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·感谢对方所花费的时间。
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·直接明了。坏消息要直接出现在第一段中。
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·在给理由的时候一定要小心。一些人力资源专家建议不要给理由，对方有可能会指控你带有歧视色彩。
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·语气婉转。
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·如果确有其事，你可以告诉候选人，他的表现或资历在面试中给你留下了深刻的印象。
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·如果你确有此意，可以鼓励候选人再次申请公司的其他职位。
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·结尾的语气积极正面。感谢对方对公司职位感兴趣，祝他找到合适的工作。
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·篇幅不要太长，既要真诚又要简短。
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·不要过多评论候选人的资质。如果满篇溢美之词，对方会奇怪为什么自己的评价这么高还没得到职位。如果未来对方提起法律诉讼，你只会站在弱势的位置。
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·不要说你找到了“更好”的候选人。在法律诉讼中这种话站不住脚，也会牵扯到其他候选人。
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·不要说太多。你并没有证明自己的决定是正确的的义务。
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·如果你并非出自真心，就不要鼓励对方再次申请职位。
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错误的例子…
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亲爱的艾丽卡：
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感谢你周五来参加行政助理职位的面试。我和汤姆见到你都很高兴，你的资质和专业性给我们留下了很深的印象。你在韦尔顿的经历很亮眼。天哪，把第一段写得这么热情，艾丽卡肯定不会想到这是一封婉拒的信。
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但很抱歉，我们无法提供这个职位。虽然你给我们留下了很好的印象，明明是一封短信，“给我们留下了很好的印象”出现了两次。莎伦要慢一些，多花些时间修改。但最终我们还是决定将机会留给另一名更合适的候选人。要小心了。你把艾丽卡夸得太过了，怎么又找到更合适的人选了呢？没必要告诉她你打算录用别人了。
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你是一名非常杰出的候选人，希望你还会继续申请我校其他正在招聘的职位。之后的申请会接受新一轮的审核。
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再次感谢你来面试。感谢你关注我们，也祝你未来一切顺利。能拥有你这样的雇员是雇主的荣幸。可怜的艾丽卡，像个皮球一样被踢来踢去。如果她真的很优秀，为什么不雇佣她呢？
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莎伦·布伦
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…正确的例子
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亲爱的艾丽卡：
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感谢你周五来参加行政助理职位的面试。我和汤姆见到你都很高兴，虽然你的资质和专业性给我们留下了很深的印象，但很抱歉，此次我们无法提供这个职位。这是个坏消息，但莎伦做得很好。这样更容易让人接受。
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希望你还会继续申请我校其他正在招聘的职位。之后的申请会接受新一轮的审核。这封信既妥当又不失亲切。我们宁可更正式一些，也不要混杂过多的信息。
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再次感谢你来面试。感谢你关注我们，也祝你未来一切顺利。
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莎伦·布伦
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