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沟通圣经：听说读写全方位沟通技巧（修订第5版） 16.11 设定报告的目的
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警告：以“给我写一篇报告分析……”开头的指示往往太含糊！
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这一步做得好不好，决定了整篇报告的成败。许多报告最后没达到预期的目的，就是因为作者自以为很清楚报告的目的，也就是“职权范围”的部分，结果写出来的却是“自己觉得”的报告，而不是主管所要求的报告。因此你必须在一开始就很清楚这篇报告的目的，并在整个撰写过程中不时回头对照。报告一般可分为两种：
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例行报告
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商务场合中大多数的报告都属这一类：每月、每周例行完成的报告，用以提供绩效相关的信息，如财务、销售、生产等。如果你必须完成一份例行报告，公司可能会直接告诉你去哪里找资料，甚至把信息直接提供给你。你的工作就是把这些信息以规定的格式呈现在报告里。听起来很简单，所以你可能会毫不思考就按照前人的方式完成这份报告。但是，你应该自问这三个基本问题：
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当初为什么要制作这份报告？
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如今这样的报告依旧有这样的功能吗？
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能不能把报告的信息或格式改变一下，使它更充分发挥其功能？
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一次性报告
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这样的报告是为特定的目的而制作，因此挑战性更大。不过，也许你的机构以前制作过类似的报告，你可以拿来参考。但是切记，不要想都不想就仿照前人的做法！前人的做法有可能是个坏榜样。
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每篇报告都有其目的，在开始研究资料前，你一定要很清楚报告欲达到的目的。在不同的目的下，你要自问不同的问题，报告的目的可以分类如下：
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1. 提供信息
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应该包含多少细节？
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谁会收到这份报告？
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信息应以多浅显的方式表达？
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这篇报告会保存起来供以后查阅，还是读过一遍就丢掉了？
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这些信息获得批准可以公布出来吗？
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是一次性的报告吗？
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报告里的信息对读者来说有多大价值？
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2. 提供记录
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为什么需要现在把这份信息记录下来？
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为什么人们以后会想要查阅这份信息？
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