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品味公文:公文写作大手笔练就之道 36 信息稿的加工
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在比较高端的信息机构里,信息工作的大量任务是对原始稿件的加工处理。譬如笔者过去工作过的某市委办公厅信息处,十几名工作人员,整天干的就是对区县局等单位报送的信息原件进行加工,好像一个大编辑部。因为下面报送的信息中,其内容、结构、语法、修辞等不一定符合要求,从实际情况看,绝大多数稿件都要加工、修改后才能刊发上报。
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信息稿件中需要加工、修改的方面主要是:
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稿件的基本事实是有价值的,但表述含糊,逻辑混乱,需要理顺思路,调整结构;
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稿件所引用的事实不够准确,数字前后矛盾,需要进行核对;
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稿件所反映的问题很重要,但内容残缺,需要进一步调查、补充;
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稿件从整体上看有用性很低,但某一部分却有一定价值,需要摘取精华;
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稿件虽然有用性较强,辞章结构也没有什么毛病,但篇幅太长,不适合报送,需要压缩篇幅;
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稿件文字上有毛病,需要删改。
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加工信息稿件,也是一种再创作,并不比写稿容易。刘勰在《文心雕龙》中说:“改章难于造篇”,这是有道理的。因为加工的任务就是要使文章“更上一层楼”,这就要求修改者要具有比原作者更高的理论、政策水平和辞章水平,分析综合能力,以及实际工作经验,才能改好稿件。
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加工一篇信息稿件,一般要经过看、改、查三个步骤:
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看,即通读。在通读中要解决两个问题:一是了解原稿的内容、结构、语言各方面的情况;二是发现原稿存在的问题,并初步设想修改的办法。这一步是加工的基础,对原稿认识得越清楚、越深刻,下一步修改就越顺利。在实际工作中,常有这种教训,有的人为了求快,拿过稿子边看边在原稿上勾勾画画,由于没有吃透全文,改了前头顾不上后头,甚至歪曲了原意,结果来回返工,徒耗了不少精力。正确的做法是,修改前多花一点时间,认真阅看原文,仔细斟酌,有了成熟的想法以后再动手修改。
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改,即修改。就是把通读时设想的加工方案付诸实施。这一过程要解决三个问题:一是对原稿的内容、结构、文字、标题进行修改;二是对原稿中不准确的地方经过核实后进行更正;三是对原稿中残缺的内容经过调查、了解后予以补充。在修改中要把握先改大处、后改细部的加工顺序,即首先撷取内容,删削多余;其次调整结构,安排段落;再次修改细部,润饰文字;最后通观全文,修定标题。有的人一上来就先改文字,后来发现,先头改好的段落从内容上考虑需要删去,致使前功尽弃。
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查,即审读。稿件加工完毕,应从头至尾再读一遍,重要的地方如领导同志的姓名、讲话、单位名称、地名、时间统计数字等,还要多看一两遍。二是检查加工后的信息是否符合原意;三是检查是否还有不恰当的地方(特别是错别字和标点符号),如有发现,应再着手修改。
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下面谈谈信息稿件加工的具体方法
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一、内容方面的加工
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信息工作是为领导决策服务的。信息稿件需要具有政策上的正确性和事实上的真实性。因此,消除稿件中法规、政策、理论上的差错,订正事实,是信息稿件加工的一个重要方面,这方面的加工特别要注意以下两点:
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第一,正确把握政策界限,具体情况具体分析。
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搞信息工作的同志,必须经常学习掌握有关的方针政策和法律法规,以及本地区具体化的各方面政策法规,才能对信息内容进行正确分析,防止出现违反现行政策或混淆政策界限的问题。党的方针政策是建立在对实际情况进行科学分析的基础上,对不同条件下的不同事物有不同的政策,同一政策在不同的时期和阶段也会有些提法上的变化,因此对事物不能不分情况,一概而论。
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譬如,上世纪八十年代,关于党政机关干部不准经商、办企业的政策,中央从1984年至1986年发布过几个有关文件,其中对“党政机关干部”所包括的人员范围,根据形势的发展,在提法上前后就有些变化。有的信息员对于这一变化情况不了解,在加工这类信息稿件时把原稿正确的地方反倒改错了。
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第二,全面认识客观事物,防止内容的片面性。
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加工信息稿件还要注意内容的全面性,防止片面性,特别要注意纠正以下几点:
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一是强调一点,不及其余。为了强调矛盾的一方,就完全忽略矛盾的另一方。如,片面强调中心工作,不讲其他工作;片面强调物质文明建设,不讲精神文明建设;片面强调民主,不讲集中;片面强调成绩,不讲问题等等。例如,改革初期一篇稿件反映商业服务业务实行班组承包效果时,片面强调其优越性,甚至说成是国营中小企业改革的唯一模式,这样就排斥和否定了其他经营体制的改革,显然是不正确的。
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二是以点当面,以偏概全。即把出现的个别情况说成是已经普遍存在的,把还处在萌芽状态的事物说成是已经成熟的东西。如,用个别情况代替一般情况,把小说成大、把一说成十等。例如,有篇信息反映全县耕地撂荒情况严重,而实际上只是根据一个乡的情况得出的片面结论。这个乡地处半山区,土里石块多,种庄稼不赚钱,一些农民就去开石、跑买卖,使一部分耕地荒芜。当然,这个情况如果从另一个角度反映,也是有价值的。但稿件把一个乡的个别情况作为全面的情况来反映,就不免失之片面了。领导在进行决策时,总是以全局的情况为基础的,如果以局部情况代替全局的情况,这种信息就可能导致决策的失误。
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三是报喜不报忧,或者人为夸大喜与忧。有些信息不是完全从实际出发来报喜或报忧,而是根据特定的需要来决定。比如向上级汇报工作,为了引起领导的重视或好感,就只报喜不报忧,只讲成绩、优点、好处,不讲出现的矛盾或存在的问题。但是到了需要上级帮助解决困难和问题的时候,如报告灾情为申请财政拨款时,则又夸大问题的严重性,或只强调存在的困难和不利因素,不讲克服困难的有利因素。这样就不可避免地产生片面性,在加工信息稿件时,要注意发现和消除这种片面性。
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