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二 功能与职责
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清朝在制度上缺乏对地方政府的司法职能与行政职能之正式区分，这一点早已被很多学者详加论述。(94)在县级地方政府之特征这一方面，学者们的关注点大多聚焦在知县所扮演的那种在一县之内集司法官和最高行政长官于一身的复合性角色。很少为人们所注意到的是，这种不同的功能汇聚于一身的情形，也同样扩展到县衙当中各房书吏的职责上面。正如那些对典吏进行任用并以标准格式写成的公文书中所写明的，衙门雇用书吏的目的，乃是在于让他们誊抄和草拟文书、承办公务，以及处理各种讼案。虽然各房的职能均既涉及行政也涉及司法，但它们在处理这两大类事务的惯例性做法上还是存在着很多差别。这种处理方式上的不同，并非基于效率方面的考虑（上述两类事务是由同一批人来处理），而是由衙门雇用书吏的经济方面考量所决定的。
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书吏们在巴县衙门中承担的主要工作，首先是由不同的“差务”所构成，例如例行文书的誊抄、归档和递送，备造簿册登记各项事务，以及众多专属于某个特定的房的任务。(95)除了承办差务（“应差”），他们的工作还包括“办案”。办案这一工作涉及对任何被认为属于某房管辖范围之内的法律争端或刑案的处理。(96)其工作的具体内容，包括为那些提起诉讼的人们准备状词并呈交给知县、围绕争端与犯罪行为展开调查、填发传票和捕票、记录当事人在知县面前所做的各项证供、保管被盗的赃物，以及负责知县堂审后判处之罚金的收缴和移交。
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办案的极度重要性，源于如下这一事实，亦即与其他那些经济回报微乎其微甚至根本无费可收的行政职责不一样的是，办案这一工作涉及在民事纠纷和刑事案件处理过程中从各方当事人那里所收取的各种费用。这些费用不仅构成了书吏们个人的主要收入来源，而且同时也为巴县衙门各房的日常运转提供了所需的基本经费。由于案费的收取常常超过惯常的水平，故而书吏们对案卷的掌控，也为他们提供了许多通过各种最有利可图的方式来滥用手中权力以从中贪腐的机会。基于上述金钱方面的原因，办案于是成了对于巴县衙门书吏们绝大部分的文书工作、人手配置和组织方式而言不可或缺的基础。
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从理论上讲，一名书吏只有在办完一项或更多项“差务”之后，才能被分派负责处理一起案件，亦即“有差才有案”。而且，为了能让巴县衙门各房当中所有的书吏均有同等机会分派到待承办的案件并从中获得收入，待承办案件的分派是被建立在众人轮流承办的基础之上。但实际上，待承办案件的分派及处理，始终都是一个极易引起争议的问题。尽管巴县衙门的历任知县反复勒令书吏们必须遵循其内部奉行的那些分派流程，但围绕各种案件的管辖承办而发生的争议，一直都是巴县衙门各房之间及各房内部划分派系与发生争端的最常见原因。
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第二节 人员类型
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除了对那些只是被临时雇用的“帮书”所做出的规定，《大清会典事例》与《钦定六部处分则例》皆未就书吏们内部的人员类型、等级或职能加以细分。作为在朝廷看来其内部并不存在差别的服公役之辈，所有在衙门中工作的书吏皆被要求须遵守此类法令规章所确立的那些标准。(97)但是正如巴县知县张铎向重庆知府所报告的前述情况那样，19世纪时的各种行政事务负担所需要实际雇用的衙门办事人手，远远超过京城的吏部所规定的那些经制吏役额数。而且，由于文书工作的技术性特点，以及需要对操办此事的人手进行相应的训练，那些关于雇用临时劳动力的法令规定其实完全不切实际。一名知县若想让朝廷对其职责的那些要求得到满足，那么他将不得不折中行事，雇用一些训练有素、长期任事却在国家法令所规定的经制书吏额数之外的办事人手。
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然而，在书吏们内部，形成了一种关于其工作内容、内部等级与权威的系统性区分。在这种系统性区分里面，那些对经制书吏的额数、人员造册登记和服役期限长短加以规定的国家法令，仅适用于一小部分被官府正式登记在册并领有执照的书吏（典吏）。与此同时，这一小部分书吏也变得比国家正式制度的预期更加专业化且更有权力。除此之外，还有一大批书吏是在朝廷规定的经制吏员额数之外为衙门所雇用的，而上述那些朝廷法令中的规定无法适用于这些人身上。他们或者只是被巴县衙门非正式地登记在册，或者其名字压根就不出现在县衙的卯册之上。尽管这种做法在法律层面上属于违法，但正是这些人员在巴县衙门中实际承担了大部分的文书工作。
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一 典吏
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在巴县，朝廷所规定的经制书吏额数为13名至14名典吏或吏书，(98)他们每人皆在巴县衙门的某一房内负责管理一个或更多的班。(99)按照《钦定六部处分则例》中的规定，这些位置只能由那些“身家清白”、至少年满20岁(100)且此前未曾在衙门中服过役的“良民”担任。(101)典吏的服役期限为五年，期满之后他们不得再继续待在衙门里面工作。(102)故而从理论上讲，典吏应该是从当地那些已然完纳钱粮的人家当中选拔，他们在衙门服役经过一段较短的时期后，最后又会回去操持他们先前所从事的那种营生方式。不过，尽管存在着这种旨在通过限制典吏的服役期限来防止这些人在衙门中根深蒂固地久踞该位的明文规定，但实际上，典吏们仍然大多来自那些正在衙门服役的人员。
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当某典吏的位置因其身故、被衙门黜革或役满告退而出缺时，巴县知县就会在其衙署门口贴出一张布告，宣称该位置出缺，并征募任何秉性纯良、字迹端楷且自愿投充的经书到衙门应选。在应选之时，那些有意参选者要列出本人的年龄、住址、祖上三代的姓名，以及一份他本人此前在衙门服役期间没有任何失职违法情事（“无重役过犯违碍等弊”）的声明。这份声明将会被连同另一份由数名现任典吏联名出具的关于该应选者之品性和技能的保状，一起呈交给巴县知县，供其做是否录用之决定时参考。在由巴县知县任命并授予其某房典吏之印信后，新晋的典吏须在一个月内到位于省城成都的布政使司处谒见。该名新晋的典吏将在布政使司那里领到正式颁发给他的执照，这份执照随后将会由位于京城的吏部登记在册。如果新晋的典吏没有在指定期限内前往成都到布政使司处谒见，那么他将被认为有借此非法延长其服役期限的企图，进而会被立即黜革，且按要求永远不得再被衙门录用。有证据显示，成都的省级官员们对这些规定执行得十分严格。例如，在光绪十年至光绪二十五年（1884—1899）之间，数任四川布政使平均每年签发了11道指示给巴县知县，责令该衙门那些新晋的典吏必须到省城谒见他们，并威胁说，如若这些典吏不立即照办，则巴县知县也将会因此受到责罚。
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典吏是在衙门中拥有实质性权力与权威的人员之一。典吏在其分管事务范围内负责对差务与待承办案件的分派，以及掌管其所辖的班收来的所有案费的支出。在这一点上，相对于其下属而言，典吏按照惯例能够分到更多的待承办案件及案费。(103)当其所辖的班内出现位置空缺时，典吏还拥有自行招募新的书吏的权力。若其下属当中有人做出不当之举，则典吏有权对该书吏予以训诫并记录在案。若其下属所犯之事相当严重，则典吏可向知县提请将该书吏从衙门黜革。
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尽管典吏们被赋予了诸多权力，但他们所须承担的责任也相当重。首先，他们须自行负责其所辖房、班之办公场所日常维护和修缮的费用，同时还得自己筹措所辖的房、班在当值时发生的各种开销。以户房为例，户房典吏还须负责征收那些后续要被移交给知县的钱粮赋税，若其实际征缴到的钱粮赋税不够法定的应征解数额，那么不足的部分就要由典吏自己掏钱补上。其次，典吏们被要求须对其所在房内的人员登记情况进行审查，并驱逐任何未经衙门允许却在其负责的班里工作的人员。最后，典吏从根本上说还要为其所有下属的行为负责，如果他被发现对其下属疏于管束或者将某项工作分派给了某位不称职的书吏去办（“派不妥人”），那么都将遭到责罚甚至会被从衙门黜革。
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不过，如果一名典吏五年役满而没有什么不良记录的话，那么他就有资格参加一年一度在省城专门举行的考职。如果他能成功地通过上述考职，那么这名此时已然役满告退的前典吏就将获得官员的品衔，并会有可能被吏部铨选出任低阶官员。(104)此前曾有一些学者推断说，在清朝，此种在法律上对这些人所能取得的官员品级所做的限制，使得此类考试作为典吏们跻身仕途的那种作用被抵消。(105)到了19世纪中叶，在朝廷针对典吏们所做的前述那些正式限制之外，越来越多的低阶官衔此时可被直接花钱买到，而这使得典吏们取得低阶官职的机会进一步遭到缩减。不过，尽管我们尚无从知晓巴县衙门实际上有多少名典吏后来成功通过上述途径而被铨选为低阶官员，但很少有役满告退的典吏会因为申请考职的钱财花销、麻烦繁琐的资格审查程序，以及前往成都应试的遥遥路途而就此放弃。(106)
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此类考试作为提升身份地位之手段所具有的那种价值，也体现在四川省级官员为了限制申请考职者的人数和杜绝此种考试中的冒名顶替情弊所采取的各种措施当中。例如，除了日益严格的身份审核程序，四川省级官员还对该省各地方衙门的典吏在服役期满后的多少时间内方可申请考职做出了限定。(107)正如四川布政使在光绪二十二年（1896）所抱怨的，此类考试在大多数省份都是像科举考试那样每三年举行一次，但在四川，自清朝统治全国以来便是每年皆举行一次。而且，四川布政使还接着说道，尽管他事先采取了各种防范措施，但去年那72名申请考职的前典吏当中，实际上只有14人符合应考资格，而在这14人里面，又只有两三人通文理，这样的人数，实在让他很难从中选拔出真正有才干之人并予以任用。(108)除要求采取更加强有力的措施来落实那些旨在杜绝作弊的法令外，四川布政使还指示将典吏考职改为每三年举行一次，以减少申请应试者的人数。然而，这种旨在严格限制典吏们获得低阶官员身份的办法后来显然功亏一篑，因为那些在巴县衙门服役期满告退的典吏们，仍然继续每年都提出参加此类考试的申请，并被获准参加。
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二 经书
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在巴县衙门里工作的文职人员之主体部分，并非那些有着国家法令规章明确加以规定这层意义上的正当性的典吏们，而是由被称为“经书”（或称“房书”“经承”“承书”）的办事人手所构成。后者被巴县知县张铎描述为一些长期被县衙雇用的非经制人员。虽然经书有时是从巴县衙门之外的当地百姓中招募而来，但在大多数情况下，他们来自巴县衙门各房里面的那些“青书”“小书”（典吏、经书招收的学徒）。承充经书者需要由一名典吏提名并为其出具保状，不过更常见的情况则是由数名典吏和现任经书共同提名和作保。
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尽管经书这样的非经制书吏在巴县衙门中的存在本身便违反了朝廷的法令，但这些人却构成了巴县衙门里面文职办事人员的中坚力量。由此导致的结果是，这些人在地方行政系统中的位置显然相当模糊不清。一方面，这些经书是在知县的首肯之下被巴县衙门雇用来工作的，其姓名被登记在各房非正式的名册之上，该名册每年要呈报给重庆知府。另一方面，经书既没有被颁予正式的执照，又不在地方衙门上报给朝廷吏部的吏役名单之列。就官方的正式记录层面而言，这些人并不存在。由于他们是在法定的经制书吏额数之外被地方衙门雇用，经书们也就往往是在《钦定六部处分则例》的约束范围之外行事。此方面最为明显的例子，便是经书的承充期限。
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学界先前那些关于清代县级政府的研究，想当然地认为所有的地方衙门书吏都受到“五年役满”规定的限制，并认为那些将五年服役期满的书吏仍予留用的知县将会因此受到处分。例如，瞿同祖与华璋都依据《钦定六部处分则例》中的相应规定，将许多书吏的实际承充时间之延长解释为书吏们腐败和地方官员执法不力。(109)然而，就巴县衙门的情况而言，五年服役期限的限制，仅适用于前面所述的那些典吏们。在另一边，经书们事实上可以终生承充。这种长期的任事，进而常常被经书们当作其忠诚勤勉地为公家效劳的证据，以用来反驳那些斥其滥用手中权力的指控。巴县衙门的经书们自己提及的承充时间长短，往往是从20年到30年不等，甚至40年乃至更长的时间也并非鲜见。(110)
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由上可知，在巴县衙门中长期承充经书并因而习得一身专门技能，这并不会被斥为这些人腐败的表现，反而会被大多数的巴县知县所看重。除非被提拔为典吏或因严重的违法乱纪行为而被从巴县衙门黜革，经书们往往是无限期地待在这个位置之上。实际上，他们离开巴县衙门最常见的理由并非被知县黜革，而是因自己年迈体弱而请求告退，或者由于身故。然而，由于训练有素的经书人手短缺，即使有人以自己年迈多病为由申请告退，也有可能不被巴县知县允准。例如，在光绪二十八年（1902），当时已然60岁的巴县衙门户房经书张鹏程，因为眼力日渐不济与常年患病，请求从其已经干了三十多年的这一位置上告退。但巴县知县拒绝了他的这一请求，其给出的理由是巴县衙门离不开张鹏程所拥有的那些丰富办事经验及其对诸多行政事务的熟稔。(111)
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三 卯册无名的书吏
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除了典吏和经书，巴县衙门各房都雇用了总人数无法确定、连在该房非正式的名册上都未列名的其他一些书吏。这些卯册无名的书吏，依其在各房当中的作用和身份而被称为“小书”或“帮书”。不过，所有这些卯册无名的书吏，有时会被归入一个其含义更加模糊不清并且也很难翻译成英文的类目——“白书”（下文将会对此一称呼加以解释）。
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“小书”（或称“青书”）是由典吏或经书带到其所在的房内并训练其为衙门办事（“学习办公”）。尽管小书们的姓名没有被列入各房的书吏卯册之内，但他们无疑是得到知县的允准才得以进入巴县衙门工作，就像为其作保之人在出具的保状中所说的那样，是在为其作保的书吏的监督下办事。(112)小书们通常是像学徒那般，在巴县衙门某一房中工作一段长短不确定的时间。巴县档案中的相关信息表明，小书们平均在巴县衙门工作10年后，由该房典吏与数名现任经书共同具名向知县递交证明其办公技能和身家清白的保荐文书，才有可能被录用为在该房非正式的名册之上登有其名的经书。(113)
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