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3．灵活多样的公文种类
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从东京都的公文来看，它的公文种类与我国大致相当，但其法定公文种类比我们多一些。我国近年经中共中央、国务院办公厅正式规定的公文种类，主要是规章、指示、知照、报请四大类公文，共18个文种。东京都1967年颁布的《东京都公文规程》中规定，公文共十一类，即：例规文、议案文、公布文、告示文、训令文、指令文、通知文、表彰文、证明文、契约文、不定形文。具体文种有20多个（不包括“不定形文”），如：条例、规则、训令、议案、告示、公告（公报）、决定、通知、依命通达、申请、照会、回复、表彰文、感谢状、赏状、褒状、证明书、证书、契约书、协定书等。这些文种有以下几个特点：
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第一，法定公文种类比我国多，如证明文、契约文等。我国虽有这类应用文体，但不是法定公文。
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第二，在明确规定的二十几个文种之外，还规定了一种“不定形文”，即没有固定的文种名称和格式的公文，若行文中确有需要，也可以使用。由此可见，日本同行在选用文种上相当灵活，与我们大不相同。
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第三，报请类文种少。我国机关、企业常用的“报告”，东京都的公文种类中没有；我们常用的“请示”，东京都虽然有“申请”这样类似的文种，却将它列入“通知文”中。据石村课长讲，东京都各局、部，向上级报告情况是经常发生的，写起来很随便，没有固定的格式。这类公文大概可列在“不定形文”中吧。
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4．公文标题及其他差异
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以我国的标准衡量，日本公文的标题应算是非规范性标题。其标题一是没有发文机关名称，二是除了规程、规则之外，一般也不写文种。如：《东京都文书保存委托要领》。这种标题写法，虽然不如我国“三要素”式公文标题来得规范，但却因此省去一些文字，标题较为简洁，多在15个字以内。
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东京都公文标题中不写文种，如何体现公文种类呢？据我观察，似有三种体现方式：
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一是在公文标题的后面加括号注明文种，如：
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《条例立案的资料交付问题》（通知）
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二是在公文标题的左上方或右下方注明文种，如注明：“训令甲第一九七号”、“总务局长通知”等。
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三是直接在标题中写明文种，如：《东京都公印规程》。也有的公文自头至尾没有任何地方注明文种，这时只有根据它的具体内容和用途去归类了。这种方法，使受文者分辨文种时较为费力，自然不如我国在标题中一律写明文种的方法高明。可是话又说回来，如果一篇公文的标题和内容写得十分清楚明白，受文者知不知晓文种又有多大意义呢？
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两国公文还有几处较明显的差异，主要是：
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（1）主送机关的范围不同。
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我国公文一般是按照级别下发的，主送机关相对固定，如，地师级为一个系列，县团级为一个系列等。东京都的公文是按需发送的，需要谁执行、谁了解就发给谁，所以主送机关是不确定的。应该说，这两种方法各有利弊。按级别发送公文，势必造成一些并不需要执行和了解文件内容的单位，仍要收受、阅读和保管这些文件，从而产生“文山”等效率不高的问题。但对于发送文件的机要部门来说，这种方法便于发放和回收。
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按需发送公文，虽然避免了“撒大网”的弊端，但由于每份文件的发放范围都不一样，给发放工作增添了麻烦。实事求是地讲，后者的利要大于弊，所以1990年前后中央办公厅也曾发文要改革公文发送办法，拟采用按需发送方法，各地办公厅也着手作了研究。但不知何因，此项改革最终不了了之。今后，随着公文实效性、针对性进一步增强，这个问题肯定会再次提上议事日程。
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（2）“成文日期”的标注位置不同。
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我国公文的成文日期一般放在正文之后落款处，个别文种放在标题下方居中处。东京都公文的成文日期放在前面，除“告示”之外，一般标在公文题目的右下方，十分醒目，同时在成文日期的下方标注发文字号。
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（3）“发文机关”标注位置不同。
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我国的公文，发文机关名称一律用套红大字印在首页上端，十分显赫，而且还在标题、落款上多次再现。东京都公文，无论是以东京都知事名义发出的，还是以某机关名义发出的，都标注在公文标题下方一定位置上，且标题、落款上不再重复出现。东京都公文一般无落款、阅读范围、主题词、印刷版记等，秘级的规定也与我国不相同。这些格式细节，由于受两国历史传统和执政者习惯做法的影响，差异是必然的。我们应从这些差异中作出科学的选择，使我们的公文愈臻完善。冒昧地说，我对我国有关文件规定的发文机关名称须在版头、标题、落款上三次出现这个问题颇有疑问，这种重复是否确有必要？值得研究。
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5．科长可以决定公文的起草
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一份公文需不需要起草，谁来决定？我们机关一般是由领导同志授意或会议作出决定，再由秘书人员起草。东京都的程序恰好相反，如果一名低级职员认为有必要起草一份公文，只要经系长（相当于我国的科长）同意，就可以着手起草。石村课长介绍说，我们这里最基层是系，因此公文起草不起草，由系长决定。当然，最后批准下发，还要经过一系列程序。经系长决定起草的公文，如果上级认为不妥，可以撤销这份公文。但是这种情况极少出现，因为系长与他的上司经常通气。
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从东京都“公文运转单”来看，公文的审批是很严格的。东京都厅内，每个系、课（相当于我国的科、处）都设一名文书主任，专门负责文书审查和保管工作。一份公文起草后，经系文书主任审查，并由系长审议后，报给课文书主任审查，再送课长审议；然后报给局（部）长审议。部门审议通过之后，报总务局文书课长审查，最后报总务局长、副知事审批。公文顺利通过这样一串程序后，才能盖印下发。
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这种自下而上的撰制公文的机制，一是提高了公文的实效性，由于基层比较了解实际工作需要，使公文的生成及具体内容较有针对性，又切合实际。二是调动了一般职员参与决策的积极性，使机关工作更具活力。
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6．暗道式公文传递系统
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