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·写得越早越好。拖着不道歉会让情况变得更糟。
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·道歉。直截了当地说你很抱歉。如果读者认为你是在搪塞，结果只能适得其反。
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·保持简洁。过长的道歉会令读者感到不舒服。
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·真诚。
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·解释。让读者知道原因。如果你伤害了别人，那么他就有权利得到一个解释。
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·如果你有改正的机会，就集中精力去改正。过去已经无法改变，但你能通过自己未来的表现证明你们之间关系的重要性。
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·将注意力集中在收信人的感受上，而不要集中在自己悔恨的感受上。
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·如果情况允许，向读者保证类似的情况不会再次发生。
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·不要找借口。解释和找借口是有很大不同的。犯了错就要承认。你不需要将自己痛打一番，但一定不要说“没什么大不了的”这类的话。
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·不要责怪读者。写着“我很抱歉，但你也不应该……”的道歉信注定是不会有好效果的。有时承认自己做得不对是很困难，一些人会下意识地去责怪别人。在你没有察觉的时候，这种态度就悄悄出现了，因此一定要警惕。
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·不要转而去责怪别人。如果真的有别人的原因，你可以将它放在解释的部分当中，但不要逃避，否定自己应当承担的责任。
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·不要敷衍了事。既然你已经决定了要道歉，请认真对待。
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·不要卑躬屈膝。对于已经发生的事，你可能感到很懊恼，但如果你能保持自己的尊严，你们双方都会更轻松。
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错误的例子…
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亲爱的丹尼斯：
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周六在卡伦家我谈论了你的体重，这实在太随便也太伤人了，我真是太糟糕了。哎哟，又提到了谈论的内容，萨拉在无意中又伤害了丹尼斯一次。伤人的词最好暗指，不要重复。我非常重视我们之间的友谊。其实萨拉并没有道歉。她最好能将“对不起”这句话直截了当地说出来。你一直是那么亲切友善，不该遭受这样的评价。我只想让你知道，我心里完全不是那样想的。恭维的话说得太多，萨拉可能会自己显得有些不真诚。
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为什么当时我会那样说，我想了很久，感觉很难过，我不希望自己是会这样去谈论朋友的人。萨拉写了太多自己的感受，要将注意力放在丹尼斯身上。说真的，在这群人里我们都太喜欢开玩笑了，真应该控制一下自己。这里提到了群体行为，能隐隐地感觉到对于自己说出来的话，萨拉不想承担全部责任。
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我还要再说一次，真的很抱歉。一想到伤害了你我就很难过，希望你能原谅我。在这里注意力仍集中在丹尼斯身上，萨拉有些太卑躬屈膝了。
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爱你的萨拉
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…正确的例子
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亲爱的丹尼斯：
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我希望能对周六在卡伦家谈论你的话道歉。萨拉一上来就道歉了，对于冒犯别人的评论，她也处理得很高明。那番话太随意，也太不友善了，很抱歉伤害了你。你不该遭受这样的评价，我想让你知道，我非常重视我们之间的友谊。
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为什么当时我会那样说，我想了很久。说真的，在这群人里我们都太喜欢开玩笑了，而且总是不管不顾。萨拉提到了群体互动，但她为自己的行为承担了全部的责任。为此我伤害了自己在乎的人，这让我警醒了过来，我真的需要改变自己的行为了。对于这件事，萨拉看得很认真，她让丹尼斯明白了将来她会做得更好。如何做一个友善的人，我有许多要向你学习的东西。
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我还要再说一次，真的很抱歉。我希望能请你去喝杯茶，只有我们两个人，重新建立一下友谊。周末我会打电话给你。这种结尾的方式很不错，也重申了友谊。
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爱你的萨拉
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