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4．叙述情况过细
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公文的开头应具有较高的概括性，如工作总结的开头，寥寥数语就将工作完成的情况写出来。但是有的工作总结，开头部分概括不够，写得过于具体，不仅罗列了大量的数字，而且一年中的各项工作都要点一句，结果开头部分写了七八百字。
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以上分析了四种开头“戴高帽”的表现。造成开头冗长的根本原因，在于作者对公文开头的基本要求不明了。那么公文开头的基本要求是什么呢？下面从如何克服开头冗长的方面讲三点：
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一是开门见山，就是一下笔便将公文的意图告诉读者，使读者看了开头就明晓全篇的大意。如下面一篇通知的开头，首语入题，直达明快。
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教育部关于做为2000年普通高等学校招生工作的通知
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为做好2000年普通高等学校招生工作，现就有关事项通知如下：
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二是紧扣全文。开头必须与全文的内容紧密相扣，不节外生枝，不写无关或关联不大的内容，才能使开头短小精悍。下面一篇关于开展某项活动的通知开头，就写得十分紧凑简明。
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今年3月4日至7日，全区将开展“学雷锋、迎亚运”义务劳动和宣传日活动，以配合全市的统一行动。现将具体安排通知如下。
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三是概括凝练。开头的写作应采用概括叙述的方法，特别是调查报告、工作总结、工作报告这类反映情况的公文，在总结成绩、分析问题产生的背景或阐述形势时，都要注意从宏观上、总体上作高度的概括。如下面一篇报告的开头，对某市加强企业领导班子建设的情况作了这样的概括：
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今年以来，市委坚持“配好班子出生产力”的指导思想，对全市149户国有大中型企业领导班子作了考核调整，共调整干部610人，占企业领导干部总数的33.6％，其中被撤职、降职的占13.3％，从组织上加强了企业领导班子建设。现将有关情况报告如下：
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二、公文的结尾要无话则止
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公文的结尾要“止于所当止”，有话则说，无话则止。如果主体部分已将意思表达完整了，就没有必要硬加个结尾。事实上，相当一部分公文就没有结尾部分，也不能说它们的结构不完整。
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有些公文，如决定、决议、报告、通报、总结、讲话稿等，一般都要有结尾部分，这部分一定要写得精炼实在，而不能空洞冗长。特别是那种喊口号、唱高调的“长靴”式结尾，譬如以下两种，是应力戒的。
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1．豪言壮语式
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有的同志认为，古人提倡文章要“凤头”、“豹尾”，所谓豹尾就是结尾要有力量，就要讲些带劲的话。于是，结尾变成了一堆漂亮词藻。在会议报告、工作总结等类公文中，常常出现这种毛病。请看下面一篇工作总结的结尾：
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展望新的一年，我们充满信心。全局广大党员干部和群众，一定更加振奋精神，解放思想，把握机遇，勇闯难关，换新思路，写大手笔，创新局面，迈大步伐，使我局的改革开放和经济建设迈上一个新的台阶，迎接党的十四大和市第七次党代会的胜利召开！
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这个结尾旨在表达一种必胜的决心，但是靠一堆豪言壮语来表达是不妥的。须知，看你有没有决心，不是看空喊口号，而是看有没有具体切实的奋斗目标，有没有扎实有效的措施办法。所以应从这些方面下功夫，才能使结尾真正达到鼓舞人心的效果。
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2．一般号召式
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决议、大会报告等公文的结尾，常常采用号召式，对与会同志或所属的单位提出一些希望。但是号召也需要有实实在在的内容，以便落实和检查。如果仅仅提出一般号召，这样的结尾是起不到应有效果的。请看下面一篇决定的结尾：
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各级领导要不断提高思想认识，努力从文山会海和琐碎事务中解脱出来，走出机关深入基层，调查研究解决问题，少说空话，多办实事，转变作风，提高效率，为加快全区经济建设的步伐而努力。
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这个结尾的中心意思是号召下级机关转变作风，但是提出的要求比较虚，下面做也可以不做也可以，没有具体的检查标准，只能流于形式。这种一般号召式的结尾、可要可不要的结尾，倒不如不写。
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怎样克服结尾空泛冗长的弊端呢？
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一是结尾中提出的要求应写得实实在在。“希望式”或“要求式”结尾，提出的要求应该让人看得见、摸得着，不能尽是原则话。请看下面一篇通知的结尾，就写得比较实在。
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关心教育下一代需要各有关部门发挥行业优势，齐抓共教。省教育、劳动、人事、司法、老干部部门和老龄委、团委、妇联、工会等党群组织，要主动与关心下一代工委协作配合，在今年底以前扎实认真地办一两件实事，帮助解决二两个实际困难，通过各行各业和关心下一代工委的共同努力，把我省关心下一代的工作搞得更好。
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二是结尾要有新意，不要陈词滥调。强调式结尾，往往要进行议论，阐述某个问题的重要性或重大意义，以加深读者的印象。这种议论一定要讲出点新的东西来，才能具有启迪作用。请看下面一篇讲话稿的结尾：
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