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这样做
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不要做
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·请求要找对人，最起码要找对部门。找错方向很可能会偏离了主题。
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·如果读者不认识你，在开头要自我介绍。如果他对你有印象，可以说说你们是在哪儿认识的。
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·尽早提出自己的请求。这样读者也知道自己该不该继续读下去，还是需要花更多的时间和精力来解决这个问题。
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·请求要具体。越具体，对方也就越有可能帮助你，这样能够减少对方潜在的困惑。
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·说明自己为何提出这样的请求。
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·为了让对方同意你的请求，就要给足对方信息。你要提供相关的文件，如果对方还不清楚，还要表达出随时欢迎联系的意思。
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·让对方知道请求的重要性。说说对方同意后你能得到什么，对方又能得到什么。
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·如可能，给出截止时间。模模糊糊地说“请尽快回复”很可能会被忽视。但你最好能同时礼貌地给出设定截止日期的原因。只要对方理解，就会尽量在规定时间内完成。
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·记得向对方表达感谢。
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·不要“想当然”地去揣测读者和读者的态度，他们不一定会同意。要尊重对方的时间。如果请求很复杂，你就更需要激励读者帮助你完成。
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·避免命令式的语气。专业的语气和专横的语气是有区别的。要知道你的目的是要争取对方的帮助。
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·请求不能模糊。咨询信息一定要尽量具体，说明你到底需要什么样的信息。
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·不要写得过长。只说读者必须知道的内容，不要说太多无用的东西。
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·不要以任何方式威胁恐吓对方。敌对和威胁的口吻很可能会适得其反。除非是友好沟通一而再再而三地失败，否则一定要使用轻松友善的口吻。
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·不要卑躬屈膝。不必为占用对方的时间道歉（除非你的请求十分繁重）。即便你是想表达尊重和礼貌，也不必自谦，读者反而不想帮助这样的人。
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错误的例子…
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亲爱的威廉姆斯女士：
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对鲍勃·唐纳利下周访问之事，有以下几点需要确认：
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往返纽约肯尼迪国际机场的专车（附行程）。
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午餐供应（无坚果），有进餐的私人空间。
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顺应其他个人习惯的安排。
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还请尽早回复。如能考虑，感激不尽。
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特里·霍普
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