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工作的大部分内容是抄录
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大部分的事务性工作是“抄写”。因此，如果能提高这项工作的效率，就能在减少时间的浪费方面，具备很大的优势。
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如前文已提到的那样，如果我们在事务联络中使用书面形式，就没有必要在之后的事务处理中重复联络事项。如果使用电子邮件，效率将进一步提高。关于这一点，下面我用“用于海外出差的事务性手续”这一具体的例子来进行说明。
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在以往的使用纸和电话的联络系统中，这项工作是如下进行的：
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·会议主办方的通知以书信的形式寄来。
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·然后参加者看书信里面记载的日程安排，给旅行社打电话，咨询航班的座位情况、起飞时间。将旅行社的回答写在纸上。另外，委托旅行社预订宾馆，并记下宾馆的名字、电话号码等。
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·确定行程，制作行程表，这些工作都通过手动完成。
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·由于需要走组织内部的审批程序，所以还要填写几张表格。因此，就需要从行程表开始抄写。
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·给会议主办方以及旅费的赞助商写信，将行程抄写下来寄过去。即使是联络了好多次，也必须每次都抄写。
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·将行程抄到自己的手账中。
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·由于需要将行程表留给家人和此次出行的相关人员，因此要抄写行程表。
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综观上述程序我们就会发现，大部分的工作都是内容相同的文件“抄写”。
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如果是传真，我们就能够复印接收到的文件进行利用，但不能编辑。通常情况下，由于每项程序都规定了相应的格式，我们不能原封不动地使用复印的资料，因此，我们仍然需要重写的时间。实际上，由于这种事务上的程序，我们要抄写好几份内容相同的文件，这种事是极其常见的。此外，由于处理部门的不同，提交文件的格式也有所不同。因为文件的内容是一样的，所以我们完全是在做无用的工作。
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电子邮件——不再需要抄写
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在使用电子邮件和个人电脑的联络系统中，我们以这样的方式处理如上事务：
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·通过电子邮件接收会议主办方的通知。这份通知会作为电脑中的文件被立即保存下来。
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·从这个文件中剪切、复制关于会议日程的部分，加上若干说明文字，将其制作成新的文件，然后用电子邮件发给旅行社。
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·旅行社针对这份文件的回答以通过将航班、住宿地点、联系方式追加到日程表中的形式被转发回来。因此，就自动完成了行程表。
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·由于需要走组织内部的程序，因此要将所需的部分从行程表中剪切出来并复制，做成新的文件进行提交。如果需要纸质的文件，就将其打印出来。
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·复制行程内容并用电子邮件将其发送给会议主办方和旅费的赞助商。即使需要发送多次，也只需简单地修改一下内容就能做成新的电子邮件。
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·将行程表打印出来，然后夹在手账中。
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·由于需要将行程表留给家里以及相关人员，因此将行程表打印出来。
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由于以上工作都是通过电脑进行的，因此我们完全不再需要做“多次抄写内容相同的文件”的工作。
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也不再需要校样的校对
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