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一是尽量用短句而不用长句。句子过长，念起来费劲，意思也不易把握。如这样一句话：
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各乡镇党委和政府及经济联合社把组织领导干部参加和帮助村合作社开好这次社员大会或社员代表大会作为密切联系群众和听取群众意见、了解基层情况和解决群众要求的一种好形式。
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这一句话八十个字，中间只有一个标点符号，念完了真要上气不接下气。无怪于陈毅同志写打油诗批评这种现象：“长句硬如铁，念完要吐血。”上面例句的毛病在于中间没有停顿，如果把这句话断成五部分，读起来就省劲了，意思也好懂了。改后为：
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各乡镇、党委和经济联合社的领导干部，充分利用村合作社的社员代表大会这种形式，听取群众意见，了解基层工作情况，解决群众的实际问题。
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二是尽量用正装句而不用倒装句。按主谓宾的正常顺序组成的句子叫正装句，如“我批评了小王”。如果将宾语前置，就成了倒装句，如：“我对小王进行了批评。”倒装句必须要加上“对……进行……”之类的辅助词句，因此使句子加长，念起来也拗口。如下面一篇简报中的一段话：
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公司党委获悉司机×××撞伤一名赶车的社员后，当晚就对这个问题开会进行了研究。会上决定对×××要进行批评教育，并决定派人到××村对受伤的社员进行慰问，对其所受的损失进行赔偿，同时通报全体职工，对大家进行一次安全教育。
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这段不长的文字却用了五个倒装句、五个“进行”，实在没有必要。如将“对这个问题进行了研究”改为“研究了这个问题”“对×××要进行批评教育”改为“批评和教育了×××”，“对受伤的社员进行慰问”改为“慰问了受伤的社员”等等，既简化了句式，节省了文字，读起来也顺口了。
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三是尽量用双音词而少用单音词。由于单音词声音短促，所以念起来缺少节奏感，又不易使听众听清楚。而双音词声音较长，念起来有抑扬顿挫之感，给听众的印象较深。因此，写公文时尽量使用双音词，就能够琅琅上口。比如，“已”要写成“已经”；“如”要写成“如果”；“应”要写成“应该”；“但”要写成“但是”等等。
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要将公文写得易于上口，还要注意语言生动感人，运用一些必要的修辞手法。古人讲，字怕悬，文怕念。写完后多朗读几遍，遇到觉得拗口、不入耳的语句就立刻修改过来，直到念得顺畅为止，这样才能达到上口的要求。
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晋朝孙绰作《天台山赋》后，拿给他的朋友说：“卿试掷地，当作金石声。”文字可以作为金石之声，其精美动人可想而知。或许今天的公文也应上承古人的传统，做到篇篇掷地有声罢。
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品味公文：公文写作大手笔练就之道 29 从八股文说起
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提起八股文，大家都嗤之以鼻，视之为坏文风的鼻祖；批评文风的文章，也总要刨出它来陪绑。可是，若问八股文是何模样，恐怕真正见过读过的人不多。八股文被清政府废止，至今已经一百多年了，当年摆满读书人家案头的八股文选本，现已极难看到。难怪它的模样少为人知。
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那么，八股文是一种什么样的文章呢？严格地说，它不是一般应用文章，而是明清时期用于科举考试的一种文体，所以又称八股试帖。由于这种文体除开头部分和结尾外，中间主体部分由起二股、中二股、后二股、束二股组成，共八股，所以叫“八股文”。明清科举考试的内容，主要是八股文、诗赋、策论等，而八股考试是重头戏。如，秀才考试通常要考三篇八股文，童生考试要考五篇以上的八股文。因此明清科举常被称为“八股取士”。
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八股文内容陈腐、形式僵死，除科举应试外，别无任何用处。所以过去读书人学习八股文，只是把它当成敲门砖，一旦考取功名，敲门砖就被扔在一边，从此再也不去理它。明朝后七子之一的王世贞就说：“科举章程之业，一旦取甲第，遂厌弃其事。”八股取士最可恶的是，为学会这毫无用处的文体，耗尽士子精力，造出一批孤陋寡闻之辈，败坏人才，使国家所取之士，不少人仅会写写八股玩弄文字而已。清代著名学者颜元深刻指出：八股取士造成“所学非所用，所用非所学，且学正坏其所用，用正背其所学，以致天下无办事之官，庙堂少经济之臣。”八股文真是既无用又有害。
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从另一方面看，八股文也有一个产生、发展直到衰落、灭亡的过程，这前后共五百余年。1370年，明朝廷始定八股程式。作为一种科考文体，兴起初期毕竟也训练了人们认题、破题、承题、释题的能力；它对字数的严格限定，训练了人们锻词炼句的能力。所以在明代八股文多受称颂，当时的文章顶尖高手，如行文质朴简洁的王鏊、唐顺之、归有光等，均是八股大家，著有八股文选本。
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到了明代末年，八股文渐渐形成华丽浮糜文风，弊端显露。清承明制，继续以八股进行科考，八股文的弊端充分显露。特别是八股文使用四六骈文，满人很不习惯，以致康熙皇帝下令取消八股考试。但八股取士毕竟是一种统治工具，没过几年又被康熙拾起来，但做了一些改革，如明令取消八股文中使用浮糜骈体的陋习，推行质朴文风；雍正还降旨要求八股文要“清真雅正，理法兼备”。所以乾隆以前出现方苞、袁枚一批能写一手好的八股文章的八股大家，文章比较深刻，文字也雅正流畅，连那一时期的公文，也少有八股痕迹。然而，由于数百年的积陋，清廷已无法挽回八股文的颓势，它的败坏腐烂已成定局，终于在清朝覆灭之前寿终正寝。
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今天已然见不到八股文了，但它对文风的坏影响犹存。早在1942年，毛泽东就笔伐了八股余毒——洋八股、党八股，这些新八股甚至比老八股还八股，起码八股文并没有开中药铺，也没那样长。毛泽东说，这是我们一些人的创造。时至今日，新八股并没有像毛泽东所预言的“被彻底抛弃”，党八股的八条罪状，除第二条（装腔作势，借以吓人）外，其他几条，如空话连篇，言之无物，无的放矢，不看对象，语言无味，像个瘪三，甲乙丙丁，开中药铺，下笔千言，离题万里等等毛病，在当今的公文中仍不少见。其中，老八股的影响比较深的，如内容陈旧，空洞无物；形式板滞，限制思想等，尤其为甚。下面作些具体分析。
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其一，八股文内容上的陈腐和空洞无物，对公文的影响。
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旧时八股文有严格规定，文章中不能有自己的见解，必须“代圣贤立言”，不但内容要体现儒家的思想观点，而且行文还要“入口气”，即模仿古代圣贤的口吻。但是，圣贤之言毕竟有限，到了后期的八股文，由于八股文题大都作尽，圣贤之言也都嚼烂，士子只有“剽窃陈言，雷同肤廓”，结果通篇腐词滥调，空洞无物，变得毫无用处。八股文之所以灭亡，就因为它毫无用处了。
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今天，那种老生常谈、言之无物，发了、报了不管用的公文仍“我行我素”。笔者在某市委办公厅工作时，从1985年起处理过八年各单位报送的工作报告，大概总有五六千份吧，相当一部分报告都是官样文章，内容一般化、大路货，对领导机关具有参考价值的不足一半，特别是年度工作总结报告，有价值的还不到三分之一。这些报告能送主要领导同志阅批的就更少了，被领导批示的简直如凤毛麟角。为了改变这种状况，有一段时间，办公厅每年发文通报各单位报送公文存在的问题，然而情况未有明显好转。这种不良文风恐怕不是一个地方、一个阶段的问题。
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造成公文的空洞无物，源头自是在八股，然而也有形式主义的工作作风造成的。如，这些年形成一种工作惯例，上级发一个文件，下级必须在数日内发个同样文件，才算是“认真贯彻”了；上级部署一项工作，下级必须在一两天内报告贯彻情况，才算是“坚决执行”了。譬如，中央发了《关于加强精神文明建设的决定》后，没几日，不少省、市、地、县也都下发了同样的文件，连标题都一字不差。这样造成为赶形势追浪潮而发文，有些领导为了不落在其他单位后面，争分夺秒抢发文件，甚至上级的文件还没有发下来，电台刚刚广播过，就让秘书们准备写贯彻落实情况的报告。这样，秘书们根本没有时间对本单位的实际情况作认真的调查研究，只靠着一份上级红头文件和领导几句指示，硬着头皮去写报告、发通知，于是只好照着上级文件依样画葫芦，生搬硬套，机械模仿，甚至改头换面，整段抄录，使得文件里尽是大道理、空口号、原则要求。我听内蒙古自治区的朋友告诉我，中央一有重要精神，他们领导就要求务必当天上报学习体会和基层的反应，不能隔夜。遇到中央重要精神在晚间新闻联播播出时，逼得他们只好自己编学习体会，写到基层的反应时，也是胡编人名，什么“草原牧民巴特尔高兴地说：……”，草原上没有门牌号码，“巴特尔”又是个大姓，谁去核对呀。试想，这样的公文报上去怎能有参考价值，发下去怎能管用。因此，必须改变这种形式主义的做法。作为上级机关，不能要求上下文件“对口”，也不能以下级发没发文、报告没报告作为贯彻没贯彻的标准；下级机关贯彻上级指示，是否要以发文的形式来贯彻，何时报告贯彻执行情况，都须从本单位实际出发，切不可为向上级表功而作虚功。
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又如，制发公文存在贪大求全，好搞“纲领性文件”的问题。有的人写公文，总爱写得非常全面，哪一方面、哪一点没有说到就不放心，生怕别人有意见，结果有用没用的都写上，令公文臃肿不堪，实在要不得。公文具有很强的时效性，无论是部署工作还是发布政令，都应着眼于当前的事情，否则最好不采用公文的形式。同时，开展工作总有个轻重缓急，一件工作总有个阶段性，不可能各阶段同时推开。所以公文内容必须有侧重点，不能面面俱到，贪大求全，把什么都说到了。天下的事情是说不全的，自古以来“文不求全”，区区一份公文为何非要写得全而又全呢？其实，有些洋洋万言、“全面论述”“高度概括”的红头文件，倒是效率最差、最不管用的公文。
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造成公文贪大求全还有一个原因，就是有些领导不恰当地追求所谓“人过留言”，不顾实际需要，一上任就要在各个方面、各项工作上树立起自己的一套理论观点。这样造成“纲领性文件”满天飞，上面一个大纲领，下面一个小纲领。可是，纲领性文件发了一个又一个，有的问题不但没解决，反而越来越严重。事实证明，那些一事一文，内容具体明确，有很强的可操作性，易于执行又易于检查的文件，其效用倒是很强，确能解决问题。当然，指导全局的纲领性文件也很需要，但不宜层层都搞。
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