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Microsoft PowerPoint[3]在演示文档软件市场上处于领先地位，因此解释如何使用该软件创建提纲是很有参考价值的。
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当使用Microsoft PowerPoint时，在“视图”选项上有很多创建演示文稿的选择。每一种视图都会展示演示的每一部分。使用如图5-1所示的“大纲视图”来输入想要在幻灯片上展示的文字，也可以很方便地对标题、段落、幻灯片页面进行重新安排。（大纲视图和大纲面板是类似的，但在大纲视图下不能看到图像或者备注，只能看到提纲的文字。）
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图5-1 “大纲视图”按钮
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建议使用大纲视图来组织和发展演讲内容。然而，在大纲视图中输入的文字都会在幻灯片上显示，不管你是否想要听众看到。如果只希望自己看到关于何时暂停、何时歇息、何时询问听众是否有疑问或者何时给出例子等备注内容，那么就不能在PowerPoint的大纲视图中输入，这样会让听众也看到。相反的，将这些备注粘贴到备注面板上，使用备注面板的缺点是，当使用计算机进行投影的时候（使用PowerPoint中的“幻灯片放映”功能），演讲人无法看到备注内容。为了在演讲时同时演示幻灯片和看到备注，演讲人需要提前将备注打印出来。
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读者可以通过点击PowerPoint软件页面上的“帮助”菜单并输入“大纲”来获得有关大纲视图和大纲面板的更多更直接的信息。
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（2）以字处理文档开始
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字处理软件在笔记书写时提供如下便利：
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·如果需要的话，重新安排段落或者修改是非常方便的。
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·多数的字处理程序都在处理文档时包含了大纲模式，可以方便快捷地重新安排段落并帮助了解提纲的整体结构。
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·在写作时不会被幻灯片图像所分心。
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·如果打算将演讲内容出版发行的话，那么这个方式是最合适的。
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·有些人喜欢将整个演讲发言都写出来，使用演示文稿软件会比较困难，但使用字处理文件将会非常便捷。
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使用字处理软件的劣势在于，如果最后还是需要幻灯片的话，那么就需要将文档里的内容转化到演示文档软件中。这种转换通常不会出现什么问题，但是根据墨菲定律，有时候如果需要软件正常工作，它也许会让你失望。
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（3）以演示文档软件开始
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使用演示文档软件的优点在于，提纲能够立刻转变为演示视图。然而由于软件有趣易学，使用者很容易被强大的图形绘制功能所分心，这将导致初学者花费所有的精力来绘制演示视图，而不是把精力集中到演讲的逻辑和流程上。
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2.撰写和使用提纲的指导
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下面是撰写和使用提纲的相关指导。
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（1）将演讲目的放置在开头
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演讲的目的必须是一句话，可以是比较长的一句话。（如果不能将演讲目的浓缩在一句话当中，那么读者需要重返第3章进行学习）写下在演讲结束时演讲人期待发生的变化。你希望听众在听完演讲后如何思考、感觉、行动？图5-2展示了混合动力汽车演讲提纲的第一步。记住，如果将来演讲重点发生了变化，那么要修改演讲目的。
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图5-2 带有演讲目的的提纲
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（2）描述要点
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演讲的时间越长，需要讲述的信息就越多。然而，由于听众在每一次演讲中所接受的信息量是有上限的，所以不要一次灌输过度的信息。读者也许经历过教授希望在一节课内涵盖尽可能多的要点的情况，这种情况的一个标志是学生都在闷头做笔记——尽可能快地记录老师给出的信息，而没时间去思考和消化。