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2）如果内部空间不够，那么可以标注在紧接着图形的外部。
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3）对每一个图形进行标号，在图上其他地方对这些标号做好图例说明。
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（2）计划图（甘特图、里程碑图）指导
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现代的商业活动都会要求预先制定行动计划，计划书中往往带有按照时间顺序展示行动各个组成部分的插图。这些计划图有很多名称，两种最常见的是里程碑（Milestone）图和甘特（Gantt）图。项目经理在做关键路径分析（Critical Path Analysis）、计划评审技术（Program Evaluation and Review Technique, PERT）时往往会使用一些软件，例如使用Milestone Professional或者Microsoft Project来帮助设计管理甘特图。图6-18展示的就是一个非常简单的甘特图。
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图6-18 简单的甘特图
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项目工程越大越困难，计划图也就越复杂。优秀计划图的工作不仅局限于高亮显示那些任务和时间——尽管这需要详细标注。在建筑界，使用计划图来涵盖整个建筑进度也已屡见不鲜。
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计划评审技术是帮助计划者制定带有随机性的活动完成时间的网络模型，它在几十年前被发明出来，帮助美国海军协调数千个承包商之间的工作。该技术可以有效地减少完成项目的时间和金钱的开销。
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就如图6-19展示的那样，在计划评审技术（PERT）图中，每一项活动都由一个方框替代，表示正有工作者或者工作组投入其中。这些方框通过箭头相连接，代表了整个工作的流程。
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图6-19 计划评审技术图
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很多希望展示计划图的技术演讲人在汇报提案或者进行可用性分析时会遇到各种各样的问题。如果演讲人希望将计划图按照原始模样（很多有用的细节信息）展示，投影屏幕也许不能展示图的全部，但如果演讲人将原始计划图简化以便可以在屏幕上完全显示，余下的信息可能很难清晰和有效地说明整个计划。这个问题的一个解决方案就是演讲人可以将原始的计划图打印出来，张贴在会场内某处，听众在休息的时候可以去仔细研究，而在演示的演讲人可以只使用计划图的一部分以方便演讲中的讲述和讨论。
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计划图通常包括：
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·计划中的每个组成部分，按照时间顺序排列成竖直方向上的列表。
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·在水平轴上的时间标示。
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·包含任务信息的文本框、表明先后顺序的连线和说明每项任务起始和终止时间的其他标示符号。
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如果演讲中使用了计划图，那么演讲人应当遵循以下指导：
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·仅包含主要活动。让听众的注意力集中到10个或者15个主要活动。如果还需要展示更多的细节，演讲人可以制作一系列的子计划图并把它们链接到最开始展示的主要活动的概况图中。
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·从上往下以时间顺序列举任务。这是约定俗成的规则，符合很多人的自然习惯，即从页面的左上角开始看到页面的右下角。
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·所有的标签内容以水平方向排列。如果听众不能很方便地阅读这些标签，那么他们就会失去兴趣。避免改变文字的排列顺序。
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·如有必要可以设计新的格式。设计出最符合自己目的的图表类型。演讲人的最终目的是将所有的信息以最简洁和直观的方式传递给听众，不管是项目的开始时间还是服务的结束时间。通过购买和使用项目管理软件，演讲人可以制作优秀的计划图，但是这些软件并不是完全为制作演示用计划图所设计开发的。很多人使用Microsoft Excel来制作计划图，也有些人认为使用Word或者PowerPoint里面的表格功能设计计划图更为方便。
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·对计划要有务实的态度。计划图并不总是保持不变的。实际上，一旦一个版本的计划图出来之后，制作者就要专心对它进行修改。如果项目截止时间还没有到达，那么流程图的修改问题就是制作者一直需要关注的问题。一旦设定了某些项目的截止时间，制作者对于该项目什么时候结束要有清醒的认识。
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很多流程图都会展示未来的事件和截止日期，但是演讲人也可以使用流程图来描述过去的事情以解释演讲人所在组织在过去是如何通过卓有成效的工作来实现预定目标的。
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（3）展示问题解决过程的幻灯片