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·不必要的词有没有全删掉?
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·有没有用版面设计将长的段落打碎,文章是不是变得更好读了?
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如果你觉得初稿太冗杂,就花几分钟的时间修饰、重写或重新设计一下,文章越高效越好。
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✓ 有没有把所有东西都包括进来?
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电子写作自然是越短越好,但不能遗漏掉重要的信息。速度太快会惹祸:有时我们非常匆忙,忘了向读者传达所有信息。这种疏忽并不符合快速沟通最初的目的,因为你还需要花更多的时间弥补最初的漏洞。
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如果你已经通读完了整条信息,接下来就要确保没有遗漏掉重要的内容,或是没有在混乱中将重要的内容误删。另外,你还要确保没有因为过度压缩而使文章难以理解。你发送的信息可以稍长一些,将所有问题讲清楚,但不要发给别人很短但很难理解的信息。
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问问你自己:
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·有没有丢掉重要的东西?
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·有没有写得比较模糊的部分需要修改?
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如果你的消息不够完整或是不够清晰,改掉它们!
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✓ 够不够有礼貌?
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速度提升之后,我们经常会在日常的礼节上有所疏漏。是的,我们很匆忙,但添上“请”和“谢谢”既用不了多长时间,也不会增加多少对方阅读的时间。在电子邮件中使用称呼语也是一个好主意。花一点时间在信件的开头问候一下,可以极大地提升信件的礼貌程度。
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电子写作的形式和种类有很多,既有闲聊式的,也有直奔主题式的。商务写作比私人沟通更具目标性。但即便是在商务写作的范畴内,直截了当和粗鲁无礼也是有区别的。花一点时间确保自己的信件有礼有节,并且没有在无意中冒犯别人是很有必要的。
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在打初稿的时候,如果你正处于愤怒或失望的情绪中,那么很可能语气会变得粗暴无礼。如果在打字的时候你因为某件事而很生气,请停下来。等自己头脑冷静下来之后再回来写。你可以之后再回来修改,如果你愿意也可以把它彻底丢掉。安全起见,你可以将写好的信息复制到一个文档中,并把邮箱里的删掉,这样可以确保你不会不小心将信息发送出去。
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在发送邮件或是在网上发帖之前,问问自己这些问题:
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·我的邮件或帖子是否有礼貌?
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·里面有没有冒犯别人的地方?
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·如果我当时很生气或是很失望,发送邮件前有没有花时间冷静一下?
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如果你在邮件里忘记了要有礼貌,那就花些时间加上“请”和“谢谢”。如果你写的东西里有一些冒犯性的、粗暴的或是侮辱性的语言,改掉它们。
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✓ 语气是否合适?
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在你写信或是发帖时,需要花一点时间看看你的语气是否合适。语气是什么意思呢?简而言之,语气就是写作传达给人的感受或态度。它与词汇、句子长度以及是否遵循语法相关。
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怎么看语气是否合适呢?决定语气的因素有两点:文章的内容和你与读者的关系。文章的内容可以很专业,也可以很私人。你是在公司写的还是在家里写的?是商务信件还是纯私人信件?你与读者的关系既可能是工作上的,也可能是私人的。在商务信件中,你的读者是为你工作的人吗?还是工作中的同事?是你的上司吗?还是机构之外的商务伙伴?或者是客户?你的读者是学校的教授吗?还是你孩子的老师?或者是你雇佣的建筑承包商?
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所有这些因素都会影响你的语气。让我们从简单的开始。当你给朋友或是家人写信时,语气可以比较放松,可以不太正式。当然,你还是要注意礼貌,不过给这些人写信比较安全,就像你和他们对话一样。
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当你在工作中写作,或是进行商务写作时,情况会复杂一些。这时你的语气要更正式一些。如果你在一家公司工作,在语气这一点上最好向同事们学习。有些机构倾向于使用正式的语气,有一些则更随和。如果你负责公司的博客或社交网站,要记得你的读者是客户,不是朋友:当然你可以显得很热情友好,但你也要向对方表示一定的尊重。
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我之所以唠叨这一点是因为很多人不明白,也不知道如何在写作时控制自己的语气。根据惠而浦公司(Whirlpool Corp.)全球大学公共关系总监克里斯·艾森博瑞(Chris Aisenbrey)所言:“我们会收到大把学生发来的电子邮件,他们给招聘人员发的信息就像是发给自己朋友们的,想问他们晚上有什么安排。”很显然这些年轻人并不知道自己的语气欠妥,这种失控的行为会影响他们找工作。如果你能够意识到这点,并在寄送邮件前考虑这个问题,就能够避免犯同样的错误。
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