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沟通圣经：听说读写全方位沟通技巧（修订第5版） Chapter17 其他文书任务
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17.1 办公室里的文书任务
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“杰夫今天不在。写封电子邮件告诉他明天的会不开了，但是我们明天一早还是需要他的数据……”
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“你能不能写个备忘录给采购部门，确认一下我们订的三个公文柜？我已经打过电话，所以他知道。”
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“写份通知寄给我们目前所有的顾客，告诉他们我们有新的产品目录。噢，里面再附上一张免付回邮的回复卡，这样他们就可以直接回信索取。”
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“我们得传一份传真，不然就是扫描下来寄过去。”
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“你能不能试试看设计一份问卷……”
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“苏生病回家了。你能不能替她做会议记录……”
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大多数讲商务沟通的书籍都会花很大篇幅说明如何写信和写报告。说明如何写信，是因为不管在工作场合还是工作场合外，我们都常常需要写信；说明如何写报告，则是因为大多数人都觉得写报告很困难。然而，上面这些状况却也是你在工作场合上常会碰到的。你知道备忘录和信有什么差别吗？你只发电子邮件吗？你能不能设计出一份成功有效，并且能够表达友好善意的问卷？
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在本章，我们就来探讨如何设计这些文书：
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1.精简有效的备忘录
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2.传真和电子邮件
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3.回复卡
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4.表格和问卷
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至于会议记录的写法，请见第9章。
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沟通圣经：听说读写全方位沟通技巧（修订第5版） 17.2 备忘录
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备忘录的英文写法“memorandum”，简称“memo”，来自于拉丁文“memorare”（记住），意思就是“要记住的事”。虽然有点过时，但我们直到今天还是不停地在写，只是我们现在通常以电子邮件的形式写备忘录，并称之为电子邮件。不过在今天，备忘录在商务场合中的功能并不只限于提醒，因为它就跟电话一样，已经成为内部沟通的主要途径。备忘录还是保有提醒的作用，因为它有书面沟通的优点，也就是能够提供一个书面记录。备忘录用来传达信息、指示和询问，而较长的备忘录还可以充当报告（见第16章第2节）。顺带一提，在某些国家的官方机构中，备忘录称为“minute”。
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备忘录就是内部使用的信件，可以是电子邮件、打印或手写的。由于备忘录是内部使用的信件，因此跟一般商务信件有几点不同。以下是备忘录的特点：
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称呼和结尾敬辞可以省略，因为一般都可假定对方怀着礼貌的态度。手写或打出来的备忘录不用签名，不过较长的备忘录通常还是会签名。
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如果是电子邮件，通常要在最后打上自己的名字，并在名字之前加个“Regards”等类似的敬辞。
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备忘录上的信息越简短越好，而且只讲一件事情。
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