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1705198821 3.灵活多样的公文种类
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1705198823 从东京都的公文来看,它的公文种类与我国大致相当,但其法定公文种类比我们多一些。我国近年经中共中央、国务院办公厅正式规定的公文种类,主要是规章、指示、知照、报请四大类公文,共18个文种。东京都1967年颁布的《东京都公文规程》中规定,公文共十一类,即:例规文、议案文、公布文、告示文、训令文、指令文、通知文、表彰文、证明文、契约文、不定形文。具体文种有20多个(不包括“不定形文”),如:条例、规则、训令、议案、告示、公告(公报)、决定、通知、依命通达、申请、照会、回复、表彰文、感谢状、赏状、褒状、证明书、证书、契约书、协定书等。这些文种有以下几个特点:
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1705198825 第一,法定公文种类比我国多,如证明文、契约文等。我国虽有这类应用文体,但不是法定公文。
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1705198827 第二,在明确规定的二十几个文种之外,还规定了一种“不定形文”,即没有固定的文种名称和格式的公文,若行文中确有需要,也可以使用。由此可见,日本同行在选用文种上相当灵活,与我们大不相同。
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1705198829 第三,报请类文种少。我国机关、企业常用的“报告”,东京都的公文种类中没有;我们常用的“请示”,东京都虽然有“申请”这样类似的文种,却将它列入“通知文”中。据石村课长讲,东京都各局、部,向上级报告情况是经常发生的,写起来很随便,没有固定的格式。这类公文大概可列在“不定形文”中吧。
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1705198831 4.公文标题及其他差异
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1705198833 以我国的标准衡量,日本公文的标题应算是非规范性标题。其标题一是没有发文机关名称,二是除了规程、规则之外,一般也不写文种。如:《东京都文书保存委托要领》。这种标题写法,虽然不如我国“三要素”式公文标题来得规范,但却因此省去一些文字,标题较为简洁,多在15个字以内。
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1705198835 东京都公文标题中不写文种,如何体现公文种类呢?据我观察,似有三种体现方式:
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1705198837 一是在公文标题的后面加括号注明文种,如:
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1705198839 《条例立案的资料交付问题》(通知)
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1705198841 二是在公文标题的左上方或右下方注明文种,如注明:“训令甲第一九七号”、“总务局长通知”等。
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1705198843 三是直接在标题中写明文种,如:《东京都公印规程》。也有的公文自头至尾没有任何地方注明文种,这时只有根据它的具体内容和用途去归类了。这种方法,使受文者分辨文种时较为费力,自然不如我国在标题中一律写明文种的方法高明。可是话又说回来,如果一篇公文的标题和内容写得十分清楚明白,受文者知不知晓文种又有多大意义呢?
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1705198845 两国公文还有几处较明显的差异,主要是:
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1705198847 (1)主送机关的范围不同。
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1705198849 我国公文一般是按照级别下发的,主送机关相对固定,如,地师级为一个系列,县团级为一个系列等。东京都的公文是按需发送的,需要谁执行、谁了解就发给谁,所以主送机关是不确定的。应该说,这两种方法各有利弊。按级别发送公文,势必造成一些并不需要执行和了解文件内容的单位,仍要收受、阅读和保管这些文件,从而产生“文山”等效率不高的问题。但对于发送文件的机要部门来说,这种方法便于发放和回收。
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1705198851 按需发送公文,虽然避免了“撒大网”的弊端,但由于每份文件的发放范围都不一样,给发放工作增添了麻烦。实事求是地讲,后者的利要大于弊,所以1990年前后中央办公厅也曾发文要改革公文发送办法,拟采用按需发送方法,各地办公厅也着手作了研究。但不知何因,此项改革最终不了了之。今后,随着公文实效性、针对性进一步增强,这个问题肯定会再次提上议事日程。
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1705198853 (2)“成文日期”的标注位置不同。
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1705198855 我国公文的成文日期一般放在正文之后落款处,个别文种放在标题下方居中处。东京都公文的成文日期放在前面,除“告示”之外,一般标在公文题目的右下方,十分醒目,同时在成文日期的下方标注发文字号。
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1705198857 (3)“发文机关”标注位置不同。
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1705198859 我国的公文,发文机关名称一律用套红大字印在首页上端,十分显赫,而且还在标题、落款上多次再现。东京都公文,无论是以东京都知事名义发出的,还是以某机关名义发出的,都标注在公文标题下方一定位置上,且标题、落款上不再重复出现。东京都公文一般无落款、阅读范围、主题词、印刷版记等,秘级的规定也与我国不相同。这些格式细节,由于受两国历史传统和执政者习惯做法的影响,差异是必然的。我们应从这些差异中作出科学的选择,使我们的公文愈臻完善。冒昧地说,我对我国有关文件规定的发文机关名称须在版头、标题、落款上三次出现这个问题颇有疑问,这种重复是否确有必要?值得研究。
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1705198861 5.科长可以决定公文的起草
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1705198863 一份公文需不需要起草,谁来决定?我们机关一般是由领导同志授意或会议作出决定,再由秘书人员起草。东京都的程序恰好相反,如果一名低级职员认为有必要起草一份公文,只要经系长(相当于我国的科长)同意,就可以着手起草。石村课长介绍说,我们这里最基层是系,因此公文起草不起草,由系长决定。当然,最后批准下发,还要经过一系列程序。经系长决定起草的公文,如果上级认为不妥,可以撤销这份公文。但是这种情况极少出现,因为系长与他的上司经常通气。
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1705198865 从东京都“公文运转单”来看,公文的审批是很严格的。东京都厅内,每个系、课(相当于我国的科、处)都设一名文书主任,专门负责文书审查和保管工作。一份公文起草后,经系文书主任审查,并由系长审议后,报给课文书主任审查,再送课长审议;然后报给局(部)长审议。部门审议通过之后,报总务局文书课长审查,最后报总务局长、副知事审批。公文顺利通过这样一串程序后,才能盖印下发。
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1705198867 这种自下而上的撰制公文的机制,一是提高了公文的实效性,由于基层比较了解实际工作需要,使公文的生成及具体内容较有针对性,又切合实际。二是调动了一般职员参与决策的积极性,使机关工作更具活力。
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1705198869 6.暗道式公文传递系统
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