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秘书人员有了对事物的正确认识之后，如果缺乏较强的文字表述能力，不能娴熟运用公文语言完成“意—文”的转化，不能将高深的认识准确、完美地付诸于文字，写作仍然会是功败垂成。文字表述能力的高低，往往决定了文章写作的成败。如，修订前的《证券法》第89条规定：以协议方式收购上市公司时，达成协议后收购方必须予以公告，“在未作出公告前不得履行收购协议”。引号内的表述是一个明显错误。《证券法》起草者的本意是，收购协议在公告以后才能履行，所以正确的表述是：“在作出公告前不得履行收购协议”，或者“未作公告不得履行收购协议”。这种错误就是起草者文字表述不严密造成的。
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文字表述能力依赖于缜密的思维、娴熟的语法技巧、丰富的词汇以及反复地推敲修改。要具备这些能力，从多数人的经验看，只有下“笨”功夫：即大量阅读和多写多练，一是积累词汇和知识，一是积累写作经验。俗话说，厚积言有物，勤练笔生花。有许多文笔很好的人，学历并不高，如毛泽东、鲁迅都没读过大学，但是他们读书面之广、知识之渊博，很少有人能与之相比。日本友人长尾景和写过一篇回忆文章，说和鲁迅谈了一次话，发现“就是五个日本博士结合在一起，也不会知道这么多”。鲁迅的文章写得深邃、透彻，令人叹为观止，与他博览群书是分不开的。“读书破万卷，下笔如有神”，这是杜甫总结出的写好文章的千古诀窍。然而，有的人读破了万卷也不见得下笔就有神。所以还得有悟性，读人家的文章，会领悟人家的写作方法，达到“理有所本，体有所摹，语有所取”的目的，特别是通过大量阅读培养自己准确的语感，慢慢地就会越写越好了。“读”和“练”，“练”是根本。清代文学家唐彪说：“读十篇不如作一篇。”在阅读的基础上，必须坚持经常练笔，逐渐摸索出公文写作的思路和方法。这就如同学游泳，站在岸上不下水，一辈子学不会。
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除此之外，还要掌握公文语言的特点，才能写得一手好公文。公文是办理公务的工具，在长期充当这种工具的过程中，形成了自己区别于其它文体的语言特点。从事公文写作，必须熟悉它的特殊表述方式，掌握公文的语言要求，不断提高运用公文语言的表达能力，这是写好公文的前提和基础。我曾听到一个局办公室主任讲，他那个办公室新调来一位民大文学系的本科生，不久，局里要制发一份通报，表彰某区一位老局长拒腐蚀、永不沾的事迹。主任把有关材料交给这位本科生来起草通报，没想到第二天就交了稿。主任拿起稿子一看，只见开头写道：“嘭！嘭！嘭！一阵敲门声传来，打断了××局长的文思，他拉开办公室的门，只见一位厂长模样的人风风火火走进来，张嘴便问：‘您就是××局长吗？’……显然，这位大学生不了解公文语言的特点，用写文学语言来写，便成了这个样子。公文语言最主要的特点，就是庄重、准确、简明、平实。庄重，就是用语端庄、稳重，格调文明典雅；准确，就是语言表义准确贴切，不模糊，不产生歧义；平实，就是用语平易、朴实、质朴，既不着意渲染烘托，也不含蓄委婉；简明，就是言简而意明，用最少的语言，清楚表达最丰富的内容。这四个特点，本书另有详尽解说，这里不再赘述。总之，准确地掌握公文语言的基本特点，是机关工作人员提高公文写作水平首先要突破的关口，不出上述那样“嘭！嘭！嘭”的笑话；首要关口突破后，再加以熟练和升华，就能在公文写作中做到得心应手。
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品味公文：公文写作大手笔练就之道 22 高帽与长靴
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高帽长靴，中外皆有。拿帽子来说，中国古代官员的峨冠，英国绅士的礼帽，以及阴府无常鬼的尖帽，均属高帽一类。登峰造极的，当为“文化大革命”中所谓“牛鬼蛇神”们戴的三四尺长的纸帽罢。然而，本文所说的高帽和长靴，是指公文中冗长无当的开头和尾大不掉的结语。
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开头、结尾必须与文章的规模相称。大题目，长文章，开头结尾的气派就要大一点，篇幅就要长一些；小题目，短文章，就要精练灵巧一些。如同人一样，小头小脚，你不能给他戴一顶大帽子，穿一双大鞋子。但是在公文写作中，不时遇到这种顶高帽、拖长靴的现象，下面分别来说。
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一、并非所有公文都适合顶高帽
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开头是公文的重要组成部分。好的开头，就像歌唱家唱出的第一个音调，能把人牢牢吸引住。有些公文的开头却写得冗长繁杂、言不及义，看了令人头痛。古代有个博士卖驴的笑话，写卖驴告示，竟“书卷三纸，不见‘驴’字”（《随园诗话》）。上面所说的某些公文开头，虽未有其甚，但谓之“戴高帽”，并未言过其实。
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开头戴高帽有如下几种表现：
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1．背景叙述过多
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开头中对背景的叙述，是为了说明和突出公文的主旨。但若叙述不得法，交代过详，就有害于主旨的表达。请看这篇《关于加强党校工作若干问题的决定》的开头：
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党的十三届四中全会以来，局党组按照中央、市委关于加强党的建设和党校工作的一系列文件精神，不断采取措施，加强局党校工作，明确提出了党校的办学方向，把党校培训的重点及时转到了干部的马克思主义理论教育上来，调整和加强了党校的领导班子，改进了党校的领导体制，实行了党委领导下的校长负责制，加强了思想政治工作，使党员领导干部培训、轮训工作及党校其他各项工作，呈现出新的局面。最近，市委又召开了全市党校工作会议，检查贯彻落实中央关于加强党校工作通知的情况，进一步明确了办好全市各级各类党校的任务。为了认真落实全市党校工作会议精神，切实加强局党校工作，现就有关进一步办好局党校工作的若干问题，作出如下决定：……
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这个决定的主旨是贯彻全市党校工作会议精神，就进一步办好局党校作出若干决定。那么，开头就该紧紧围绕这个主旨来写，写清楚作出这个决定的目的和意义。而实际上，这个开头却用了一多半的篇幅，叙述几年来局党组加强党校工作采取的措施，这个背景情况不仅过于详细，而且使人产生疑问：既然几年来已经采取措施加强了党校工作，为何还要再作出这个加强党校工作的决定呢？是不是多此一举呀？这样的开头，不能不说是失败的。
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2．套话、虚话多
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在开头中没有必要地重复上级精神，过多地强调某件工作的意义，写了许多没有实在内容的话，这都造成了开头冗长的毛病。请看下面一篇关于贯彻中央文件情况的自查报告的开头部分：
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北京市××工作委员会：
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《中共中央关于加强和改善党对工会、共青团、妇联工作领导的通知》（中发1989年12号文件）对加强和改善当前和今后一段时期工会、共青团工作提出了一系列重要措施，是新的历史时期党指导工会、共青团工作的纲领性文件。为了切实加强和改善我厂各级党组织对工会、共青团工作的领导，充分发挥群众组织的作用，保证党的各项路线、方针、政策的贯彻执行，推动工厂两个文明建设的发展，根据北京市××工委关于对中发1989年12号文件检查的安排意见，我厂认真进行了自查。现将自查情况报告如下：……
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这个开头虽然不长，但是其中的多余成份是显而易见的。首先，这是向上级报送的报告，所以，第一句用来说明中央12号文件重要性的话是可以不写的，因为这些道理上级是很清楚的。其次，第二句话（“为了切实加强……推动工厂两个文明建设的发展”），与进行自查工作关联不大，而且全是套话，也是可以不写的。删改后，开头只用一句话就足够了：
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根据北京市××工委关于对中发〔1989〕12号文件落实情况进行检查的安排意见，我厂认真进行了自查，现将检查情况报告如下：
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3．引据过多
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不少公文需要在开头部分说明制发这一文件的依据，这种说明应当少而精。但是有些公文的开头，将所有的依据不加选择地统统写上，造成开头冗长。请看下面某区政府一篇通知的开头：
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为了认真整顿税收秩序，保证国家税收任务的完成，根据《国务院关于整顿税收秩序加强税收管理的决定》、《国务院办公厅转发国家税务局关于清理整顿和严格控制减免税意见的通知》和《国务院办公厅关于各部门配合税务机关加强税收征管工作的通知》，以及《××市人民政府转发国务院关于整顿税收秩序加强税收管理的决定的通知》，结合我区实际情况，提出如下要求，请一并贯彻执行。
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这个开头几乎全是文件的标题，从国务院文件、国务院办公厅文件，一直引到市人民政府的文件。其实这样引用是完全不必要的。做为区政府的文件，只要引用直接上级领导——市政府的文件为根据就可以了，因为市政府文件是依据国务院、国务院办公厅的相关文件制定的，囊括了国务院文件的精神。克服这种引据过多的毛病，就要注意对引据加以选择，在若干个有关的根据中，找出最直接（一般是直接上级领导机关）的根据进行引用，这样才是妥当的。
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