指由境外启运，通过中国境内继续运往境外的货物。其中，通过境内陆路运输的，称‘过境货物’；在境内设立海关的地点换装运输工具，而不通过境内陆路运输的，称‘转运货物’；由船舶、航空器转运进境并由原装运输工具载运出境的，称‘通运货物’。”
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这一段文字中，第一句是定义说明，从“其中”以后，都是注释说明，对“过境货物”、“转运货物”、“通运货物”进行分类解说，这样就不会发生任何歧义。
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三是比较说明。就是把两种相同或不同的事物、现象加以比较，来说明事物的特征或区别。同类事物的比较，如“太平洋是世界上最大的洋。它的面积有一亿八千多平方公里，差不多等于其他三个大洋的总和，比最小的北冰洋大十四倍。”这样一比较，太平洋“最大”的这一特征就十分鲜明了。
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四是引用说明。即引用一些资料来说明事物的特点。如用数据、图表等加以说明，使读者获得具体切实的印象和答案。譬如一篇说明噪声污染严重的调查报告，引用了这样一些数字：“1978年向北京市环境保护办公室告状的噪声案件，占了全部污染案的百分之四十一；而上海，竟达到百分之五十。据统计，我国大概有数百万甚至上千万工人，在有害的噪声环境中工作，有千万居民，日夜受到噪声的严重干扰。”
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这段文字中，前面两个数字是确切数字，后面的是估计数字。因为受噪声污染的人员经常发生变换，如果用确切数字表示出来，反而不真实了。
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描写和抒情
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描写和抒情是文学写作中广泛运用的表达方式，但在公文写作中，它们不是常用的表达方式，不能多用，有些文种基本不用。
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公文中的描写，主要是对一些事件、事实进行简约的描绘与刻画，给人以有声、有色、有形的感觉。如一篇关于农村文化工作的调查报告，用了这样一段描写：“有一次，县委书记夜晚十点钟经过一个偏僻的大队，看到打谷场上正在放映电影。时值隆冬，正下着雪，但一千多个农民顶风冒雪、聚精会神地看着电影。”这段话里的“正下着雪”、“顶风冒雪”、“聚精会神”都是如实的描写，使读者对农民渴求文化生活的状况有了形象的感受，从而增强了这篇报告的感染力量。
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公文中运用描写的手法，要注意两点：一是应加以控制，区别使用。描写的手法主要用于非法定公文，如调查报告、总结、简报、信息、典型材料中，法定公文中，如意见、通知、决议、决定、请示、批复等公文中，一般是不能用描写手法的。二是要适当运用描写的方法。不能采用文艺作品那种精雕细琢、浓彩重墨的方法，应采用白描的方法，粗线条勾勒，与叙述结合在一起，来增强语言的形象性。
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