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图6-19 计划评审技术图
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很多希望展示计划图的技术演讲人在汇报提案或者进行可用性分析时会遇到各种各样的问题。如果演讲人希望将计划图按照原始模样（很多有用的细节信息）展示，投影屏幕也许不能展示图的全部，但如果演讲人将原始计划图简化以便可以在屏幕上完全显示，余下的信息可能很难清晰和有效地说明整个计划。这个问题的一个解决方案就是演讲人可以将原始的计划图打印出来，张贴在会场内某处，听众在休息的时候可以去仔细研究，而在演示的演讲人可以只使用计划图的一部分以方便演讲中的讲述和讨论。
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计划图通常包括：
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·计划中的每个组成部分，按照时间顺序排列成竖直方向上的列表。
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·在水平轴上的时间标示。
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·包含任务信息的文本框、表明先后顺序的连线和说明每项任务起始和终止时间的其他标示符号。
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如果演讲中使用了计划图，那么演讲人应当遵循以下指导：
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·仅包含主要活动。让听众的注意力集中到10个或者15个主要活动。如果还需要展示更多的细节，演讲人可以制作一系列的子计划图并把它们链接到最开始展示的主要活动的概况图中。
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·从上往下以时间顺序列举任务。这是约定俗成的规则，符合很多人的自然习惯，即从页面的左上角开始看到页面的右下角。
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·所有的标签内容以水平方向排列。如果听众不能很方便地阅读这些标签，那么他们就会失去兴趣。避免改变文字的排列顺序。
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·如有必要可以设计新的格式。设计出最符合自己目的的图表类型。演讲人的最终目的是将所有的信息以最简洁和直观的方式传递给听众，不管是项目的开始时间还是服务的结束时间。通过购买和使用项目管理软件，演讲人可以制作优秀的计划图，但是这些软件并不是完全为制作演示用计划图所设计开发的。很多人使用Microsoft Excel来制作计划图，也有些人认为使用Word或者PowerPoint里面的表格功能设计计划图更为方便。
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·对计划要有务实的态度。计划图并不总是保持不变的。实际上，一旦一个版本的计划图出来之后，制作者就要专心对它进行修改。如果项目截止时间还没有到达，那么流程图的修改问题就是制作者一直需要关注的问题。一旦设定了某些项目的截止时间，制作者对于该项目什么时候结束要有清醒的认识。
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很多流程图都会展示未来的事件和截止日期，但是演讲人也可以使用流程图来描述过去的事情以解释演讲人所在组织在过去是如何通过卓有成效的工作来实现预定目标的。
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（3）展示问题解决过程的幻灯片
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现代的商业界和工业界都越来越多地依赖于以起草提案的方式来应对变化无常的竞争环境。提案是一种解释组织或者企业应当如何开始、改变和结束某项活动的文档。例如，当某个县政府希望修建一座污水处理厂时，他们会邀请众多公司来提交修建计划书。书面形式的计划书之后就是口头演讲，因此，对于这些技术专家来说，如何让听众理解工程师们的思想以及他们是如何提出特定解决方案的都是非常重要的问题。
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这里讨论的是如何图释第5章中探讨的演讲形式。如果读者对于特定的技术提案很熟悉的话，那么能够轻易识别它们。下面4步中的每一步都可以在幻灯片中实现，帮助听众理解提案是如何实现的。
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·描述问题。告诉听众演讲人是如何发现问题的——做了什么样的实验，收集了怎样的数据？为什么该问题是突出的并且值得解决？在讨论的时候做出“症状”列表。
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·展示因果关系。从专业角度出发，解释问题的原因所在以及演讲人是如何消除其他可能的原因和解释的。在幻灯片中列举可能的原因并且逐一讨论。
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·探讨解决方案。讲述演讲人自己的经验和研究成果，说明自己对问题的认识和感悟。发掘最可能的解决方法并且使用中立且有效的论据逐一进行比较选择。在图表中，一条坐标轴代表一种解决方法，另一条坐标轴代表评判标准，在坐标图中进行比较。
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·推荐解决方案。向听众描述你推荐的解决方案是如何实现的以及演讲者作为施行者的资格和阅历。
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3.组织图
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组织图能够揭示组织结构——人员构成、职位组成、工作部门。制作这种图表的一个挑战就是在大型组织中往往会有很多层的结构，每层也会有很多职位，尽可能展示需要的细节又保证简洁很有挑战性。同时，演讲人还需要确保展示的信息能够正确无误地反映组织的内部结构。演讲人若使用PowerPoint内置的组织图功能来制作，只需要单击“插入”下拉菜单中的“对象…”按钮，然后选择“组织图”即可。
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（1）使用线性信息框表示从属关系
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传统形式的组织图使用直线连接的方框代表组织中的部分职位。由于高层职位往往出现在图表的顶端，这里是多数听众目光最集中的地方，因此，这种设计就能强调公司的高层结构。图6-20展示了一个典型的组织图。多数的组织图都是用类似的方框和结构，所以当读者决定在自己的演讲中向听众展示组织图时，这种形式的组织图才是一般听众期望看到的形式。
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