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现代的商业界和工业界都越来越多地依赖于以起草提案的方式来应对变化无常的竞争环境。提案是一种解释组织或者企业应当如何开始、改变和结束某项活动的文档。例如，当某个县政府希望修建一座污水处理厂时，他们会邀请众多公司来提交修建计划书。书面形式的计划书之后就是口头演讲，因此，对于这些技术专家来说，如何让听众理解工程师们的思想以及他们是如何提出特定解决方案的都是非常重要的问题。
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这里讨论的是如何图释第5章中探讨的演讲形式。如果读者对于特定的技术提案很熟悉的话，那么能够轻易识别它们。下面4步中的每一步都可以在幻灯片中实现，帮助听众理解提案是如何实现的。
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·描述问题。告诉听众演讲人是如何发现问题的——做了什么样的实验，收集了怎样的数据？为什么该问题是突出的并且值得解决？在讨论的时候做出“症状”列表。
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·展示因果关系。从专业角度出发，解释问题的原因所在以及演讲人是如何消除其他可能的原因和解释的。在幻灯片中列举可能的原因并且逐一讨论。
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·探讨解决方案。讲述演讲人自己的经验和研究成果，说明自己对问题的认识和感悟。发掘最可能的解决方法并且使用中立且有效的论据逐一进行比较选择。在图表中，一条坐标轴代表一种解决方法，另一条坐标轴代表评判标准，在坐标图中进行比较。
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·推荐解决方案。向听众描述你推荐的解决方案是如何实现的以及演讲者作为施行者的资格和阅历。
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3.组织图
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组织图能够揭示组织结构——人员构成、职位组成、工作部门。制作这种图表的一个挑战就是在大型组织中往往会有很多层的结构，每层也会有很多职位，尽可能展示需要的细节又保证简洁很有挑战性。同时，演讲人还需要确保展示的信息能够正确无误地反映组织的内部结构。演讲人若使用PowerPoint内置的组织图功能来制作，只需要单击“插入”下拉菜单中的“对象…”按钮，然后选择“组织图”即可。
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（1）使用线性信息框表示从属关系
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传统形式的组织图使用直线连接的方框代表组织中的部分职位。由于高层职位往往出现在图表的顶端，这里是多数听众目光最集中的地方，因此，这种设计就能强调公司的高层结构。图6-20展示了一个典型的组织图。多数的组织图都是用类似的方框和结构，所以当读者决定在自己的演讲中向听众展示组织图时，这种形式的组织图才是一般听众期望看到的形式。
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图6-20 组织图
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（2）用直线连接方框
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实线代表了直接汇报关系；虚线代表了非直接的或者供职关系。
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（3）使用其他形式弱化从属关系
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另外一种形式的组织图使用同心圆的形式来更多地强调在管理层外面的职员层，这些人往往是会在第一线接触工程细节的技术工人。这种同心圆形式的组织图不常见，在使用时需要向听众做额外的解释。
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（4）谨慎使用多种图形
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类似流程图，组织图也可以使用各种各样的图形来代指不同层次、不同类型的职位，但要对这种做法带来的复杂程度有所估计。只有在确认必须使用多种图形才能向听众清晰传递信息的情况下才去使用超过一种图形的方式。
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（5）保持创造力
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如果标准形式不能满足需求，就去创造新的形式。
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4.计算机绘图
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曾经有一段时间，科学实验都是伴随着秒表、温度计或者天平等工具展开的，研究者能够接触到的文献数量是极其有限的，展示数据的方式也被局限在使用铅笔在绘图纸上绘制。计算机的出现完全颠覆了数据获取的方式，同时可视化软件创造了展示数据的全新方式。
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目前来看，这些软件的价格仍然居高不下，学习曲线依然非常陡峭。但是，如果数以千计的数据点被收集完成，演讲人需要描绘这些点来完成数学模型以帮助听众理解数据的含义，那么就有必要购买一款绘图软件。要学习更多的有关绘图软件的内容，读者可以尝试在因特网上搜索“信息可视化”。
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