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基本情况
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写婉拒信的目的很明确，就是要申请人知道自己没有得到这份工作。其次是给公司留下良好的声誉。虽然在读者看来这封信并没有带来好消息，但你可以借此展示自己行事妥当，尊重对方的看法和意见。读者自然会很失望，要体谅对方的感受。这类信件简短固定，不需要太多的头脑风暴。如果候选人在面试时给你留下了很深的印象，你也可以简要提一提。这样的信一般都有固定格式。你可以参考示范提纲来组织自己的信。打初稿的时候语气既要正式又要真诚。初稿完成后最好先放一放，之后再进行仔细修改。
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示范提纲
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婉拒信应当简短而真诚。
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开头：感谢对方对这个职位的兴趣，并告诉他没有得到这份工作。
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中间：会面很愉快，对方的资历给自己留下了很深的印象。建议申请公司的其他职位（如果你真的这样想）。这部分能够缓解对对方的冲击。
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结尾：再次感谢对方，祝他找到合适的工作。
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这样做
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不要做
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·及时送达。有些人喜欢在做出决定后立刻电话通知候选人。一般来说，在面试过程中越顺利的候选人，越需要亲自通知。
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·篇幅保持简短，能够妥当温和地传达拒绝的意思即可。
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·感谢对方所花费的时间。
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·直接明了。坏消息要直接出现在第一段中。
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·在给理由的时候一定要小心。一些人力资源专家建议不要给理由，对方有可能会指控你带有歧视色彩。
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·语气婉转。
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·如果确有其事，你可以告诉候选人，他的表现或资历在面试中给你留下了深刻的印象。
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·如果你确有此意，可以鼓励候选人再次申请公司的其他职位。
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·结尾的语气积极正面。感谢对方对公司职位感兴趣，祝他找到合适的工作。
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·篇幅不要太长，既要真诚又要简短。
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·不要过多评论候选人的资质。如果满篇溢美之词，对方会奇怪为什么自己的评价这么高还没得到职位。如果未来对方提起法律诉讼，你只会站在弱势的位置。
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·不要说你找到了“更好”的候选人。在法律诉讼中这种话站不住脚，也会牵扯到其他候选人。
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·不要说太多。你并没有证明自己的决定是正确的的义务。
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·如果你并非出自真心，就不要鼓励对方再次申请职位。
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