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现在最常使用的设置是LED投影仪和笔记本电脑相连接或者数个幻灯片设备相连接。但是，有些听众希望看到简单的图表设备——例如黑板、白板、挂图等——或许演讲会场就没有那么复杂的设备可供使用。即便是演讲人主动询问听众喜欢什么，听众也不会直言相告，他们期待演讲人自己找到最适合演讲时使用图表的方式。选择最合适的方式将信息传递给听众是演讲人的职责所在——二维的方式（表格、柱状图、地图、照片或绘图）和三维的方式（模型、道具、现场演示）或者动画（影片、计算机动画）。
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如果演讲人不能确定听众有什么样的期待，可以提前主动联系听众中的代表人物或者向主办方询问以下问题：
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·询问关于演讲房间的信息以及启动现场设备的注意事项，如果可能的话，亲自去现场参观一下。
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·对现场设备和环境进行调整，这样可以使演讲人在听众对图表的喜好上做文章。
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·确定演讲人将要使用的图表形式所需的具体设备。
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·使用最适合房间条件（灯光、墙壁面积和桌椅摆放）的图表形式。
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文稿中的图表与演讲中的图表
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在第3章中，我们讨论了写作和演讲的区别。下面我们要思考文稿中的图表和演讲中的图表的几个关键区别：
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·文稿给读者提供了足够的时间来发掘图表中的细节，但演讲却很难让听众能仔细地看一看图表。
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·演讲中，图表可以放大填充到整个投影仪屏幕上，也许能放大10~25倍。而在纸上印刷的每英寸300像素的图片可能会由于放大到投影仪上而失去很多分辨率。演讲中的图表应当可以放大并且容易辨识。
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·阅读文稿的人能够花费很长的时间来研究图表，图表中的信息越详细，读者获得的信息也就越多，这对于地图尤其适用。但由于演讲中图表只会展示不到一分钟的时间，这些图表不应包含太多细节信息。如果细节非常重要，那么可以将图表打印在讲义上分发出去，听众可以回家之后在闲暇时间慢慢研究。
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·在文稿中，文字可以垂直、水平、以一定角度或者以表格方式排列。如果演讲人在演示用图表中这样安排文字，那么听众观看起来将会非常困难。
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·很多人都很熟悉给文档添加引用信息和增添备注的标准形式，演讲中的图表也应标明来源，但使用图像脚注没有具体的参考标准，不恰当的标注方式会让有些听众感到困惑和沮丧。
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3.简化图表
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将演讲中的图表和公路标牌做类比——它们都需要很快地被辨识并且都需要有效地同时使用文字和图表。简化图表，将复杂的思想和数据放在讲义里，留给听众一些时间来阅读和理解。
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过于炫目的视觉效果也许不会让听众印象深刻。有些人喜欢文字巨大、清晰的简单的幻灯片。如果演讲人使用了复杂的技术，那么要确保该技术能够和演讲内容相适应，并且能为听众所接受。
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4.文字要简洁且方便辨识
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不论演讲人是在海报、幻灯片还是计算机演示文档（例如PowerPoint）上展示文字，都有一些基本的要点值得注意。
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·减少字数，每幅图中只表达一个要点。
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·不要让幻灯片显得散乱。使用大量空白，每幅幻灯片的留白部分占整幅幻灯片的比例为60%~70%。
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·水平的布局方式比竖直的更受人青睐，绝大部分的演示文档软件都将水平布局作为它们的默认布局方式。
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·使用较大的字号，以便在演讲所在房间的任何角落都能看到。投影系统可能多种多样，演讲人应该多次尝试来确定字号究竟多大才合适。一般来说，调整字号的标准就是，有多少排的听众就让投影屏幕上的文字有多少英寸高。例如，如果听众座位有6排的话，那么投影屏幕上的文字就应该有6英寸高。如果不确定的话，那么尽量将文字放大（但这种做法尽量少使用）。
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·使用大小写字母——不要全部大写——这样更方便阅读。
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5.谨慎选择颜色
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颜色能增加图表的演示效果，但是使用色彩要有好的理由（例如需要使用3种不同颜色高亮显示一幅图表上的3个数据条）。使用容易观察的颜色，确保文字颜色和背景颜色是对比色（例如，淡蓝色背景上的白色文字不容易辨认）。使用简单的背景，在每张幻灯片中的文字颜色不要超过3种（避免歧义）。一般通用的做法是，在黑色或者暗色调背景上使用白色的文字。
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