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技术演讲的艺术：技术人员成为成功人士必知必会的原则和技巧 第7章 使用图表
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本章将会继续第6章中的内容，讨论在演讲中如何使用图表的问题，并且深入讨论Microsoft PowerPoint的使用，也将会给出在演讲中使用图片时注意事项的列表。注意，在过去几年中，微软公司发行了数个版本的PowerPoint，也许读者使用的版本和本文中的版本不尽相同。如果遇到了无法解决的问题，读者可以通过单击PowerPoint的“帮助”菜单寻求技术支持。
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7.1 PowerPoint相关问题
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7.1.1 关于Microsoft PowerPoint
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很多人在提及幻灯片的时候第一反应都是Microsoft PowerPoint[1]。在短短的数年时间内，这款软件就在公众演讲领域处于领先地位。
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作为一个如此强大的沟通工具，PowerPoint在世界各地都有很多爱好者。然而，有些人指出了软件自身的缺点以及人们对软件的滥用问题[2]。实际上，关于PowerPoint的争论自从爱德华R.塔夫特（Edward R.Tufte）2003年所著的《PowerPoint的认知形式》（The Cognitive Style of PowerPoint）的发表以来就愈演愈烈[3]。塔夫特对于PowerPoint过于鼓励简化构思以及糟糕的图形设计提出批评，他认为PowerPoint处理问题的方式对使用者思考复杂主题产生了消极影响，并且PowerPoint对于列表的过于依赖限制了信息传播的方式。
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不管读者是否同意塔夫特或者其他批评家对于PowerPoint的观点，无视你的组织的演讲文化的规则是非常愚蠢的。换句话说，如果学校、公司或者其他组织里的每一个人都在使用PowerPoint制作幻灯片而你拒绝使用，这将是非常不明智的，甚至连经理都期望你使用PowerPoint制作时，这种“坚守”将更加没有意义。这时候能做的就是学会如何有效使用这款软件来帮助演讲[4]。要让这些幻灯片添加到你的演讲中，而不是让它们取代你作为活跃的、忙碌的演讲人的地位。
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1.PowerPoint的优点
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·它有助于图文混排。
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·如果谨慎使用的话，它可以让演讲人更加专业和优雅。
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·所有铃声和系统声音使用起来都很有趣。使用者可以添加声音、视频、动画、网站链接等。
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·使用PowerPoint已经成为业界标准，期待演讲人使用这款软件。
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2.PowerPoint的缺点
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·模板和剪贴画的使用已经成为了“陈词滥调”。
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·有了自动填充功能，工程模板可以让使用者不需要对基础演讲技巧有过多的认识就可以制作出幻灯片，这样会抹杀掉创造性和自发性。
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·使用者可能会让幻灯片过载（过多的文字和图片元素）或者空载（幻灯片中没有内容）。
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·PowerPoint中的绘图功能太过简单，这暗示使用者去制作简单但难以理解的图片。
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·软件入门太过容易，这会让使用者产生幻灯片决定演讲的错误认识，而不是演讲决定幻灯片。
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·制作花哨幻灯片的时间可以用来练习或者实践其他更重要的演讲技巧。
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·如果演讲人在自己的计算机上设计了幻灯片，而演讲现场的计算机在展示幻灯片时可能会出现各种意料不到的情况：颜色改变、字体缺失、图片消失、动画或者其他视觉效果不能正常演示。
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·幻灯片并不是对所有的演讲都适用。听众的期望和演讲现场的严肃气氛将决定演讲人是否使用幻灯片。
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·PowerPoint投影设备对于少量听众来说太过巨大。使用能消除距离感的手段。
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[1]关于PowerPoint的由来，可以参看Ian Parker所著的《Absolute PowerPoint》（The New Yorker, May 28，2001）。
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[2]关于PowerPoint的批评不难找寻。下面是一些例子：Robert X.Cringely，“Now Hear This：If We’re in Trouble, It’s Probably Because People No Longer Really Listen，”February 5，2004，http://www.pbs.org/cringely/pulpit/pulpit20040205.html（2004年2月9日访问）；Rebecca Ganzel，“PowerPoint：what’s wrong with It?Power Pointless，”Presentations, February 2000，http://www.presentations.com/search/article-display.jsp?vnu_content_id=1125436（2002年4月26日访问）；Greg Jaffe，“What’s Your Point, Lieutenant?Please, Just Cut to the Pie Charts，”Wall Street Journal, April 26，2000；Julia Keller，“Is PowerPoint the Devil?”，Chicago Tribune, January 22，2003.
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