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·我的邮件或帖子是否有礼貌？
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·里面有没有冒犯别人的地方？
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·如果我当时很生气或是很失望，发送邮件前有没有花时间冷静一下？
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如果你在邮件里忘记了要有礼貌，那就花些时间加上“请”和“谢谢”。如果你写的东西里有一些冒犯性的、粗暴的或是侮辱性的语言，改掉它们。
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✓ 语气是否合适？
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在你写信或是发帖时，需要花一点时间看看你的语气是否合适。语气是什么意思呢？简而言之，语气就是写作传达给人的感受或态度。它与词汇、句子长度以及是否遵循语法相关。
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怎么看语气是否合适呢？决定语气的因素有两点：文章的内容和你与读者的关系。文章的内容可以很专业，也可以很私人。你是在公司写的还是在家里写的？是商务信件还是纯私人信件？你与读者的关系既可能是工作上的，也可能是私人的。在商务信件中，你的读者是为你工作的人吗？还是工作中的同事？是你的上司吗？还是机构之外的商务伙伴？或者是客户？你的读者是学校的教授吗？还是你孩子的老师？或者是你雇佣的建筑承包商？
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所有这些因素都会影响你的语气。让我们从简单的开始。当你给朋友或是家人写信时，语气可以比较放松，可以不太正式。当然，你还是要注意礼貌，不过给这些人写信比较安全，就像你和他们对话一样。
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当你在工作中写作，或是进行商务写作时，情况会复杂一些。这时你的语气要更正式一些。如果你在一家公司工作，在语气这一点上最好向同事们学习。有些机构倾向于使用正式的语气，有一些则更随和。如果你负责公司的博客或社交网站，要记得你的读者是客户，不是朋友：当然你可以显得很热情友好，但你也要向对方表示一定的尊重。
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我之所以唠叨这一点是因为很多人不明白，也不知道如何在写作时控制自己的语气。根据惠而浦公司（Whirlpool Corp.）全球大学公共关系总监克里斯·艾森博瑞（Chris Aisenbrey）所言：“我们会收到大把学生发来的电子邮件，他们给招聘人员发的信息就像是发给自己朋友们的，想问他们晚上有什么安排。”很显然这些年轻人并不知道自己的语气欠妥，这种失控的行为会影响他们找工作。如果你能够意识到这点，并在寄送邮件前考虑这个问题，就能够避免犯同样的错误。
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究竟语气是怎样在写作当中起作用的呢？在看初稿时可以注意以下几点：
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句子完整。在正式写作时，最好能用完整的句子代替省略句。在不那么正式的写作之中，用省略句是没有问题的，只要你能够将意思表达清楚。
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选词。正式的写作要求使用准确的、描述性的词汇代替俚语。举例来说，竞争对手所提的方案应该是“不够完善”，而不是“糟透了”。公司人员的聚会是“令人兴奋”，而不是“酷”。你会“很感谢”得到面试的机会，而不是觉得这个机会“太棒了”。
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侮辱性的词汇。永远不要在与工作、职业相关的沟通中使用侮辱性的词汇。
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缩写。缩写是非常不正式的。在工作中不使用缩写会更安全，除非公司里有其他人也这样做。
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表情符号。在正式写作时，用表情符号代替准确的语言来表达自己的态度是不可取的。在非正式的工作写作中，到处都是这样的表情，在即时通信当中，你也要小心使用表情符号。比如，如果你是在和上司传送文件，他先使用表情符号当然比你先使用更好。
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讲到语气，在进行工作写作和职业写作时你需要多想、多判断。请不要给你的上司发邮件问“搞什么呀？？？？”，不要给公司总顾问发笑脸表情，不要问英文教授“你明天有木有空？”如果你信不过自己的判断，你最好选择更正式的那一种，当你更熟悉公司机构、更了解同事们的期待时，再渐渐放松自己的语气。
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在理解和控制语气上花时间，是最有价值的。新式的语气检查软件号称能够检查文章，拯救你于尴尬的境地，但其实它还是有问题的。没有任何软件能领会你和上司、客户之间的微妙关系。你最好能学着检查、学着修改自己的语气。最后，你所有的努力都会使你成为更有技巧、更有能力的写手。
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在你向全世界发布文章前，问问自己这几个问题：
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·语气是否与内容相配（内容是个人的还是工作的）？
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·语气是否与读者相配？
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如果你的语气不适合这个读者或这些内容，改掉它们。
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✓ 能不能通过刊登测试？
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电子写作给人以亲密的感觉：毕竟在写的时候只有你和写作设备，对吗？实际不是这样的。可能它让你觉得很私人化，而且具有实效性，但其实这两点都是错的。要想绝对地安全，你必须假设所有的电子写作都是公开的，是永久性的。如果你无法接受写在电脑上和手机上的东西所有人都能看的话，任何时候都不要写！
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希望大家都能理解，我们在工作时写的电子邮件是属于公司的，而且是可以找回的（即便是已经删除了），这可能会给公司和我们自己带来麻烦。基本上所有在网上发布的东西都会有快照留存。即便是匿名发帖，也能通过IP地址跟踪最终被锁定。即时通信的记录功能会将你的聊天记录保存在电脑中，这意味着记录会保存在你的电脑中，也会保存在对方的电脑中。移动电话运营商会保留你的短信“记录”，他们能够根据法院的要求将你实际的短信内容输出来。安全起见，在使用电子设备写作时，你一定要假设写出来的东西能永久保留，如果有人真的想拿到，他们可以做到。用波士顿取证软件互联网安全与隐私顾问理查德·M. 史密斯（Richard M. Smith）的话来讲，“计算机真的十分擅长存储……如果有什么东西你不想泄露，就绝对不要将它转换成任何电子格式。”这一点对任何手机、其他电子设备或是与人沟通的任何电子传播方式都同样适用。
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