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·明确志愿者的付出能为什么人、什么事带来好处。学生们会用上更系统化的图书馆吗？运动队需要新器材吗？邻里们能拥有一座粉刷一新的公园吗？要向志愿者明确为什么需要他们的帮助。
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·简单明了地说出你需要什么。是义卖所需的糕点？需要人看摊位或是打电话？需要照看花园、打扫卫生或是做其他重体力劳动？或者是你需要大家帮忙一起出点子，一起工作？
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·表明你需要占用大家多少时间。如果你正在组织一个活动，要多留出一些时间，说明你在什么时间需要志愿者们在场。如果你要组织一个工作组，告诉潜在的志愿者们打算多长时间见一次面，会议时间有多长，除此以外还有什么其他的活动。
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·向志愿者们说明活动是否有趣，有没有回报。整顿社区花园有利于净化空气，一同工作可以遇到志趣相同的人，并与他们建立起联系。在“游说”的时候，用个人利益吸引对方也未尝不可。
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·让志愿者们知道你是否提供茶点。只要一点免费的食物你就能吸引到一大批人。在更正式的招募信中，如果你在工作时会提供午餐或其他食物，也可以帮助读者在信中筹划一下他们的时间。
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·列出志愿帮助的多种可能性。
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·考虑将之前志愿者的感言囊括进来，可以说一说志愿活动多么有趣、多么有意义、以及多么富有成效。
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·一定要对潜在的志愿者表达感谢，甚至可以在他们同意之前就对所提供的支持表达感谢。
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·排版能使信件更易于浏览和理解。将大段落“打碎”成小段落，并在适当的地方添加数字或条目。
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·确保自己说明了下一步的行动。如果你需要潜在的志愿者与你联系，一定要将电话号码或电子邮件地址放在显眼的位置。
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·不要想当然地以为这件事是对的，人们就肯定会来帮忙。你的信需要激励他们主动提供帮助。
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·不要将志愿服务当作理所当然的事。你应当对他们的关注和努力表达感激之情。
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·不要用负罪感刺激读者。也许唤起罪恶感和呼吁承担责任只有一线之隔，一旦跨过这条线，你就会拉大与读者间的距离。
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·在没有想好需要怎样的帮助之前不要动笔。模糊的请求不会得到回应，如果你仍在考虑需要做些什么，可以召集志愿者举办探讨会。
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·不要写得太长。你的潜在志愿者也很忙，冗长而庞杂的信他们是不可能读完的。即便这封信来自于自己孩子的学校，大家也会将它视为垃圾邮件，不会从头到尾地读完。你的第一个字就要激起读者的兴趣，鼓励他们进行更多的了解。
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·不要使用长段落，人们是不会去读的。
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·版面不要有过多的设计，不要使用过多不同的字体、加粗和倾斜。毕竟排版只是为了让文章更易读，而不是显得更乱。
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…正确的例子
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亲爱的邻居们：
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我叫菲奥纳·戈尔曼，我和丈夫麦克住在福斯塔夫路1564号（就是那栋前面带玫瑰园的西班牙风格的房子）。菲奥纳进行了自我介绍，并为读者提供了了解自己的背景信息。今天写这封信是想组织大家在这个周六一起来清理麦迪逊公园。菲奥纳在一开始就向大家表明了自己写信的缘由。
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大家都知道，最近的风暴对公园造成了很大的破坏，市政府已经挪走了掉落的电线和大树枝，但仍有许多清理工作要做，由政府来做可能要等待数个月。我想如果我们都行动起来，几个小时内就可以让公园恢复使用。菲奥纳解释了为何需要志愿者的帮助。
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让我们周六下午12：30在公园集合，我和麦克会带一些修剪草坪用的袋子。请大家自己携带工具，我们要做的事有这些：
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·将小树枝和树叶扫拢在一起。
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·沿着麦迪逊大街修缮破损的栅栏。
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·尽可能地修缮滑梯。
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