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沟通圣经：听说读写全方位沟通技巧（修订第5版） [:1702591448]
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14.1 为什么写好商务书信很重要
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除了使用产品与服务，以及阅读广告，大部分的人与公司进行的唯一直接接触就是通过商务书信。为公司撰写商务书信的你，能够趁这个大好机会协助顾客或客户，帮助公司达到目标，同时表达友好善意。
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自我检查
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哪一个最便宜：写信（邮寄或电子邮件）、传真或打电话？
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本章将探讨：
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1.书面沟通与口头沟通的优点和缺点。
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2.如何撰写商务书信，使其确实达到其目的，传达你的信息，同时保持友好的善意。
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3.如何安排书信的结构与版面，使其与你的信息内容相得益彰。
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4.口授的技巧。
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根据英国一个郡议会的估计，如果每个需要写商务书信的员工，每星期只犯一个错，使得信要重写或重打，甚至因此必须多写一封更正信，一年下来的花费就多达750,000英镑。
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地方政府机关之所以存在，是为了以最低的价格服务大众；而公司则需要获利，用在沟通上的花费也是经营生存或提供服务所需总花费的一部分。那么，一封商务信要花多少钱？一张纸、一个信封和一张邮票？不用钱？因为是电子邮件！那么上面的郡议会是如何算出750,000英镑这个天文数字的？一封信的成本不只包括寄送的费用，同时还包括内部系统处理、归档时间、计算机设备、存盘空间等引起的费用，而最主要的花费就是写信人和处理人的薪水。因此这些人的薪水越高，信的成本就越高。
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自我检查
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列表比较书面沟通和口头沟 通的优点与缺点。
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有些机构估计，一封商务信的花费30英镑，即使是电子邮件也一样。那么现在你可能会发现，打电话比写信便宜多了，而如果是非常棘手或重要的事情，需要面对面的沟通时，即使是坐飞机上路，亲自去处理可能还更便宜。如果你了解书面沟通的优点与缺点，就会更知道该如何作决定。
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书面沟通与口头沟通比较
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书面沟通
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口头沟通──
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优点
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1. 适合沟通事实与意见
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2. 适合传达困难或复杂的信息；可以检查
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3. 有书面记录，方便以后参考
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4. 可以写，也可以读
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5. 传送出去前先仔细计划和考虑
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