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1705247161 ·我的邮件或帖子是否有礼貌?
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1705247163 ·里面有没有冒犯别人的地方?
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1705247165 ·如果我当时很生气或是很失望,发送邮件前有没有花时间冷静一下?
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1705247167 如果你在邮件里忘记了要有礼貌,那就花些时间加上“请”和“谢谢”。如果你写的东西里有一些冒犯性的、粗暴的或是侮辱性的语言,改掉它们。
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1705247169 ✓ 语气是否合适?
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1705247171 在你写信或是发帖时,需要花一点时间看看你的语气是否合适。语气是什么意思呢?简而言之,语气就是写作传达给人的感受或态度。它与词汇、句子长度以及是否遵循语法相关。
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1705247173 怎么看语气是否合适呢?决定语气的因素有两点:文章的内容和你与读者的关系。文章的内容可以很专业,也可以很私人。你是在公司写的还是在家里写的?是商务信件还是纯私人信件?你与读者的关系既可能是工作上的,也可能是私人的。在商务信件中,你的读者是为你工作的人吗?还是工作中的同事?是你的上司吗?还是机构之外的商务伙伴?或者是客户?你的读者是学校的教授吗?还是你孩子的老师?或者是你雇佣的建筑承包商?
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1705247175 所有这些因素都会影响你的语气。让我们从简单的开始。当你给朋友或是家人写信时,语气可以比较放松,可以不太正式。当然,你还是要注意礼貌,不过给这些人写信比较安全,就像你和他们对话一样。
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1705247177 当你在工作中写作,或是进行商务写作时,情况会复杂一些。这时你的语气要更正式一些。如果你在一家公司工作,在语气这一点上最好向同事们学习。有些机构倾向于使用正式的语气,有一些则更随和。如果你负责公司的博客或社交网站,要记得你的读者是客户,不是朋友:当然你可以显得很热情友好,但你也要向对方表示一定的尊重。
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1705247179 我之所以唠叨这一点是因为很多人不明白,也不知道如何在写作时控制自己的语气。根据惠而浦公司(Whirlpool Corp.)全球大学公共关系总监克里斯·艾森博瑞(Chris Aisenbrey)所言:“我们会收到大把学生发来的电子邮件,他们给招聘人员发的信息就像是发给自己朋友们的,想问他们晚上有什么安排。”很显然这些年轻人并不知道自己的语气欠妥,这种失控的行为会影响他们找工作。如果你能够意识到这点,并在寄送邮件前考虑这个问题,就能够避免犯同样的错误。
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1705247181 究竟语气是怎样在写作当中起作用的呢?在看初稿时可以注意以下几点:
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1705247183 句子完整。在正式写作时,最好能用完整的句子代替省略句。在不那么正式的写作之中,用省略句是没有问题的,只要你能够将意思表达清楚。
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1705247185 选词。正式的写作要求使用准确的、描述性的词汇代替俚语。举例来说,竞争对手所提的方案应该是“不够完善”,而不是“糟透了”。公司人员的聚会是“令人兴奋”,而不是“酷”。你会“很感谢”得到面试的机会,而不是觉得这个机会“太棒了”。
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1705247187 侮辱性的词汇。永远不要在与工作、职业相关的沟通中使用侮辱性的词汇。
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1705247189 缩写。缩写是非常不正式的。在工作中不使用缩写会更安全,除非公司里有其他人也这样做。
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1705247191 表情符号。在正式写作时,用表情符号代替准确的语言来表达自己的态度是不可取的。在非正式的工作写作中,到处都是这样的表情,在即时通信当中,你也要小心使用表情符号。比如,如果你是在和上司传送文件,他先使用表情符号当然比你先使用更好。
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1705247193 讲到语气,在进行工作写作和职业写作时你需要多想、多判断。请不要给你的上司发邮件问“搞什么呀????”,不要给公司总顾问发笑脸表情,不要问英文教授“你明天有木有空?”如果你信不过自己的判断,你最好选择更正式的那一种,当你更熟悉公司机构、更了解同事们的期待时,再渐渐放松自己的语气。
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1705247195 在理解和控制语气上花时间,是最有价值的。新式的语气检查软件号称能够检查文章,拯救你于尴尬的境地,但其实它还是有问题的。没有任何软件能领会你和上司、客户之间的微妙关系。你最好能学着检查、学着修改自己的语气。最后,你所有的努力都会使你成为更有技巧、更有能力的写手。
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1705247197 在你向全世界发布文章前,问问自己这几个问题:
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1705247199 ·语气是否与内容相配(内容是个人的还是工作的)?
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1705247201 ·语气是否与读者相配?
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1705247203 如果你的语气不适合这个读者或这些内容,改掉它们。
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1705247205 ✓ 能不能通过刊登测试?
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1705247207 电子写作给人以亲密的感觉:毕竟在写的时候只有你和写作设备,对吗?实际不是这样的。可能它让你觉得很私人化,而且具有实效性,但其实这两点都是错的。要想绝对地安全,你必须假设所有的电子写作都是公开的,是永久性的。如果你无法接受写在电脑上和手机上的东西所有人都能看的话,任何时候都不要写!
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1705247209 希望大家都能理解,我们在工作时写的电子邮件是属于公司的,而且是可以找回的(即便是已经删除了),这可能会给公司和我们自己带来麻烦。基本上所有在网上发布的东西都会有快照留存。即便是匿名发帖,也能通过IP地址跟踪最终被锁定。即时通信的记录功能会将你的聊天记录保存在电脑中,这意味着记录会保存在你的电脑中,也会保存在对方的电脑中。移动电话运营商会保留你的短信“记录”,他们能够根据法院的要求将你实际的短信内容输出来。安全起见,在使用电子设备写作时,你一定要假设写出来的东西能永久保留,如果有人真的想拿到,他们可以做到。用波士顿取证软件互联网安全与隐私顾问理查德·M. 史密斯(Richard M. Smith)的话来讲,“计算机真的十分擅长存储……如果有什么东西你不想泄露,就绝对不要将它转换成任何电子格式。”这一点对任何手机、其他电子设备或是与人沟通的任何电子传播方式都同样适用。
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