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品味公文:公文写作大手笔练就之道 20 有关“有关”
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“有关”一词,是有关系、关涉到的意思,在公文中使用频率较高。其用法如下:
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1.为了行文简练,对受文者已知的事物进行省略时,用“有关”
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公文办理完毕后,秘书部门应当按照有关规定将公文的定稿、正文和有关材料收集齐全,进行立卷归档。(《中国共产党机关公文处理条例》)
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上例中“有关规定”,指的是《中华人民共和国档案法实施办法》、《机关档案工作条例》。对这些规定,秘书部门档案工作人员是很清楚的,因此文中可以不必具体点明,而用“有关”一词来省略。
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2.需要暗指的地方,用“有关”
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产生这种情况的原因,主要是有关的党、政领导机关,对违法毁林事件的严重性认识不足、打击不力。有的甚至不抓不管,听之任之。
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(《中共中央、国务院关于制止乱砍滥伐森林的紧急指示》)
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这篇指示的目的,不是要公开点名批评,所以用“有关”一词来暗指,不点名地批评了那些党政机关。
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3.不易一一说明的地方,用“有关”。如:
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第四条 购置、租赁、交换与本公司业务有关的动产、不动产。(《中国人民保险公司章程》)
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避然,保险公司经营的动产、不动产种类很多,不可能一项一项写出来,实际上写也写不全,只能划一个大概范围,即“与本公司业务有关”这样一个范围。
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4.对不需要具体说明的事物进行省略时,用“有关”。如:
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各有关单位的主管领导五十余人参加了会议。
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这篇会议纪要中,对与会者是哪些单位来的不需要交代,故用“有关”一词作了省略。
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5.不便明说的地方,用“有关”
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如涉及到一些需要保密的地名、人名、单位名时,就用“有关地区”“有关人员”“有关部队”等等。
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“有关”一词的用法很多,但要慎用,否则会适得其反。下面是运用“有关”一词时,要注意的几种情况。
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(1)需要明确指出的地方,不能随意用“有关”。
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譬如,部署工作时,对任务涉及到的单位,必须一一点明,尽量不用“由有关单位实施”、“交由有关部门处理”、“会同有关部门研究”、“各有关部门要齐抓共管”等写法。这样含糊其词地写,不仅使“有关部门”不好执行,还会造成责任不明和工作扯皮现象,遇有好事就争着干,遇有难事就溜肩膀。
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某县1993年下发了一个关于加快第三产业发展的文件,其中有一句说:“由有关主管部门向个体、私营企业按营业销售额的1%收取管理费。”县工商局收到文件后,认为收取管理费属于本局的业务,这项工作当然该工商部门做。县乡镇企业局却认为,这些个体、私营企业的产值统计口径在乡镇企业,管理费应由乡镇企业局来收。两个局各自到下面去收费,结果撞到一起,为收管理费而争吵起来。最后,县里重新发文明确由工商局收费,才解决了两局的矛盾。
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(2)可能引起歧义的地方,不能随意用“有关”。
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不少文件中常可见到:“按照有关规定办理”,“可按有关文件的规定执行”,“按党和国家有关的法律、规定处理”等等。如果所谓的有关文件、规定,受文者是了解的,这样写还是可以的;如果受文者不了解或存有歧义,则不应这样写。实际工作中,对某类事物的规定,往往有多个文件涉及,既有上级机关下发的,也有本级机关下发的;既有近期下发的,也有很多年前下发的,如果不写明确,受文者便无所适从。笔者曾见过,有的人起草公文时,遇到这样的地方,一时查不到有关文件,便图省事地用“有关规定”来搪塞。连他自己都不知道笔下的“有关规定”是哪些规定,让受文者如何执行,只好自己去对号入座,这样难免不出差错。
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(3)必须明确指出的地方,不要用“有关”。
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譬如,有一份通报,批评违反公务用车规定的现象时写道:
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