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原则2：当下主义与应急措施
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第二个原则就是“工作要在发生的当下处理完”，我们把它叫作“当下主义”吧(2)。
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这个原则适用于很多的事务性工作。例如，出差报告和会议的议事录如果不马上记下来，就会被遗忘。此外，如果对应该提交的文件搁置不管，文件可能会找不到，而寻找文件又会花费很多的时间；如果不及时回信，来信就有可能遗失，而寻找来信会很费工夫。如果能够马上处理，就能够节约这些时间。有时候我们可能会想着“稍后再做”某项工作，结果后来就把那项工作忘记了。
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但是，我们不可能每次都在发生的当下完全处理掉所有的工作，因为正在进行的工作中可能会产生“中断综合征”。因此，针对现有的工作，要先采取一些应急措施。实际上，与其说“当下主义”的核心在于“马上做”，不如说在于它的应急措施。
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在此，挤压档案会发挥重大的作用。不要把文件和信件搁在书桌上不管，而要把它们放进写有“需要处理”的信封，然后放进挤压档案。这样就不会发生文件和信件丢失的事情，几天后我们可能会因为记忆的中断而变成记不起之前的情况的“他人”。因此，接管好工作是必要的，将文件保存在挤压档案里是对未来的自己最低限度的“接管”。
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如果时间限制没那么严格，可以稍微提前处理一下将来的事情。如果是信件，可以先制作好只写有对方地址的信封和明信片。随身携带信封和明信片，有时间的时候就写上信件和明信片的正文内容，然后马上投递出去。公务繁忙的人经常会从机场和旅行地发出信件。也许这些人就是随身携带只写有收件人姓名的信封，然后在机场的候车室或者火车上写好正文内容的吧。如果使用文字处理机，可以事先制作好只输入了收件人姓名的文件。
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此外，我在读报纸而没有要剪切下来的报道时，会在读完的当场在第一面上打“×”。如果能事先做好这些措施，之后整理时就会比较方便。
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原则3：以拙速为宗旨
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很多关于时间管理法方面的书都会说“要先做重要的事情”。但是，正如在第一章所看到的那样，实际上，要忠实地执行这一原则比较难。因为，即使我们知道那件事比较重要，也不可能只做那一件事。例如，我们可能会有“滞留工作”等截止日期迫近的紧急工作。另外，即使事前做好了计划安排，也可能会遇到突如其来的工作。
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比方说，我认为写这本书是非常重要的工作。然而，遗憾的是，我不能全身心地去做这项工作。我还有已经约定好截止日期的稿件的写作、之前写好的稿件的校对、采访等工作，以及还有堆积如山的必须回复的传真和信件。当然，还有作为本职工作的授课工作与大学内部委员会工作，此外，还要加上各种各样的生活琐事。即使周末能够集中精力写书，一到周一就必须返回到这些工作岗位上。我必须优先处理截止日期迫近的工作。在这样的情况下，应该如何推进工作比较好呢？
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应对这种情况的原则就是不要陷入完美主义。总之要先完成一定阶段的任务。如果有时间，再进一步完善就好。在考试的时候，这是所有人都会做的事吧。不一味地专注于某个问题，验算多遍，只为得出完美的答案，而是一旦有了初步的答案，就立马转移到下一个问题。如果之后还有富余的时间，再回到前面的问题，进行验算。对于一般的工作，只要采用与之相同的做法就可以。
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“以拙速为宗旨”这一点（对于不是真正重要的工作来说）是比较重要的。在情况不断发生变化的现实生活中，很多事情只能不停地“急速”和“立刻”处理，如果不这样做，就不能集中全力去做真正重要的事情。
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大藏省的时间——不着急，今天之内完成就行
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我是比较性急的人。然而，在大藏省中，有很多超级性急的人。
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吃完晚饭的时候，上司指示我制作一些资料。“不用着急。因为工作量比较大。”听到上司这么说，如果你认为“上司真贴心”，那就大错特错了。我问了一下截止日期，说是今天之内。这样看来不就仅剩4个小时了吗？还有更性急的上司，在局长办公室召开的会议一结束，刚回房间，我就听到桌子上的内线电话响了。接起电话，那边传来局长的声音：“喂，刚才的资料整理好了吗？”
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要想在这样的环境中生存下去，即使不喜欢也要掌握“以拙速为宗旨”的生活智慧。
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那么，暂时的目标即“某个阶段”是指哪里呢？答案当然因人而异。就我而言，我的大致目标如下。
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最低限度就是“他人一看就懂”。如果是报告书，就是要保证别人能大致读懂意思。如果是事务性工作，就是要保证不用特别地追加说明，他人也能接替这个工作。这里的“他人”，并不仅仅是指字面意义上的他人。如前文提到的那样，未来的自己在某种意义上也是他人。要想理解包括未来的自己在内的“他人”，做到这一点是非常有必要的（原则2中的应急措施也是在做与之相同的事情）。
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然而，这是最低限度。如果可以，我希望能稍微前进一步。大致的目标，用标语来说的话就是“完美状态的80%”。因为，在一般情况下，剩下的20%所需的能量很可能要大于达到80%所消耗的能量。在这个程度上，“拙速原则”也可以说是“80%原则”。一到这种程度，就要暂时从这个工作中抽身，先做其他的事情。只不过，这里所说的“80%”是与“吃八分饱”大致相同的意思，并不是那么准确。稍微严密地描述这一点的说法就是将在本章的补论中提到的“边际效用均等化的原理”。
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此外，拙速原则也适用于开始工作的时候。对于工作，并不是说要完全做好准备之后再开始，而是无论如何都要先着手，不要蓄势。有时我们也可以“先付诸行动”，因为在一般情况下，在工作的整个过程中，最难的部分就是“开始”。
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在像写论文那样的工作中，这一点尤其重要。在《“超级”整理法》中，我曾说过“论文只要动笔就能完成。从突破最初的惯性的角度来看，文字处理机就是想法制造机”(3)。这一点的重要性有反复强调的价值。即使是事务性的工作，也需要先着手。有的人不把文具整理好、不把桌面收拾干净，就不着手工作。我虽然很明白这些人的心情，但我认为还是需要有意识地去改变这种习惯，这也符合“现场主义”。
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有时，开始工作后我们会发现一些之前没能预料到的障碍。即使是为了获得这些信息，先开始工作也是非常重要的。
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原则4：偶尔休息
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我们需要“拙速原则”是因为时间的限制比较严格。但是，即使没有这种限制，有时也是“完成到某个阶段，就转移到别的工作上”比较好，这样做可以起到帮助我们转换心情的作用，另外，它还有几点更为重要的意义。
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