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究竟语气是怎样在写作当中起作用的呢？在看初稿时可以注意以下几点：
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句子完整。在正式写作时，最好能用完整的句子代替省略句。在不那么正式的写作之中，用省略句是没有问题的，只要你能够将意思表达清楚。
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选词。正式的写作要求使用准确的、描述性的词汇代替俚语。举例来说，竞争对手所提的方案应该是“不够完善”，而不是“糟透了”。公司人员的聚会是“令人兴奋”，而不是“酷”。你会“很感谢”得到面试的机会，而不是觉得这个机会“太棒了”。
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侮辱性的词汇。永远不要在与工作、职业相关的沟通中使用侮辱性的词汇。
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缩写。缩写是非常不正式的。在工作中不使用缩写会更安全，除非公司里有其他人也这样做。
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表情符号。在正式写作时，用表情符号代替准确的语言来表达自己的态度是不可取的。在非正式的工作写作中，到处都是这样的表情，在即时通信当中，你也要小心使用表情符号。比如，如果你是在和上司传送文件，他先使用表情符号当然比你先使用更好。
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讲到语气，在进行工作写作和职业写作时你需要多想、多判断。请不要给你的上司发邮件问“搞什么呀？？？？”，不要给公司总顾问发笑脸表情，不要问英文教授“你明天有木有空？”如果你信不过自己的判断，你最好选择更正式的那一种，当你更熟悉公司机构、更了解同事们的期待时，再渐渐放松自己的语气。
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在理解和控制语气上花时间，是最有价值的。新式的语气检查软件号称能够检查文章，拯救你于尴尬的境地，但其实它还是有问题的。没有任何软件能领会你和上司、客户之间的微妙关系。你最好能学着检查、学着修改自己的语气。最后，你所有的努力都会使你成为更有技巧、更有能力的写手。
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在你向全世界发布文章前，问问自己这几个问题：
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·语气是否与内容相配（内容是个人的还是工作的）？
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·语气是否与读者相配？
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如果你的语气不适合这个读者或这些内容，改掉它们。
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✓ 能不能通过刊登测试？
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电子写作给人以亲密的感觉：毕竟在写的时候只有你和写作设备，对吗？实际不是这样的。可能它让你觉得很私人化，而且具有实效性，但其实这两点都是错的。要想绝对地安全，你必须假设所有的电子写作都是公开的，是永久性的。如果你无法接受写在电脑上和手机上的东西所有人都能看的话，任何时候都不要写！
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希望大家都能理解，我们在工作时写的电子邮件是属于公司的，而且是可以找回的（即便是已经删除了），这可能会给公司和我们自己带来麻烦。基本上所有在网上发布的东西都会有快照留存。即便是匿名发帖，也能通过IP地址跟踪最终被锁定。即时通信的记录功能会将你的聊天记录保存在电脑中，这意味着记录会保存在你的电脑中，也会保存在对方的电脑中。移动电话运营商会保留你的短信“记录”，他们能够根据法院的要求将你实际的短信内容输出来。安全起见，在使用电子设备写作时，你一定要假设写出来的东西能永久保留，如果有人真的想拿到，他们可以做到。用波士顿取证软件互联网安全与隐私顾问理查德·M. 史密斯（Richard M. Smith）的话来讲，“计算机真的十分擅长存储……如果有什么东西你不想泄露，就绝对不要将它转换成任何电子格式。”这一点对任何手机、其他电子设备或是与人沟通的任何电子传播方式都同样适用。
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这么说是有点吓人，但在你做出任何不明智的举动前，有一个很简单的方法可以自查。在将你的语句传向网络世界前想象一下，如果它出现在了一份主流的全国性报纸上，你会有什么感受。如果答案是“很尴尬”“很吓人”“太羞愧了”，就不要把文章发出去。在点击回车键发送或发表前修改它，或是将其全部删除。
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这类刊登测试还包括“妈妈测试”和“上司测试”。我建议你设想一下最严重的影响会是怎样的：一家主流报纸刊发了你关于同事的一封恶评邮件，你的妈妈刚好看见了你酩酊大醉的状态，或是你的上司在即时信息上看到了你在讨论他。哪种情形对你来说最可怕，就用它来当作坐标，衡量你的电子写作是否妥当，然后相应地修改你的初稿。
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在你发送、发表或是提交前，问问自己：
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·如果我刚写的内容被发表在了《纽约时报》的头版上，我会作何感想？
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·如果妈妈读到了我刚写的东西，我会作何感想？
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·如果上司读到了我刚写的东西，我会作何感想？
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·如果未来的雇主读到了我刚写的东西，我会作何感想？
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如果你的信息没有通过这项刊登测试，将这些会冒犯到别人的内容删除或改掉是一种很好的保护自己的方式。
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✓ 你校对过了吗？
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在将文字发向浩瀚宇宙前，你还有最后一步，快速校对一遍你的文稿。无论写什么东西，你都应该养成校对的习惯。它花的时间很少，但却可以避免错误和错误造成的损失。
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