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这样做
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不要做
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·直截了当，第一句话就要点明写作的理由。
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·套用模板，让文件传送单更易阅读。如果篇幅比较长，一定要用副标题将文字划分开来。可以用粗体和其他颜色来强调重要内容和截止时间。
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·留下自己的联系方式，如果读者有问题可以直接与你联系。
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·事关你本人的声誉，行文不要草率。
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·不要漏掉截止时间和重要的信息。
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错误的例子…
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亲爱的陈小姐：
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根据副总裁阿里尔·邓纳姆在10月3日的要求，我们撰写了关于2011至2013年员工健康行动的跟踪报告。虽然没出什么错，但约翰并没能给陈小姐提供任何有效信息。如果她能在传送单上看到感兴趣的内容，才更有可能仔细阅读报告。
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更多信息请致电212-888-1111，或发邮件至jblock@industries.com。
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约翰·布洛克
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…正确的例子
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亲爱的陈小姐：
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根据副总裁阿里尔·邓纳姆在10月3日的要求，我们撰写了关于2011至2013年员工健康行动的跟踪报告。
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我们将各区人事主管的访谈调查内容，以及国家一线员工、主管调查报告汇总了成这份报告。只需短短几行就可以阐明研究方法，使得研究结果更加权威。
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调查显示，员工健康行动极大地提升了考勤率，请病假的时间减少了。调查的细节内容，包括各区具体数据已列入报告当中。
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更多信息请致电212-888-1111，或发邮件至jblock@industries.com。约翰提到了报告中几个关键的点，为了便于陈小姐阅读还进行了加粗。如果陈小姐想获得更多信息，他也为她指出了查找方向。
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约翰·布洛克
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完全写作指南：从提笔就怕到什么都能写 [:1705246506]
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3.报告摘要
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报告摘要只涉及报告最核心的内容，专供决策者参考。读者一般会先略读报告摘要，再决定是否要阅读整个报告，以及哪个部分需要仔细阅读报告。
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基本情况
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写报告摘要的目的是对报告内容进行简要概述，为通读报告和没有时间通读报告的读者提供便利。摘要能引起读者的兴趣，吸引他们更仔细地阅读报告。可以想象你的读者很忙，只需要了解报告中最精华的部分。要站在读者的角度进行头脑风暴：哪些是报告中最精华的部分？哪些内容能吸引他们阅读报告？为了将最关键的内容放进摘要里，你需要重读一次报告，把重要的内容挑出来。摘要的组织方式要按照报告提纲的顺序安排。初稿完成后可以拿给不相关的人看一看，问问他读完后是否会产生疑问。之后再根据反馈进行修改。要确保摘要中没有笔误或其他错误。
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