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·记得向对方表达感谢。
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·不要“想当然”地去揣测读者和读者的态度，他们不一定会同意。要尊重对方的时间。如果请求很复杂，你就更需要激励读者帮助你完成。
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·避免命令式的语气。专业的语气和专横的语气是有区别的。要知道你的目的是要争取对方的帮助。
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·请求不能模糊。咨询信息一定要尽量具体，说明你到底需要什么样的信息。
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·不要写得过长。只说读者必须知道的内容，不要说太多无用的东西。
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·不要以任何方式威胁恐吓对方。敌对和威胁的口吻很可能会适得其反。除非是友好沟通一而再再而三地失败，否则一定要使用轻松友善的口吻。
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·不要卑躬屈膝。不必为占用对方的时间道歉（除非你的请求十分繁重）。即便你是想表达尊重和礼貌，也不必自谦，读者反而不想帮助这样的人。
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错误的例子…
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亲爱的威廉姆斯女士：
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对鲍勃·唐纳利下周访问之事，有以下几点需要确认：
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往返纽约肯尼迪国际机场的专车（附行程）。
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午餐供应（无坚果），有进餐的私人空间。
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顺应其他个人习惯的安排。
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还请尽早回复。如能考虑，感激不尽。
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特里·霍普
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…正确的例子
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亲爱的威廉姆斯女士：
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鲍勃·唐纳利要在下周的温泉会议上发言，我代替他给您写这封信。鲍勃请我和您一起敲定一下行程的具体细节，如您能为他做如下的安排，我们将感激不尽：
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·往返纽约肯尼迪国际机场的专车。我将他的行程附上，其中包含了到达和离开的时间。
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·会议午餐。鲍勃喜欢单独进餐，这样能看看资料。请一定注意午餐中不要有坚果，他对坚果过敏。
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·向观众分发材料。我已将他的讲义PDF文件附上。
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如还有其他问题请与我联系。可否在3月28日前给我答复？
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非常感谢您的帮助。
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祝好!
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特里·霍普
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