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人际关系：职业发展与个人成功心理学（原书第10版） [:1702541467]
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人际关系：职业发展与个人成功心理学（原书第10版） 有效的时间管理技术
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到目前为止，本章已经从避免拖延以及培养适当的态度和价值观两个方面来讨论如何提高工作生产率。方法和技能对于效率的提高也非常重要。本节不仅会介绍改变工作习惯的一些比较成型的方法，也会补充一些新的内容。这些用于改进生产率的技能，大部分都需要我们在日常生活中推广和有规律地练习。因为很多技能都涉及行为习惯，要养成这些习惯就需要多次的重复和练习。
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清理任务并使工作变得有序
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养成良好的工作习惯和培养时间管理能力的起点就是清理工作区域与有序地安排好事情。戴维·艾伦（David Allen）发明的工作习惯和时间管理系统的第一步就是让你分解你的生活。要先把你必须做的、想要做的或者是还没有完成的每一件事情汇集起来，并把这些项目写在一张清单上，这个过程叫作“心灵大扫除”。17做完这些，你就会发现，很多任务可以被剔除掉。就像是从存积的办公用品中扔掉过期的优惠券。尽管“心灵大扫除”只是草草记下了一些重要的任务，但是并没有把它们从心中剔除，尤其是那些令人烦恼的任务。例如主管的待办事情列表中有一项是开除一名员工。
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扔掉没用的文件和删除电脑中不需要的文件夹也可以达到清理的效果。这个思想就是简化工作区域，清除无关信息的干扰，让大脑集中到有用的任务上。此外，这也可以使得寻找重要文件的过程变得更加简单。指定一个特定的时间，譬如星期六的早上，来清理你的工作区域并删除不需要的文件。
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使用像谷歌桌面或苹果聚光灯一类的桌面查找软件可以帮助你找到很多丢失的文件。然而，电脑桌面上的作废文件夹越少对你工作效率的提升越有帮助，因此你可以把相同名称的文件合并成为一个文件夹。此外，使用电子搜索工具搜寻重要报告也要在你的待办事项清单中。
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组织规划包括为待办事项分类，包括没有完成的任务和项目。组织规划还意味着给电脑上和墙上贴着的小便签分类。一个重要的原则就是扔掉永远不会用到的东西。一个有价值的建议是，每天至少从办公室和家里扔掉一个东西，即使这个东西微小到只是一支用完的圆珠笔。因为几乎每天都有新东西进入到办公室，所以你要扔掉一些东西。
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给活动制订计划
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有效时间管理的首要原则就是计划（planning），即决定所要完成的目标以及实现目标而需要采取的行动。最基本也是最为重要的：计划工具就是需要完成的任务清单。几乎所有成功人士都按照一份需要完成的事情清单工作。这些清单与日常目标很类似。在形成这样一份清单以前，你需要每天花一点时间整理手头上的工作。使用需要完成的事情的清单的一个好的起始点就是在周日把下一周的清单准备好。这样就可以在周一到周六的时间段里不断地调整和修改清单。一名上班族家长的清单如图16-1所示。
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图16-1 需要完成的事情的清单
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完成待办事项清单对个人生产率的提升非常重要，同时也有助于减轻压力，因为很多人会雇用虚拟助理来帮助他们解决任务。虚拟助理的工作主要是完成一些在线的任务，譬如购物和解决一些银行的问题。18然而，一些助理也会帮助完成一些家务，譬如去商场买东西、把汽车送去修理或者把衣服送去干洗。私人琐事和生产率的关系就是，你被越少的琐事打扰，就会有越多的精力放在工作上。
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我们把待办事项的清单放在什么地方呢？很多人不喜欢把这些清单弄得到处都是。一个原因就是它们很容易混杂在其他的纸张中而丢失。因此，很多人喜欢把这些清单放在台历或者被称为“规划师”的打印版本上，也可以录入到电脑或者存在掌上电脑的中。“规划师”可以保证以最短15分钟的间隔来记录你的活动。每天定时使用“规划师”，包括周活动的分类，以及每天需要做的事情，要处理的约会、电话和开销。很多人把清单放在电脑桌面或智能手机上。你是选择使用纸笔记录还是电子日历的形式进行记录，这取决于你使用的效率。
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建立清单的另一个好方法就是使用一个便携笔记本。这个笔记本就成为你的主要清单，其中记录着你的工作任务、约会甚至购物项目的各种活动。其他任何需要完成的事情也可以记录在这个小本子上，甚至是再次对工作区域进行清理的备忘等。一些人在这方面非常明确，以至于会在头脑中进行规划，因此往往会跳过在纸上或电脑上做清单这一步。
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不论你把清单放在哪里，只要不定期查看就一点用处也没有。查看的周期应该是每天两次。
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如何设定优先次序？面对需要同时完成的多项任务，你很容易感到难以应付而灰心丧气。一个久经考验的方法就是在需要完成事情的清单上为每项任务设定优先次序。一个典型的方法就是用A来标记最为关键和重要的任务；用B来标记次重要的任务；用C来标记不重要的任务。尽管某个简单任务被标记为C（例如，给订书机进行填装），但它对于提升你的生产率和幸福感仍有贡献。无论完成清单中的一项多么琐碎的任务，很多人都会感到满足。此外，如果你的责任心很重，未完成的琐事会干扰你的注意力。
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为了有效地安排好优先顺序，你必须知道哪些任务是重要的。总之，那些直接关系到任务的主要目的的活动是重要的，譬如直接处理一个重要客户或者完成一部分预算。将你的上级认为重要的活动也要标为优先级别。像处理龙卷风过境或产品召回这样的紧急事项，也是重要的任务。
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当你必须和不同时区的人打交道的时候如何进行规划？商业全球化为与不同时区的人工作带来了挑战。在美国境内就有4个小时的时差，在美国周边的阿拉斯加和夏威夷也要加上不同的时差。（同时，加上加拿大的大西洋时区）。一种计算时区的方法就是查找国际电话簿，按照里面的方法计算。例如，芝加哥的时间比意大利晚7个小时，比日本晚15个小时。如果你在意大利的工作伙伴想在他的早上8:30和你通话，你就要在凌晨1:30打电话给他。如果你和日本的工作伙伴在他的早上8:30通电话，你就要在下午的6:30给他打电话。你对于时差的理解还体现在通过互联网的定时发送功能在特定的时间和工作伙伴取得联系。
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如果你不想自己计算时间，登录像www.timeanddate.com这样的网站，这类网站会自动帮你计算出在两个不同时区打电话的时间，并且还包括会议电话和视频会议的时间。总之，如果时常开会，不同时区的人就要轮流在彼此不方便的时间段参加会议。
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怎样安排时间并执行？为了使待办事项清单达到应有的效果，必须将它付诸行动。为了把你的清单付诸行动，需要准备一个时间表，时间表上标明什么时候做什么。然后按照时间表行事，做完一件划掉一件。
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时间和活动图（也称为“甘特图”）在工厂与办公室中已经被广泛运用百年之久，主要做跟踪项目之用。很多人都认为这些基本的图表在规划活动时间和追踪活动进展方面非常有效。时间和活动图也能强化这样一个概念，那就是大多数活动都是日历驱动的。日历集合了所有的约会、截止日期和运营一个公司的关键季节。例如，许多客户要求在票据上规定的日期前运到一批货物。图16-2展示了一个时间和活动的图表，你可以使用它，并把它作为生产率提升的助推器。
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图16-2 计划活动的时间行动表
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打起精神