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我们往桌前一坐，电子邮件就从指尖很快发送了出去，但有时使用这样方便的交流方式并不妥当。以下就是一些不该发送电子邮件的情形。
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·如果你怀疑公司有人做了违法或不道德的事，邮件、短信等沟通方式都会在司法程序中曝光，而你很可能会被牵连在内。这样的事最好面对面交流。
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·如果你能当面向人道歉就不要写邮件。面对面向同事道歉比发邮件更合适。如果你有当面与对方交流的机会，就不要发邮件。
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·愤怒的时候不要发邮件。发邮件咒骂对方只能痛快一时，之后你肯定会后悔。点击发送按钮前要冷静一下。
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电子邮件：厌恶与偏好
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说起电子邮件，每个人都有自己厌恶的类型。对中西部大学的财政援助主管莱恩·艾略特（Len Elliott）来说，最让他厌恶的当属感谢邮件：“没必要特意表达感谢，我完全不想收到这类邮件。这样的邮件不会引起我丝毫的好感。”莱恩负责上百名学生的财政援助审批工作，其中包括了校内外十五个研究部门的博士生奖励审批。据他自己估算，每天他都会收到约七十封邮件，其中有三十封都“比较麻烦”，每封都需要耗费四个小时左右时间去解决。七月到九月是他最忙的时候，有时他几天没开邮箱：“我的收件箱里有四百封未读邮件。我就开始想‘能不能先去干点儿别的？’我实在害怕打开它们。这个时候没什么比读感谢信更糟糕了。”
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那礼节要怎么办呢？难道别人帮助了我，我不该去说声“谢谢”吗？“我真的不需要别人感谢，”莱恩说，“如果你必须要谢，如果我真的帮了你一个大忙，写在标题里就好了。”莱恩又说起了凯瑟琳，她曾在注册办公室工作。只要完成一件工作，她就会在邮件的标题上加一个“完成”的字样，这样收件人看一眼就知道不用再打开邮件了。“完成，”莱恩说，“那是我最喜欢的词。”
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凯瑟琳的方法能够节省时间，一些邮件可以不必再打开。现在有很多人都会把邮件的全部内容提炼在标题中，并加上信息结束符。例如，一名程序员写道“亚当今天在家办公（信息结束）”，他的同事就知道不用再打开邮件了，直接将邮件删除即可。
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随着通信技术的不断发展，人们的需求也在不断变化。因此要注意保持灵活和敏感，不要向他人发送让人厌恶的邮件。
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完全写作指南：从提笔就怕到什么都能写 [:1705246460]
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2.请求/咨询
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请求（咨询）是最常见的商务沟通方式。一定不要临场发挥，要花些时间好好思考，这样才更有可能得到你所需要的信息，并为未来节省时间和避免不必要的麻烦。
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基本情况
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请求最根本的目的是向读者寻求合作，最终获取信息、达成目标。即便最终可能会被拒绝，以书面的方式提出请求也能留有一份正式的记录。要站在读者的角度看问题，这是请求成功的关键。读者的态度可能是什么？说什么能让对方同意我的请求？要根据这个问题展开头脑风暴，预判对方潜在的反应，在写作中一一对应。你要思考如何才能激起读者积极回应，要妥当组织好信件内容，一般在信件的开头就要把请求提出来。在打初稿的时候保持礼貌，避免命令式的口吻。在真正发送出去前要多改几稿。直到内容修改得足够简明、高效、有说服力时再寄出。