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保险起见，唁函的语气要尽量庄重。即便你在信里讲了一件和逝者有关的趣事，整封信的语气也要尽量庄重，在这种时候尽量不要对文体进行创新。
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这类信很难写，所以初稿完成后你要给自己多留出一些时间来进行修改。在理想的情况下，你最好能将初稿放上一夜，等第二天精神充足的时候再回来读，这样既能确保说清了想说的话，也不会在无意中冒犯了别人。
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示范提纲
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对唁函来说，三段比较理想。这个简单的提纲能给你一些帮助：
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第一段：表达自己对丧亲之人的同情。
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第二段：通过回忆轶事以及讲述逝者的特别之处，来表达自己对他的敬意。
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第三段：表达自己对丧亲之人的关心，如果你愿意，也可以提供帮助。
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这样做
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不要做
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·表达自己对噩耗的悲痛之情，以及对读者由衷的同情。
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·努力回忆一下这些内容：与逝者相关的轶事（没准会很有趣）、一些能反映逝者个性的事件、你们在一起的愉快时光，以及逝者对你的帮助。说些什么完全取决于你和读者之间与你和逝者之间的关系，但尽量选取一些个性化的细节，这样读者才能感受到他人对逝者的赞赏。即便人已经去世了，仍有一些人会怀念他。读者最有可能记住的就是这些内容，他们会非常感激。
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·让读者明白自己并不孤单，告诉他你还在关心着他。如果你愿意、也有能力提供一些帮助，就直接说出来。比如你可以告诉对方，他随时都可以给你打电话，或者是你会在这周给他打电话等等。悲伤是一个漫长的过程，在一轮唁函过后，还能有人在那里关心你，着实是一件让人高兴的事。
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·唁函需要手写，这样信件才能显得更加私人化。
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·不要拖延。写唁函是有难度的，要开始写也是件颇为困难的事，但及时表达自己的同情才能达到最好的效果。当然，即便是迟到的唁函也聊胜于无，如果你已经开始拖延了，尽快写起来。
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·不要发送电子邮件。有些内容并不适合通过电子邮件发送，唁函就是其中之一，你必须寄送纸质的唁函。但也有特例，如果丧亲之人正在旅途中，收不到信件，那么电子邮件也聊胜于无。只是你要确保当对方回到家中后，能收到你另外寄送的纸质唁函。
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·不要指望商业化的慰问卡能替你表达出你的情感。购买这样的卡片是没有问题的，但为了显示你真的在乎对方，你需要附上一封手写的短信，使它私人化一些。
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·对于自己有多难过不要讲太多。可能你觉得这是一种分担读者痛苦的方法，但要记住这封信的目的是向读者表达同情与支持，而不是展示你自己的痛苦。
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·除非你确定读者能够接受，否则不要提及与死亡相关的宗教及哲学观点。比如，如果你谈论上帝的意志，可能就会冒犯到不信教的读者。要记住，你的关注点应该始终集中在读者的需求上。
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·不要提建议。现在并不是劝读者“放下”或是寻求“解脱”的时候。悲伤需要时间来消化，这个过程对每个人都不尽相同。你写信的目的只是表示自己已经得知了这个噩耗，同时针对当下的状况表达哀悼与支持，不要勉强读者继续向前。如果你想要表达这个意思，可以温和地劝慰读者注意身体，这样做也是一种表达关心的方式。
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·不要说任何关于“死是一种幸运”“死是一种解脱”这类的话。即便逝者在生前承受了长时间的病痛，现在也不能说“他现在可以解脱了”或是“至少他现在不用再受折磨了”这类话。你的唁函应当将死亡视作一种需要哀悼的损失。如果读者长时间以来都在面临亲人死亡的威胁，必然会有很多痛苦而复杂的情绪。与其勾起这些情绪，不如只大略地表达一下自己的同情与悼念之情即可。
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·如果你还没有准备好，不要申请提供帮助。虽然大部分人都不会当真，但要注意对方有可能会真的要求你帮忙。
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小贴士
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已故的杰奎琳·肯尼迪·奥纳西斯（Jacqueline Kennedy Onassis）是一把写信的好手，她经常会在唁函中引用一些名句。
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如果你还在为用词而伤脑筋，可以试着去参考一些有关名言警句的书籍或网络资源。不要将查找范围限定在“死亡”这一项上，试着找找“忠诚”“友善”或其他能够用来描述逝者的特征。
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错误的例子…
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