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发票上应当包含所有付款所需的信息。
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抬头:公司名称、完整的联系信息、发票号、税号、日期以及客户的名称和联系信息。
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中间:逐项列出提供的产品或服务名称及单价。
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页脚:出具总额,其中包含税额、退换货政策、逾期处理办法等。最后表达感谢。
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这样做
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不要做
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·在发票上留下完整的联系方式,包括邮寄地址、电子邮件和电话号码。
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·与客户提前联系,询问对方会计部门出账需要哪些信息。如果是独立承包商,可能会需要提供税务登记证等。大公司的会计一般要求比较严格,所以要确保自己的发票符合对方的要求。一旦出现偏差,到账时间就会延迟。
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·在发票上注明开票日期,编好号码便于自己查阅。
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·描述产品服务的每一笔成本开销。
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·列出付款截止日期。当然这样的标注可能并不作数,但它能避免引发相关的讨论。
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·发票的排版要便于浏览。可以充分运用Word文档中的模板或是其他网上的工具,这样就不必自己从头设计了。
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·在发票上找个位置表达感谢。发票是种冷冰冰的、功能性的文件,如果能加上一点人文色彩会更好。表达谢意能给对方留下很好的印象。
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·不要想当然地认为客户肯定知道发票针对的是哪一笔费用。要把商品或服务的名称,连同结算期限一同写清楚。
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·不要不经检查就寄出。一旦发生错误会导致付款延期。
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5.催账单
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我们每个人或许都遇到过赖账的客户。大公司有专门的催账人员,小公司或个体经营者就需要自己来写催账单了。
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基本情况
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写催账单的首要目的是说服对方支付账单。但还有另一重目的,那就是用它与客户保持良好的关系,给你的读者留下好印象。对方付款不及时的原因可能很多,这点我们需要牢记。一开始语气最好友善一些,将催账当作一种友好的提醒。可能你会接连写很多封这样的信,每一封都可以比前一封更坚决。对内容进行头脑风暴时,要记住自己写信的目的是让对方更快付账。不要用罪恶感捆绑他们,不要感情用事,要冷静地陈述事实。可以参考示范提纲的结构组织自己的催账单。打初稿时一定要注意自己的语气,一定要有礼貌。如果你要连写多封,可以参考前一封的语气,在这一封中更加坚定一些。注意检查信中是否有笔误或其他错误,再据此进行修改。
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示范提纲
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催账单应当简短而正式。
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开头:提醒读者账单过期了。写明金额和过期时间,并附上一个新的截止时间。
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中间:如果这不是第一封催账单,可以让对方了解一下不依照规定支付账单会有怎样的后果,如要支付滞纳金、额外利息、会将账目交给催账公司,或会采取法律行动等等。
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