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…正确的例子
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亲爱的威廉姆斯女士：
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鲍勃·唐纳利要在下周的温泉会议上发言，我代替他给您写这封信。鲍勃请我和您一起敲定一下行程的具体细节，如您能为他做如下的安排，我们将感激不尽：
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·往返纽约肯尼迪国际机场的专车。我将他的行程附上，其中包含了到达和离开的时间。
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·会议午餐。鲍勃喜欢单独进餐，这样能看看资料。请一定注意午餐中不要有坚果，他对坚果过敏。
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·向观众分发材料。我已将他的讲义PDF文件附上。
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如还有其他问题请与我联系。可否在3月28日前给我答复？
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非常感谢您的帮助。
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祝好!
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特里·霍普
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完全写作指南：从提笔就怕到什么都能写 [:1705246461]
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3.即时信息
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在办公室发送即时信息似乎与当面交流一样快捷简便，但很可能会有一些风险。不过，只要了解了一些礼节性和常识性问题，你就能快速高效地与同事沟通了。
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基本情况
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发送即时信息的目的一般是问简单的问题。读者也和你一样繁忙，要把这点考虑进去。简短的信息一般不需要太多的头脑风暴，花些时间确认一下信息是否足够清晰具体。如果内容模糊不清，很可能需要沟通多次才能解释清楚。认真组织信息，让想说的事一目了然。即时信息不适合做大段的阐述。在点击发送按钮前检查一下拼写错误，虽然会麻烦一点，但修改错误能为你节省更多时间。
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这样做
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不要做
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·尊重同事。如果他们很忙，在询问紧急问题的时候要告诉他们很紧急。只是不要过分地要求对方一定要快速答复。
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·如果信息比较长，发送前先询问对方是否在忙。
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·不要只问“在吗”，说得具体一些，让对方知道你想要什么。
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·等别人打完一句话再继续写下去。如果你看到对方正在输入，等一下看看他说了些什么。也许他正在回答你的问题。
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·使用表情符号时要注意。如果你写得非常快，表情能帮你传递语气。但并不是所有的公司文化都能接受，可以看看别人是怎样操作的。
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·结尾处向对方表达谢意，礼貌地结束对话。
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·如果你同时在与多人进行即时沟通，一定要倍加注意。尤其是同时开着个人对话和商务对话两个窗口的时候（在工作中你也不应该这样做）。窗口开多了很容易搞混，注意不要把发给男朋友的信息发给老板。